3. Основные справочники

В данном разделе рассмотрим справочники, которые используются практически во всех операциях движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ):

♦ "Номенклатура";

♦ "Номенклатурные группы";

♦ "Типы цен номенклатуры";

♦ "Типы цен номенклатуры контрагентов";

♦ "Цены номенклатуры" (подчинен справочнику "Номенклатура");

♦ "Классификатор единиц номенклатуры";

♦ "Контрагенты";

♦ "Договоры контрагентов" (подчинен справочнику "Контрагенты");

♦ "Контактная информация" (подчинен справочнику "Контрагенты");

♦ "Номера ГТД";

♦ "Склады";

♦ "Валюты".

Номенклатура

Справочник "Номенклатура" — один из основных справочников. Для его открытия необходимо в меню Справочники полного интерфейса, в открывшемся подменю выбрать пункт Номенклатура (рисунок 3.1).

Справочник "Номенклатура" предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, продукции, возвратной таре, материалах, услугах, объектах строительства, оборудовании. Жесткого деления на такие категории нет, выделяются лишь услуги и наборы. Категории того, что это возвратная тара, материалы, продукция определяются в момент поступления номенклатуры на предприятие. Данный справочник имеет несколько подчиненных справочников. [6, с.83]

Рисунок 3.1. Справочник "Номенклатура"

При описании объекта номенклатуры в справочной системе помимо названия необходимо определить ряд дополнительных свойств. Часть из них будет в дальнейшем использоваться в качестве значений по умолчанию при подстановках в реквизиты документов (рисунок 3.2):

Рисунок 3.2 Диалоговое окно элемента справочника «Номенклатура»

♦ Наименование — используется для выбора и быстрого поиска номенклатуры из списка;

♦ Полное наименование — используется, например, для вывода в печатные формы документов;

♦ Артикул — специальный текстовый код товара, используется в печатных формах документов;

Для набора на вкладке Комплектующие указывается список тех комплектующих, из которых состоит набор. В отличие от набора комплект не имеет отдельного вида, комплектом может быть любой товар. Является ли товар комплектом, определяется тем, задан ли для товара список комплектующих. [1, с.28]

На вкладке Единицы указываются основные характеристики номенклатуры. Каждая позиция номенклатуры характеризуется базовой единицей измерения. Реквизит Базовая — это та единица измерения, по отношению к которой считаются все остальные единицы измерения. Базовая единица измерения выбирается из справочника "Классификатор единиц измерения".

Кроме базовой единицы измерения, позиция номенклатуры может иметь необходимое число других единиц измерения (упаковок). Например, поступление бумаги может оформляться в коробках, в которых упаковано по 10 пачек бумаги. Каждая единица измерения (упаковка) имеет свой коэффициент пересчета относительно базовой единицы (например 10). Единица измерения имеет свои штрихкод, вес и объем.

4. Заполнение справочников

Перед началом ведения учета необходимо заполнить справочники. При правильном ведении учета прежде всего заполняются так называемые вспомогательные и подчиненные справочники, данные из которых используются другими справочниками.

Рассмотрим правила оформления некоторых из них.

Используется для отражения динамики изменения курса валют и для пересчета взаиморасчетов с контрагентами и цен товаров. В других документах он доступен только как перечень для выбора, поэтому заполняется одним из первых. Справочник вызывается командой Справочники > Валюты.

Курс валюты можно установить вручную, если двойным щелчком войти в соответствующую ячейку курса и набрать нужное значение. Перед изменением курса валюты обязательно установите нужную дату (рисунок 4.1)

Первоначально в справочник введены два значения: USD—доллар США и руб. — российский рубль. При необходимости можно ввести любые другие валюты, в том числе у.е. Заполняя наименование, желательно руководствоваться Общероссийским классификатором валют ОК 014-94. При желании и возможности подключения к Интернету, можно периодически обновлять курсы валют с Web-сайта www.rbc.ru. [1, с.21-22]

Рисунок 4.1 Справочник валют

НДС

Несмотря на постоянные обновления, конфигурация сохранила основной ставку НДС=20%. К сожалению, сами вы не сможете поменять его на новое значение налога. И если вы работаете с НДС, при установке программы попросите специалиста это сделать. Ставка НДС в конфигурации Торговля+Склад заложена на программном уровне и менять ее надо в Глобальном модуле, где малейшие неправильные действия повлекут за собой серьезные сбои в работе программы. [1, с.22]

Скидки

Если на фирме используются различные скидки, их можно внести сразу. Этот справочник довольно простой и позволяет вносить изменения и в процессе работы.

