Язык и стиль информационно-справочных и справочно-аналитических документов

Заявление – это внутренний служебный документ, который предназначен для доведения сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, которая затрагивается в данном документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива. Заявления всегда пишутся по конкретному вопросу и, как правило, посвящены одному вопросу.

При написании чаще всего возникает, как оформить фамилию заявителя: в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога. Возникает вопрос и об оформлении наименования документа: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Допустимы оба варианта на сегодняшний день. Точку можно не ставить, так как слово заявление вынесено в отдельную графу, т. е. является некой рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Ещё одним нюансом является дата, которая может оформляться либо тремя парами арабских цифр (22.04.2016), либо писаться развернуто (22 апреля 2016 г.). Как показал анализ, оба варианта используются.

Ключевым словом заявления является глагол «Прошу». Как варианты могут быть использованы следующие языковые формулы: Ставлю Вас в известность… Довожу до Вашего сведения… Прошу Вашего разрешения… Прошу оказать содействие…. Прошу принять меры… и т.п..

На синтаксическом уровне используются союзы причинно-следственного характера: В связи с тем, что… Ввиду того, что…. и др.. Следовательно, преимущественно употребляются простые и сложноподчинённые предложения, содержащие просьбу.

Докладная записка – это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер. Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции: В связи с…. В соответствии… Возникла необходимость… Согласовать вопрос…

В докладной записке на синтаксическом уровне часто используются осложнённые простые предложения, сложносочиненные и сложноподчиненные предложения.

На морфологическом уровне велика частотность инфинитивов, например: необходимо «вставить», прошу «взять» и др..

Объяснительная записка – основной документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и мотивированным.

Вверху справа пишется «шапка»: кому, от кого. По центру листа пишется «Объяснительная записка» с большой буквы. Затем идет сам текст объяснительной записки.

На морфологическом уровне широко использование глаголов прошедшего времени («отсутствовала», «не выполнила», «не собрала» и т.п.., указывающие на причины свершившегося факта, случая, события).

Частотно употребляются предлоги и союзы причинно-следственного значения: «по причине», «так как», «потому что», «вследствие того что», «в связи с тем что» и др..

На синтаксическом уровне употребляются в основном простые предложения, например: «Я отсутствовала на занятиях по причине болезни».

На морфологическом уровне используются глаголы преимущественно изъявительного наклонения