Тема 6. Тайм-менеджмент (управление временем).
Современный помогающий специалист чтобы добиться успеха, должен научиться рационально использовать время, свой стратегический ресурс.
И хотя время является единственным невосполнимым ресурсом, существует реальная возможность управления временем, реальная возможность самореализации человека в жизни и в профессии.
И вопрос о том, как рациональнее использовать время, чтобы добиться успеха без рабочих перегрузок, без ущерба делу и своему здоровью, стоит в настоящее время достаточно остро.
Существует множество способов управления временем, психологами
и менеджерами разработаны многочисленные правила, однако главное условие успешности их применения в реальной жизни - умение человека управлять собой, окружающими обстоятельствами.
Закон времени как стратегического ресурса представлен
специалистами так:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) - ПОМЕХИ
Оптимизировать время работы можно с помощью ТМ – технологических манипуляций с одним из четырех компонентов формулы: целью работы, энергией, способом, помехами.
Наиболее эффективен комплексный подход к решению проблемы: работа сразу с несколькими компонентами.
Однако главный секрет управления временем — четкая постановка цели.
Цель является одним из основных элементов любого вида деятельности:
для того чтобы принять решение, выбрать средства, произвести действия, адекватные конкретной сфере деятельности и конкретному времени, необходимо иметь представление о конечном результате труда.
Кроме четкой формулировки цели, необходимо выстроить такой
алгоритм достижения поставленной цели, который в максимальной степени будет способствовать получению результата и соответствовать и особенностям сферы деятельности, конкретной ситуации, и особенностям самого человека. Такой алгоритм, составленный с целью оптимального распределения времени, может включать список действий, направленных на получение результата, средства и способы достижения заявленной цели. Работа по четко составленному алгоритму поможет избежать штурмовщины, действовать в щадящем режиме, сохранить энергию и здоровье.
Одним из условий эффективного использования алгоритма является его индивидуальность: учет особенностей составляющего алгоритм человека и учет конкретной ситуации. Желательно составить индивидуальный график работоспособности, следование которому поможет человеку более рационально расходовать свой энергетический ресурс и вовремя пополнять его.
Таким образом, усилия, направленные на постановку цели, разработку
алгоритма и способов деятельности, использование энергосберегающих технологий, будут способствовать повышению эффективности деятельности специалиста. Однако для оптимизации времени работы необходимо сократить влияние возможных помех, или поглотителей времени, среди которых специалисты выделяют внутренние и внешние.
Внутренние помехи связаны с психологическими проблемами самого человека.
Внешние помехи - с неэффективностью организационной структуры, ее слабым функционированием и с социально-психологическими причинами.
Нечеткая постановка цели является одним из важнейших «поглотителей» времени и возглавляет список факторов, препятствующих потерям времени на рабочем месте.
В психологии тайм-менеджмента выделен ряд факторов, провоцирующих проблемы управления временем:
1) индивидуальные особенности: личная неорганизованность, слабая мотивация к труду, недостаток воли, неуверенность в себе, боязнь ответственности, отсутствие приоритетов в делах, попытка решить все вопросы сразу, недостаток профессионализма;
2) межличностные взаимодействия: ориентация на развитие отношений
в ущерб делу, на соревнование, недостаток руководства, недостаток информации;
3) организационно-структурные проблемы: недостатки планирования,
нечеткость, противоречивость указаний, недостаток полномочий, аритмия производства, проблемы контроля (недостаточный, неуместный, тотальный), недостаток технического обеспечения и др.
Уровни фрустрирущие факт управления времени:
Технический: Человек выделяет время на выполнение того или иного дела
без учета собственного графика работоспособности и внешних обстоятельств.
Экстернальный уровень. Внещний обстоятльства, препятсвющие эффеткинвости работы: (Н-р неорганизованность других, авралы на работе,и.т.п.)
Психологический уровень:
Страх поражения (Рецептом в этом случае может служить работа
с иррациональными суждениями человека)
Отсутствие приоритетов также может стать причиной неэффективного использования времени, поэтому специалисту необходимо научиться выделять приоритеты, ранжировать «неотложные» дела.