Справочник вызывается командой Справочники > Цены и налоги > Скидки.

Типы цен

При заполнении справочника Типы цен необходимо четко представлять ценовую политику предприятия.

Цена, по которой поступает товар (закупочная), является базовой и задается только вручную (рисунок 4.2). Все остальные цены могут рассчитываться на основе закупочной с определенной наценкой или могут также задаваться вручную.

Рисунок 4.2 Цены номенклатуры

Цен на предприятии может быть сколько угодно, но не менее двух — цена закупки и цена продажи. Названия ценам можно давать произвольно, например «Авоська» (по названию магазина-покупателя) и «6-я колонка» (по типу наценки). Но удобнее пользоваться более привычными: закупочные, оптовые, розничные.

Чтобы ввести новую цену, надо:

1. Открыть Справочники > Цены и налоги > Типы цен.

2. Ввести новую запись.

3. В поле Наименование ввести название цены.

4. В поле Валюта выбрать соответствующую валюту.

5. Выбрать способ округления.

6. Указать вариант расчета НДС.

7. Выбрать способ формирования цены.

8. Если цена рассчитывается, указать процент наценки и базовый тип цены.

9. Сохранить и закрыть элемент.

Контрагенты

Перед заполнением справочника Контрагенты необходимо внести сведения о сторонних юридических и физических лицах, не образующих юридическое лицо. Это можно сделать и одновременно с заполнением данного справочника, но так будет сложнее и для начинающего пользователя не совсем понятно. Многим вообще трудно понять саму суть деления контрагента на фирму и юридическое лицо, особенно, если ранее не приходилось сталкиваться с юридическими и бухгалтерскими документами. Это деление вызвано налоговым и трудовым законодательством (рисунок 4.3).

Сторонние юридические лица

Вносим сведения о новом стороннем юридическом лице:

1. Открываем справочник Юридические и физические лица > Сторонние юридические лица и в нем соответствующую группу. Обычно здесь создают стандартные папки Поставщики, Покупатели, Реализаторы, Магазины и др.

2. Новой строкой открываем окно нового элемента.

3. Окно нового элемента Стороннее юридическое лицо имеет две вкладки: Основные и Прочее и специальную кнопку: Банк, счета.

4. После заполнения основных сведений элемент необходимо записать.

5. Банковские счета вводятся после нажатия на кнопку Банк, счета.

[1, с.34-35]

Рисунок 4.3 Контрагенты

После заполнения данных о юридических лицах можно переходить к заполнению справочника Контрагенты. Справочник вызывается командой Справочники>Контрагенты.

Заключение

В версии 8.0 появилась возможность для элемента справочника иметь несколько табличных частей. Эту возможность рекомендуется использовать для отражения информации, связанной с данным элементом, но не имеющей собственной объектной сущности (для которых рекомендуется завести подчиненный справочник). Например, для справочника Товары может быть заведена табличная часть Единицы Измерения, для справочника Сотрудники могут быть заведены табличные части Образование и Состав Семьи. Работа с табличными частями похожа на работу с подчиненными справочниками за исключением того, что табличные части не могут быть типами, а значит уже будет нельзя создать реквизит типа Образование.

Сравнение справочников с другими объектами

Объект	Сходства	Различия
Константы	хранит значение, сохраняется в базе данных	Справочник хранит не одно значение, а целый список однородных объектов.
Документы	сохраняется в базе данных, имеет реквизиты, документы могут быть подчиненными друг другу	Справочник хранит нормативно-справочную информацию, а документы отражают события реального мира. Обычно значения реквизитов документов выбираются из справочников. Документ обычно проводится, документ обязательно имеет дату и время, документ может содержать табличную часть, чего нет в справочниках (в версии 8.0 справочники и документы могут иметь по несколько табличных частей). Справочники могут быть многоуровневыми, в справочнике могут быть периодические реквизиты, чего нет в документах (в версии 8.0 периодических реквизитов нет, а есть периодические регистры сведений).
Перечисле-ния	хранится в БД, хранит список значений	Множество значений в справочник вводит пользователь в режиме Предприятие, а для перечислений список значений задается разработчиком в режиме Конфигуратор. Перечисления обычно используются в операторах Если.
Таблица Значений	имеет строки и колонки (не хранится в БД)	Таблица Значений предназначена для хранения промежуточных данных в памяти компьютера, возникающих во время работы программы. Таблица значений может хранить разнородные объекты, а в справочнике все элементы одного типа. Таблицы значений не могут быть многоуровневыми или подчиненными друг другу.