3.4 Оценка состояния информационного и документационного обеспечения предприятия в области организации трудовых процессов
Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В области документационного обеспечения в работе с персоналом важно оформление форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Документы по персоналу:
1. правила внутреннего трудового распорядка;
2. приказы по личному составу;
3. штатное расписание;
4. личная карточка;
5. табель учёта рабочего времени;
6. трудовая книжка;
7. график отпусков;
8. должностные инструкции
Информационное обеспечение – это системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Управление персоналом это информационный процесс, который функционально включает получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации для того, чтобы обеспечить эффективное достижение цели организации. Информационное обеспечение включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
Информационное обеспечение выполняет следующие функции:
1. ведение учёта и статистики персонала;
2. информационное обеспечение;
3. обеспечение персонала научно-технической информацией;
4. организация работы фирмы со средствами массовой информации;
Информационное обеспечение системы управления персоналом можно разделить на вне машинное и внутри машинное. Вне машинное обеспечение обеспечивает прямую и обратные связи в процессе управления в виде приказов, распоряжений, плановых заданий, планов-графиков, бухгалтерских и кадровых документов.
Внутри машинное содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Техническое обеспечение системы управления персоналом выполняет сбор, регистрацию, кодирование, накопление, преобразование, передачу, хранение, обработку и отображение информации с помощью технических средств и средств оргтехники.
Важно знать классификацию технических средств:
1. Носители информации: носители информации на бумажной основе не светочувствительные; носители для процессов (термобумага, фотоплёнка и д.р.); микро носители визуальной информации (плёнки); звук носители; видео носители информации (видео-кассеты); магнитные носители для записи кодированной информации .
2. Средства составления и изготовления документов: диктофоны, печатающие устройства персональных компьютеров, специализированные программные продукты для персональных компьютеров.
3. Средства репрографии и оперативной полиграфии: для фотокопирования.
4. Средства обработки документов: фальцовочные, перфораторные и резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); машины для трафаретной (ротаторной печати).
5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи
6. Средства электросвязи: средства и система стационарной и мобильной телефонной связи; средства и система факсимильной передачи информации; электронная почта; внутрифирменная компьютерная связь.
7. Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.