Например по мнению Джулии Моргенстерн , секрет управления
временем очень прост: «Сначала запланируй, что сделать, затем сделай,
что запланировано».
Для реализации этого совета она предлагает алгоритм «NORD»
N - напиши ВСЕ, что надо сделать (например, пять звонков,три визита — все нужно расписать подробно);
О - оцени временные рамки на каждую составляющую (время на каждый звонок, визит), затем суммируй;
R — реши, что реально возможно сделать (может, на все надо времени в два раза больше);
D — действуй, не откладывая.
Также составляя программу дел на каждый день в ежедневнике отмечать следующее:
Для того чтобы выстроить действительно реалистичный план,
Самое важное
Менее важное (перепоручить, перенести на другой срок, сократить)
Не важное (вообще отказаться, перенести на другой срок
Пример Б.Франклина Б. Франклин прожил долгую, очень насыщенную и богатую на события и достижения жизнь. Сегодня каждый из нас видит его портрет всякий раз, когда в наших руках появляется 100-долларовая купюра США. 15-й ребенок в семье; с 10-и лет начал работать; Он – яркий представитель успешного человека. Благодаря самообразованию, он изучил несколько иностранных языков, серьезно занимался наукой. Именно он является создателем громоотвода и конденсаторной батареи. Б.Франклин сыграл огромную роль в просвещении своих сограждан; был известным дипломатом и политиком. Участвовал в подписании 3-х важнейших основополагающих документов по образованию США. Он активно выступал за отмену рабства. В 22 года Бенджамин Франклин составил план морального совершенства, в котором выделил 13 важнейших добродетелей: справедливость, трудолюбие, искренность, решительность, порядочность, умеренность, чистота, целомудрие, смирение, воздержание, умеренность, молчание. Трудолюбие в его понимании – это отказ от ненужных действий. Нужно заниматься полезными делами и ценить время. Он говорил о том, что не нужно тратить время, т.к. «…это материал, из которого сделана жизнь.» Как правильно распорядиться своим временем и как достичь поставленных целей? Ответ на этот вопрос мы можем найти в системе планирования, которую называют Пирамида Франклина.Это готовая система планирования; она стала ключом к успеху тысяч людей. Самое главное: она действительно работающая.Как выглядит Пирамида Франклина?
1.) Основание или фундамент пирамиды – нашижизннные ценности база, на которой выстраивается наша жизнь. Лишь малый % живущих на Земле людей серьезно задумываются над этим. просите себя:
Согласитесь, что глобальные жизненные ценности являются фундаментом, на котором должна выстраиваться наша жизнь. И именно они должны задавать вектор направления наших желаний, целей и мечты. 2.) Осознав значимость и важность жизненных ценностей, каждый из нас определяется со своей глобальной целью.
3.) Важный момент в достижении целей: умение фиксировать конкретные промежуточные цели, которые обязательно появляются на пути достижения нашей главной, глобальной цели. 4.) Долгосрочный план – это планирование работы на ближайший год, 3 или 5 лет. Здесь нужно определить точные сроки выполнения намеченного. 5.) Краткосрочный план- это ежедневное планирование, составление плана работы на неделю, план работы на предстоящий месяц. Эффективность нашей работы будет зависеть от умения четко составлять, анализировать и при необходимости корректировать краткосрочные планы. 6.) Ежедневный план — вершина Пирамиды Франклина. Этот план составляется нами каждый день. Вы можете составлять его рано утром или накануне вечером. Все зависит от Ваших предпочтений и биологического ритма. Трудно ли составить свой план по достижению целей, тем более, если есть такой работающий образец, как Пирамида Франклина? Наверное, нет,- ответите Вы. Сложнее настойчиво и регулярно выполнять его пункты и достигать всех прописанных пунктов плана. Если проанализировать жизни людей, которые достигли отличных результатов, напрашивается вывод: ключи к профессиональному успеху есть. Нам нужно просто научиться их разглядеть, изучить и применить.
|
