11. Деловое письмо (здесь много и подробно, сократите сами)

Классификация деловых писем

Деловое письмо - это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Деловое письмо – основное средство переписки, осуществляемой между субъектами делового общения. Деловое письмо является линейным эвристичным текстом.

По количеству затрагиваемых проблем письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

Все деловые письма на три базовых классификационных категории:

а) официальные деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри организации).

В группе официальных деловых писем следует выделить:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);

11) письма-открытки;

12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.);

13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

15) письма-резюме.

Процесс написания деловых писем

Написание делового письма осуществляется в три этапа: анализ про- блемы и предполагаемого адресата, работа над композицией и подбор язы- ковых форм, экспертный анализ текста. Деловые письма могут быть написаны от первого лица единственного числа, первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа. Просим направить, прошу выделить, предприятие не возражает. Письмо не должно быть большим. Его объём не должен превышать двух страниц. Оптимальный объём делового письма – одна страница. Тон письма должен быть умеренный. Следует избегать слов типа срочно, незамедлительно. Не нужно навязывать адресату свои условия: прошу Вас ответить до, убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своём решении. Нельзя забывать об этических требованиях: просьбы должны быть умеренными, нельзя навязывать адресату своё мнение. Не следует быть слишком любезным, намекать получателю письма на его невнимательность фразами типа: предлагаю внимательно изучить. Каждое сложное синтаксическое целое в деловом письме должно быть отделено абзацем и для быстроты чтения и удобства работы с письмом – от- бивкой. Иногда сложные синтаксические целые могут быть озаглавлены. Как правило, письмо имеет следующую композицию: введение, аргументация, заключение. Во введении указываются причины и мотивы пись- ма, делаются отсылки на предыдущие документы, говорится о сложившей- ся ситуации. Вводная часть, в зависимости от целей письма, может начи- наться словами: Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно, Ваше пись- мо № нами получено и тщательно изучено, обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от … за №, прино- сим свои извинения за задержку с ответом. В срединной части излагается основное содержание письма; если не- обходимо, точка зрения аргументируется. В заключении подводятся итоги, повторяются требования, делаются распоряжения, вносятся конкретные предложения, выражается благодар- ность, просьба и т.д. В конечной части могут быть использованы следую- щие фразы: Вы можете получить от нашего представителя всю интере- сующую Вас информацию, мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас инте- рес, мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений, мы хотели бы ещё раз обратить Ваше внимание на.., руко- водство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш от- вет незамедлительно после его получения. 42 При составлении ответного письма должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: необходимо использовать те же языковые сред- ства, которые употреблялись в инициативном письме.