5.3. Композиция и речевые штампы отдельных деловых писем

Каждый вид письма имеет свою структуру и характеризуется набором типичных фраз. В письмах-ответах: 1) повторяется просьба, на которую составляется ответ; 2) выражается согласие или отказ, если это письмо-отказ; 3) обосновываются причины отказа. Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре. Наиболее сложным видом письма является оферта. Индекс эвристичности у этого письма наиболее высокий. Письма-предложения о сотрудничестве лучше всего начинать с персонализированного обращения. Затем необходимо в косвенной форме сделать комплимент Вашему потенциальному партнёру (например, сказать, что он хорошо зарекомендовал себя на рынке). Делая предложения, говорите не о собственных выгодах, а о преимуществах, которые получит от взаимного сотрудничества Ваш партнёр. Письма-оферты являются наибо- лее сложным жанром деловой корреспонденции, поскольку они относятся к мягким (свободным) жанрам официально-делового стиля и в них мини- мально используются стандартные выражения. Сложность письма обу- словлена его задачей: заставить адресата принять предложения.

Деловое письмо - это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

12. Понятие реквизит, формуляр, бланк.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами.

Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет идентифицировать документ [5, с. 3].

Формуляр документа – это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром [12, с. 3].

Соблюдение определенных знаний правил записи информации придает документам юридическую силу.

Самым важным элементом любого документа является его бланк. Бланк содержит всю необходимую информацию об издателе документа, то есть об организации, где он был создан. Как правило, бланк включает в себя эмблему организации, её название, которое также содержит организационно-правовую форму предприятия, ниже следует сокращённое наименование; далее - информация о местонахождении организации, справочные данные (например, контактный телефон/факс, электронная почта).

В бланке обязательно указывается назначение документа - его название (приказ, акт, протокол, постановление и так далее).

После вида документа составитель указывает дату - обеспечивает юридическую силу документа.

За датой следует регистрационный номер документа, который является его порядковым номером. Допускается в данном реквизите указывать также индекс структурного подразделения (например: № 158/юр) Место издания оформляется в соответствии с наименованиями объектов по месту регистрации организации.

Адресатом документа может быть предприятие, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Некоторые документы имеют гриф утверждения, который придаёт документу нормативный или правовой характер. Это - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Гриф проставляется на документе вверху.

Заголовок к тексту - реквизит, кратко излагающий его содержание. Реквизит облегчает регистрацию, поиск документа и организацию контроля. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

1. Письмо - о чём? - О предоставлении кредита

2. Акт - о чём? чего? - О проведении работ/Проведения работ

3. Протокол - чего? - Заседания кафедры

Подпись представляет собой собственноручную подпись полномочного должностного лица и обеспечивает удостоверение документа, придаёт ему юридическую силу. В состав данного реквизита входит полное наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка (инициалы, фамилия без скобок).

13/14. Лексические особенности орг-расп документов. Требования к составлению и офрмлению. +14 (по идее тоже подойдет, хоть что-то)

Язык и стиль организационно-распорядительных документов

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначатия.

Приказ издаётся для решения оперативных задач, является самым распространённым видом среди распорядительных документов.

Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами являются: наименование вышестоящей организации (при её наличии), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и непосредственно отражать основное содержание документа («О назначении на должность», «Об исключении из списка на заселение в общежитие филологического факультета» и т.д.).

В первой части приказа указывается причина или основание создания данной деловой бумаги. Она начинается следующими конструкциями: «В связи с…», «На основании решения…». Если содержание документа в пояснении не нуждается, пишется только распорядительная часть, которая начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ…». Если требуются управленческие действия, то используются глаголы в неопределенной форме: внести изменения…, назначить…, объявить…

Пример:

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Исключить из списка заселения на 2015-2016 учебный год следующих обучающихся филологического факультета по причине незаселения в установленные сроки…

На лексическом уровне приказ содержит большое количество терминов (заявление, приказ, материальная поддержка…).

Выделяется группа существительных, относящаяся к совокупности «Должностные лица»: проректор, ректор, начальник, и т. д.

Морфологический уровень. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (1-е лицо, ед.ч.), которое выражает волю руководителя организации.

Названия исполнителей даны в форме Д. п. (студентам, сотрудникам, начальнику, гостям).

Приказ содержит характерные для официально-делового стиля производные предлоги исходя из, в соответствии с, на основании, в целях.

Приказ имеет номер, который записан цифрами и буквами (07 ФЕБ 2000 № 461.

Предлог О выводит подзаголовок («О днях отдыха для работающих и обучающихся в связи с праздником 9 Мая 2000 г.»).

