Необходимыми для всех видов документов являются реквизиты:

– наименование организации;

– дата;

– регистрационный номер;

– заголовок (тема);

– текст документа;

– подпись.

1. Понятие «документный текст» и «текст документа». Алгоритм действий автора документа.

Понятие документный текст (ДТ) шире понятия текст документа.

Текст документа – реквизит документа, основная часть информации документа.

Документный текст – единица письменной речи; произведение, обладающее речевой и грамматической связностью и реализующее социальную задачу автора с помощью системы реквизитов, то есть постоянных элементов содержания.

Алгоритм действий автора документного текста:

– осознание типовой официально-деловой ситуации;

– выбор жанра документа;

– работа над формой документа;

Документ не будет документом без обязательных его составляющих - реквизитов.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называют формуляром документа.

Самым важным элементом любого документа является его бланк. Бланк содержит всю необходимую информацию об издателе документа, то есть об организации, где он был создан. Как правило, бланк включает в себя эмблему организации, её название, которое также содержит организационно-правовую форму предприятия, ниже следует сокращённое наименование; далее - информация о местонахождении организации, справочные данные (например, контактный телефон/факс, электронная почта).

В бланке обязательно указывается назначение документа - его название (приказ, акт, протокол, постановление и так далее).

После вида документа составитель указывает дату - обеспечивает юридическую силу документа.

За датой следует регистрационный номер документа, который является его порядковым номером. Допускается в данном реквизите указывать также индекс структурного подразделения (например: № 158/юр) Место издания оформляется в соответствии с наименованиями объектов по месту регистрации организации.

Адресатом документа может быть предприятие, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Некоторые документы имеют гриф утверждения, который придаёт документу нормативный или правовой характер. Это - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Гриф проставляется на документе вверху.

Заголовок к тексту - реквизит, кратко излагающий его содержание. Реквизит облегчает регистрацию, поиск документа и организацию контроля. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

1. Письмо - о чём? - О предоставлении кредита

2. Акт - о чём? чего? - О проведении работ/Проведения работ

3. Протокол - чего? - Заседания кафедры

Подпись представляет собой собственноручную подпись полномочного должностного лица и обеспечивает удостоверение документа, придаёт ему юридическую силу. В состав данного реквизита входит полное наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка (инициалы, фамилия без скобок).

РАБОТА С ТЕКСТОМ ДОКУМЕНТА

Текст документа - основной и главный реквизит, который должен содержать достоверную, объективную и полную информацию, изложенную ясно и точно, нейтрально и, насколько это возможно, кратко.

Поиск информации

Прежде чем приступить к поиску и сбору информации, необходимо убедиться, насколько чётко понята цель работы, содержание и характер ожидаемой информации, объём, структура, форма и сроки её предоставления.

Поиск нужной информации начинается либо с составления библиографии вопроса, либо с подбора соответствующих документов: писем, факсов, отчётов, актов, справок, если информация связана с финансово-хозяйственной или иной внутренней деятельностью фирмы.

Составление и обработка текста

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Но иногда текст может состоять из одной заключительной части (например, приказ без констатирующей части, письма содержат просьбу без пояснения, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, предлагаем обсудить);

- от первого лица единственного числа (считаю неправомерным, прошу ответить);

- от третьего лица единственного числа (общество не возражает, министерство предлагает).

Главное, что необходимо помнить при завершающей обработке документа, это то, как текст соответствует его назначению. В приказах он будет носить распорядительных характер, в докладных записках - констатация фактов, рекомендации, в протоколах - краткое или подробное (в зависимости от того, краткий протокол или полный) описание заседания и так далее. Выражения должны быть уместны, правильно сформулированы. Достоверность данных следует тщательно проверять.

В некоторых случаях в конце документа его автор (составитель) указывает своё имя, фамилию и контактный телефон с тем, чтобы при необходимости с ним можно было связаться по вопросам, связанным с составом документа.