1.2.3. Создание отчетов

Основное назначение отчетов – представления данных в печатном формате. Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобной для просмотра форме. Отчеты могут содержать данные из нескольких таблиц и/или запросов.

Цель выполнения третьей части задания – освоение студентами основных приемов разработки отчетов, упорядочения данных с помощью отчета, группировки данных, подведения итогов по группам и общих итогов.

Разработка отчета выполняется в два этапа. На первом этапе с помощью мастера создания отчета создается заготовка отчета, на втором – с помощью команд перемещения компонентов отчета и изменения их размера осуществляется редактирование внешнего вида отчета, доводка отчета.

3.1. В окне базы данных перейдите на закладку «Отчеты».

3.2. Для создания отчета «Список сотрудников» вызовите мастер создания отчетов.

3.2.1. На первом шаге в окне «Таблицы и запросы» выберите таблицу «Сотрудники». С помощью кнопки >> перенесите все поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля». Нажмите кнопку «Далее».

3.2.2. Второй шаг пропустите, нажав кнопку «Далее».

3.2.3. На третьем шаге задайте упорядоченность записей отчета по полю «ФИО», выбрав соответствующее поле в выпадающем списке. Нажмите кнопку «Далее».

3.2.4. На четвертом шаге оставьте вид отчета «Табличный» и нажмите кнопку «Далее».

3.2.5. На пятом шаге выберите стиль отчета, например, «Обычный» и нажмите кнопку «Далее».

3.2.6. На шестом шаге задайте имя отчета «Список сотрудников» и нажмите кнопку «Готово».

Результат работы мастера создания отчетов приведен на рисунке 15.

Рис. 15. Заготовка отчета «Список сотрудников»

3.3. Отредактируйте внешний вид отчета.

3.3.1. Перейдите в режим конструктора (меню «Вид»+«Конструктор»).

3.3.2. Отредактируйте внешний вид отчета, используя приемы, описанные в разделе 2.3 второй части задания.

3.3.3. Сохраните изменения структуры отчета и перейдите в режим просмотра отчета (меню «Вид»+«Предварительный просмотр»).

Результат модификации отчета приведен на рисунке 16.

Рис. 16. Отчет «Список сотрудников»

3.3.4. Закройте отчет «Список сотрудников».

3.4. Для создания отчета «Список сотрудников по отделам» вызовите мастер создания отчетов.

3.4.1. На первом шаге в окне «Таблицы и запросы» выберите таблицу «Сотрудники». С помощью кнопки >> перенесите все поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбранные поля». Нажмите кнопку «Далее».

3.4.2. На втором шаге для группировки записей отчета по отделам в левом окне выделите поле «Отдел» и нажмите кнопку > (Рис. 17). Для перехода на следующий шаг нажмите кнопку «Далее».

Рис. 17. Задание уровня группировки отчета

3.4.3. На третьем шаге задайте упорядоченность записей отчета по полю «ФИО», выбрав соответствующее поле в выпадающем списке.

Нажмите кнопку «Итоги…». В окне «Итоги» задайте вычисление итогов по полю «Оклад» (рис. 18). Нажмите кнопку «ОК» и для перехода на следующий шаг – кнопку «Далее».

Рис. 18. Окно «Итоги»

3.4.4. На четвертом шаге выберите вид отчета, например, «Структура 1». Нажмите кнопку «Далее».

3.4.5. На пятом шаге выберите стиль отчета, например, «Спокойный». Нажмите кнопку «Далее».

3.4.6. На шестом шаге задайте имя отчета «Список сотрудников по отделам» и нажмите кнопку «Готово».

3.5. Отредактируйте внешний вид отчета.

3.5.1. Перейдите в режим конструктора (меню «Вид»+«Конструктор»).

3.5.2. Отредактируйте внешний вид отчета, используя приемы, описанные в разделе 2.3 второй части задания.

3.5.3. Сохраните изменения структуры отчета и перейдите в режим просмотра отчета (меню «Вид»+«Предварительный просмотр»).

Результат модификации отчета «Список сотрудников по отделам» приведен на рисунке 19.

3.5.4. Закройте отчет «Список сотрудников по отделам».

Рис. 19. Отчет «Список сотрудников по отделам»