Словообразовательный уровень. Фрагменты текста содержат сложносокращённые слова: буквенные аббревиатуры КД ОАО «Коллективный договор открытого акционерного общества», п.п. «пункт параграфа», РГПУ «Российский государственный педагогический университет» и т.д..

Наблюдается частотность использования имён существительных на –ние (обеспечение, внесение…).

Синтаксический уровень. Данные приказы содержат несколько конкретизирующих определений, выраженных существительными (дни отдыха с 07. 05. 2000, КД ОАО «КАДВИ», технология «Шнестерёнка», система «Грузовой подъёмник», в срок до 18. 02. 2000 г.) либо сочетанием существительного и прилагательного (поддержку… в размере одной тысячи рублей).

Предложения начинаются с обстоятельственных конструкций исходя з заявления, в соответствии…, которые выражают повод (причину) рассмотрения заявления и юридические основания вынесенного решения («Исходя из письменного заявления Маркина И. Б., принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п.п. 10.3 и 11.5 КД ОАО «КАДВИ», приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Шестерёнка» в систему «Грузовой подъёмник» Маркину И. Б. в размере 1000 (одной тысячи) рублей»).

Приказ содержит множество простых предложений, осложнёнными однородными дополнениями с зависимыми словами, каждое из которых обозначено как отдельный пункт:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

8. Объявить всем работающим и обучающимся в РГПУ им А. И. Герцена дни отдыха с 07.05. 2000 по 10. 05. 2000.

9. Сотрудникам университета всех подразделений, кроме работающих по графику, недоработку рабочего времени, образовавшуюся за счёт объявленных нерабочими днями 8, 10 мая 2000 г. отработать 6, 13 мая 2000 г..

10. Сотрудникам университета, которым установлена шестидневная рабочая неделя, недоработку рабочего времени, образовавшуюся за счёт объявленных выходных дней, отработать в последующий период согласно графикам.

11. ……

12. ……

13. ……

14. ……».

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами [2, с. 98].

Постановления подразделяются на организационные и адресуемые. Организационные - позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана и т.д. Адресуемые - предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами [10, с. 16].

Текст постановления может содержать констатирующую часть: излагается вступление (указывается причина издания данного документа), доказательство (перечисляются основные факторы), заключение (формулируются цели издания данного постановления). Постановляющая часть является обязательной в данном виде распорядительных документов. Она включает действие, которое нужно предпринять; срок исполнения; фамилия, инициалы лиц, ответственных за исполнение. Ключевым словом этой части является: «ПОСТАНОВЛЯЕТ: …». Например: «Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ».

На лексическом уровне преобладают однозначные термины: индивидуальный предприниматель, удостоверение личности, хозяйственный договор, государственная регистрация.

На морфологическом уровне используются отглагольные существительные, прилагательные и причастия. Преимущество отдаются предлогам и союзам (о, за, после, и …).

На словообразовательном уровне четко выделяется группа существительных на –ние (использование, выполнение, удостоверение).

На синтаксическом уровне наблюдается введение однородных членов предложения, использование широко распространённых предложений.

На лексическом уровне наблюдается использование клишированных фраз: «На основании…», «В соответствии с Кодексом Республики Беларусь…», «Утвердить прилагаемые….».

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем организации (предприятия, учреждения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов [11, с. 94]. Широко используется как самостоятельный документ в деятельности органов государственного управления (президента, правительства).

Распоряжение может включать констатирующую часть, где есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть – распорядительная (указывается действие, которое необходимо предпринять, поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение). Ключевое слово, которое разделяет констатирующую и распорядительную части, отсутствует [12, с. 98].

На морфологическом наблюдается использование инфинитивов: «назначить», «создать».

На синтаксическом уровне используются простые распространённые предложения: «Назначить главного бухгалтера В. И. Азаренко ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности».

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности [4].

Решения оформляются и строятся по той же схеме, что и постановления. Ключевое слово решений – «РЕШИЛ». Например: «Коллегия РЕШИЛА …» [2, с. 98].

В тексте данного документа используются глаголы изъявительного наклонения. Используются обособленные определения, выраженные причастными оборотами: «причин, послуживших основанием для приостановления договора, …».

15. Законодательный и юрисдикционный подстиль

Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти.

