2 Проектная часть

2.1 Постановка задачи

В работе сотрудника администрации есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

Для устранения проблем, связанных с длительным поиском нужных данных, возможностью потери или порчи документа, неудобством корректировки документов, недостаточной конфиденциальностью информации, первостепенной является задача преобразования бумажных документов в электронные, полноценная редакторская работа с текстом, размещение электронных документов в защищенных хранилищах информации и организация быстрого доступа к информации, содержащейся в этих хранилищах.

Существует множество способов решить эту задачу, но в большинстве случаев все эти решения коммерческие и невероятно дороги. Учитывая не самое новое техническое обеспечения компьютеров и то, что программа должна быть, специализирована для секретаря, то проделав некоторый анализ выше перечисленных программ. пришли к выводу что самая подходящая программа которая соответствует требованиям в кабинете секретаря Администрации Журавского сельского поселения это – АРМ секретаря

2.1.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения

Целью дипломного проекта является описание и установка АРМ секретаря в администрации Журавского сельского поселения. Данный продукт, предоставляет секретарю возможность сократить время обработки документов и заявок местного населения, то есть их регистрацию, повысить эффективность внутреннего документооборота и улучшить достоверность информации;

2.2 Общая характеристика организации решения задачи

2.2.1 Модель решения и ее описания

АРМ Секретаря - Платная программа предназначена для автоматизации рабочего места секретаря Администрации Журавского сельского поселения, учитываются входящие и исходящие документы. Если входящий документ имеет срок исполнения, то программа это учитывает и при превышении срока исполнения она сигнализирует об этом. Также позволяет осуществлять быстрый поиск хранящихся документов, напоминает о днях рождений сотрудников. Легко устанавливается, не требовательна к ресурсам компьютера.

Выдаётся: реестр документов за период и/или предназначенных определённому исполнителю, список документов на контроле, список просроченных документов, список документов с нарушенным сроком. Включает справочники: контрагентов, исполнителей, типов документов. Ведётся справочник дней рождения сотрудников, если у кого день рождения выдаётся его фамилия в поле дней рождения.

2.3 Структурная (функциональная) схема

2.4 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

2.4.1. По техническому обеспечению.

Для установки програмного продукта АРМ секретаря характеристика компьютера соответствует требованиям программного обеспечения.

2.4.2. По программному обеспечению

Установка программы АРМ секретаря требует:

Windows 10/8/7/Vista/XP/(32/64- bit)

256 mb ОЗУ

Celeron 2 GHz

Характеристики компьютеров соответствует требованиям программного обеспечения.

2.5 Описание программного продукта

Программа предназначена для автоматизации рабочего места секретаря организации, учитываются входящие и исходящие документы. Если входящий документ имеет срок исполнения, то программа это учитывает и при превышении срока исполнения она сигнализирует об этом. Также позволяет осуществлять быстрый поиск хранящихся документов, напоминает о днях рождений сотрудников. Легко устанавливается, не требовательна к ресурсам компьютера. Выдаётся: реестр документов за период и/или предназначенных определённому исполнителю, список документов на контроле, список просроченных документов, список документов с нарушенным сроком. Включает справочники: контрагентов, исполнителей, типов документов. Ведётся справочник дней рождения сотрудников, если у кого день рождения выдаётся его фамилия в поле дней рождения. Есть возможность сохранить и восстановить базу документов. Если поставить галочку «Архивировать при выходе» - то после каждого закрытия программы будет автоматически создаваться архивная копия базы.