1.2. Выполнение лабораторной работы

1.2.1 Создание таблиц, заполнение таблиц данными

Цель выполнения первой части задания – освоение студентами основных приемов разработки таблиц в среде MS Access.

Создание таблицы выполняется в два этапа. На первом этапе описывается структура таблицы, на втором – в таблицу вводятся данные.

1.1. Откройте MS Access.

1.2. Создайте новую базу данных. Для этого выберите пункт «Новая база данных». В появившемся окне выберите локальный диск (например, D) и папку (например, «Студенты»), в которой будет хранится база данных разрабатываемой информационной системы. В окне «Имя файла» задайте имя базы данных «Кадры» и нажмите кнопку «Создать».

В результате будет создана новая, пока еще пустая база данных. На экране появится окно базы данных (рис. 5), которое является одним из основных при создании информационной системы.

Рис. 5. Окно базы данных «Кадры»

1.3. Создайте таблицу «Отделы». Для этого в окне базы данных выберите закладку «Таблицы» и дважды щелкните по пункту «Создание таблицы в режиме конструктора». На экране появится окно конструктора таблиц, состоящее из трех столбцов: «Имя поля», «Тип данных» и «Описание». Поле «Описание» можно не заполнять.

1.4. Заполните поля таблицы «Отделы» согласно рисунку 1. Имя поля набирается с помощью клавиатуры. Для задания типа поля необходимо открыть выпадающий список типов и выбрать нужный тип.

Длина поля задается только для текстовых полей. Для этого на вкладке «Общие» в левом нижнем углу конструктора таблиц в окне «Размер поля» введите соответствующее значение.

1.5. Задайте ключевое поле таблицы. Для этого щелчком по левому полю (слева от имени поля «Код») выделите первую строку конструктора и нажмите на панели инструментов кнопку «Ключевое поле». Слева от поля «Код» появится соответствующий значок.

Ключевое поле однозначно идентифицирует каждую запись таблицы. По нему автоматически строится индекс, что ускоряет процесс обработки данного поля.

Результат описания структуры таблицы «Отделы» приведен на рисунке 6.

Рис. 6. Структура таблицы «Отделы»

1.6. Сохраните описание структуры таблицы с помощью команды «Сохранить» из меню «Файл» (или нажмите кнопку «Сохранить» ). В появившемся окне введите имя таблицы «Отделы» и нажмите кнопку «OK».

1.7. Заполните таблицу «Отделы» данными согласно рисунку 3. Для этого перейдите в режим таблицы (меню «Вид»+«Режим таблицы» или нажмите кнопку «Вид» ) и введите данные с помощью клавиатуры.

Закройте таблицу «Отделы».

1.8. Опишите структуру таблицы «Сотрудники». Для этого выполните пункты 1.3, 1.4 и 1.5, используя рисунок 2. В качестве ключевого поля в таблице «Сотрудники» задайте поле «Табельный №».

1.9. Организуйте ввод для поля «Пол» из выпадающего списка. Для этого выберите поле «Пол», перейдите на закладку «Подстановка» и установите следующие значения:

– в поле «Тип элемента управления» в выпадающем списке выберите «Поле со списком»;

– в поле «Тип источника строк» – «Список значений»;

– в поле «Источник строк» введите значение «Мужской; Женский».

1.10. Организуйте ввод для поля «Отдел» из выпадающего списка. Для этого выберите поле «Отдел» перейдите на закладку «Подстановка» и установите следующие значения (рисунок 7):

– в поле «Тип элемента управления» в выпадающем списке выберите «Поле со списком»;

– в поле «Тип источника строк» – «Таблица или запрос»;

– в поле «Источник строк» в выпадающем списке выберите таблицу «Отделы»;

– в поле «Присоединенный столбец» – 2 (поле «Отдел»);

– в поле «Число столбцов» – 2 (в выпадающем списке будут два поля «Код» и «Отдел»);

– в поле «Ширина столбцов» – 0 (чтобы в выпадающем списке скрыть первый столбец «Код» и оставить только поле «Отдел»).

В этом случае при заполнении поля «Отделы» в выпадающем списке будут перечислены только те отделы, названия которых указаны в таблице «Отделы».

1.11. В качестве ключевого поля таблицы выберите поле «Табельный №».

Результат описания структуры таблицы «Сотрудники» приведен на рисунке 7.

Рис. 7. Структура таблицы «Сотрудники»

1.12. Сохраните описание структуры таблицы с помощью команды «Сохранить» из меню «Файл» (или нажмите кнопку «Сохранить» ). В появившемся окне введите имя таблицы «Сотрудники» и нажмите кнопку «OK».

1.13. Заполните таблицу «Сотрудники» данными согласно рисунку 4. Для этого перейдите в режим таблицы (меню «Вид»+«Режим таблицы» или нажмите кнопку «Вид» ) и введите данные с помощью клавиатуры.

Закройте таблицу «Сотрудники».