Язык законов характеризуется прежде всего достоверностью. В нём недопустимы какие-либо двусмысленности. Важная черта языка законов - это обобщенность выражения. Языку законодательства свойственны формальный характер, ясность, краткость изложения сути. Постановитель стремится к наибольшему обобщению, избегая различного рода деталей. Для языка законов характерна стандартность изложения. В языке законов отсутствуют экспрессивно-эмоциональные языковые средства; оценочные слова типа «тунеядец, преступный» приобретают в юридических текстах терминологическое значение. Глаголы в н. вр. Зачастую используются вместо императивных форм и приобретают значение предписания: «Уголовная ответственность за причинение вреда посягающему наступает для обороняющего лишь с случае превышения пределов необходимой обороны». Также практически отсутствует и невербальная составляющая сторона процесса в общении. Юридические документы отличаются большей стилистической и языковой однородностью. В таких текстах широко используется юридическая терминология (ответчик, трибунал, иск, апелляция и др..).

Законодательный подстиль используется в языке законов, а юрисдикционнный подстиль – в сфере применения законов, практике правоохранительных органов.

В рамках законодательного подстиля выделяются лишь письменные жанры: конституция, закон, указ, постановление, нормативный акт… Юрисдикционнный подстиль реализуется как в письменной, так и в устной формах. В письменной форме существуют жанры: акт, приговор, протокол, обвинительное заключение, постановление об аресте…, в устной форме – допрос, опрос, судебная речь, беседа во время приема граждан…

Термин «юридический документ» объединяет все документы в области права. Юридические документы выполняют коммуникативную, информационную, познавательную, императивную, регламентирующую и эмоционально-экспрессивную функции.

Системообразующие признаки общения в сфере права:

– хронотоп;

– цели;

– ценности, выраженные в основных концептах;

– стратегии разъяснения, регламентации, контроля, предписания.

Правовые нормы могут существовать только в определенных языковых формах.

Под правовым статусом языка понимается юридически закрепленное положение стандартизированных форм речи. Правовые документы должны быть внутренне согласованными, логично построенными и соответствовать принятой в государстве нормотворческой технике. Главное для правовых документов – точные, четкие, полные, однозначные формулировки.

В тексте законодательного документа не допускается: употребление элементов просторечной и экспрессивной разговорной речи, использование в одном и том же смысле разных слов, использование иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в государственном языке (языках), функционирование аббревиатур.

Стандартизация правовых документов наиболее заметна на уровне морфологии. Имена существительные и прилагательные в текстах правовых документов преобладают над глаголами. Замена существительных местоимениями не только нежелательна, но и невозможна. Преобладает форма настоящего времени глагола, которая выполняет функцию объективной подачи информации. Глаголы передают предписывающий характер информации.

Синтаксис юридического текста отличается полнотой структур, разнообразием средств, оформляющих логические связи.

Обязательные реквизиты правовых документов:

– вид документа (закон, декрет, указ, постановление и др.);

– орган (должностное лицо), принявший акт;

– название, обозначающее предмет регулирования и сообщающее об основном содержании документа;

– дата, место принятия или издания документа и его регистрационный номер;

– подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие нормативные правовые акты.

Изложение строится по схеме: от общего к частному.

Корректные составление и интерпретация юридических документов обеспечивают основание соблюдения прав личности.

16. Категории адресанта и адресата в документном тексте

Категория адресанта связана со всеми текстовыми категориями, но наиболее тесно – с авторской модальностью.

Авторская модальность соединяет все единицы текста в единое смысловое и структурное целое. Модальность текста – это выражение в тексте отношения автора к сообщаемому, его концепции, точки зрения, позиции, его ценностных ориентаций, сформулированных ради сообщения их читателю.

Система ценностей адресанта проявляется в текстовой категории оценочности. Т. В. Матвеева, разграничивая эмоциональную и рациональную оценку, выделила текстовые категории тональности и оценочности и рассмотрела их как видовые по отношению к родовой для них текстовой категории модальности.

К основным экстралингвистическим параметрам в анализе текста относятся: фактор адресата, личность автора, социально-исторический и культурный контексты эпохи, значимые для диалога автора и читателя.

Важнейший фактор общения – учет прагматического фактора адресата, понимание говорящим возможности адресата правильно воспринять сообщение.

«Категория адресата связана прежде всего с категорией понятности». Для понимания текста необходимо, чтобы участники коммуникации имели общие пресуппозиции. Пресуппозиция – компонент смысла высказывания, который не выражен словесно, но должен быть истинным, чтобы предложение не воспринималось как семантически аномальное.

В зависимости от использования языковых единиц с прямой или косвенной семантикой различаются виды адресатности:

– прямая личная адресатность

– прямая коллективная адресатность

– косвенная личная адресатность

– косвенная коллективная адресатность