Міністерство освіти і науки України Державний вищий навчальний заклад “Чернівецький індустріальний коледж” Спеціальність 5.05070104 «Монтаж і експлуатація електроустаткування підприємств і цивільних споруд» Ділові папери з дисципліни “Українська мова за професійним спрямуванням”

Виконав: студент групи ЕТ-32у Калинюк В.В. Перевірила: викладач з української мови за професійним спрямуванням Антонюк Т.М

Чернівці-2015

Вимоги до оформлення документів Докуме́нт — засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи. Текст - це головний реквізит службового документа, що розкриває його зміст. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів необхідно дотримуватись таких правил: Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила,Інститут просить,Ректорат клопочеться ....

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що Нагадуємо Вам, що Підтверджуємо з вдячністю У порядку надання матеріальної допомоги У порядку обміну досвідом У зв'язку з вказівкою Відповідно до попередньої домовленості Відповідно до Вашого прохання ....

Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи Беручи до уваги Розглянувши Вважаючи ....

Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції-Вами ще не висловлені пропозиції....

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує ....

Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників ....

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую Пропоную....

Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний .

Реквізити ділових документів: Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Склад реквізитів:

1. Державний герб;

2. емблема організації;

3. зображення нагород;

4. код підприємства;

5. код документа;

6. назва міністерства чи відомства;

7. назва підприємства;

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс (вихідний номер документа);

13. посилання на індекс і дату вхідного документа;

14. місце складання чи видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження;

18. резолюція;

19. заголовок до тексту;

20. позначка про контроль;

21. текст;

22. позначка про наявність додатка;

23. підпис;

24. гриф погодження;

25. візи;

26. відбиток печатки;

27. позначка про засвідчення копії;

28. прізвище виконавця та номер його телефону;

29. позначка про виконання документа й направлення його до справи;

30. позначка про перенесення даних на машинний носій;

31. позначка про надходження;

32. запис про державну реєстрацію.

Розділ1“Документація щодо особового складу” 1.Автобіографія 2.Заява 3.Резюме

Автобіографія Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Заява Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з вико­ристанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), мо­же адресуватися кільком посадовим особам чи організа­ціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у на­зві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вка­зується, від кого подається заява: посада, зван­ня, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

Генеральному директору ПП”Енергозбереження ” Масляному М.С Калинюка Василя Васильовича

м.Чернівці, вул. Хотинська, буд.49м, кв 27. тел.0990206371 Заява Прошу прийняти мене з 27.02.15 до керуючого вами енергетичного підприємства , на посаду інженера з умовами встановлення мені тижневого випробувального терміну. З правилами трудового розпорядку ознайомлений і згідний. Додатки: Копія диплому Атестат Характеристика Свідоцтво про освіту 26.02.15

Резюме Резюме — це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність і професійні успіхи та досягнення особистості, яка його складає.

Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім`я та по-батькові особи, яка складає резюме.

3. Мета складання резюме.

4. Досвід роботи.

5. Освіта.

6. Знання мов.

7. Контактний телефон. Резюме 1.Прізвище, ім’я та по-батькові : Калинюка Василя Васильовича 2.Дата і місце народження: народився в с. Киселів 21 квітня 1995р.

3.Домашня адреса: с. Киселів Вул. Українська буд. 18 4. Домашній телефон:0669922435. 5.Мета: здобути посаду інженера. 6. Освіта: з 2013 року навчаюсь в Чернівецькому індустріальному коледжі. 7. Знання мов: Вільно володію українською, російською, німецькою. 8. Додаткові відомості:вмію проводити електричну проводку, здійснювати монтажні роботи на підприємствах. 26.02.2015

Розділ 2 “Інформаційні документи”

1.Протокол. 2. Звіт. 3. Службовий лист. 4.Оголошення. 5. Запрошення. 6. Витяг з протоколу.

Протокол Протоко́л — це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

ПРОТОКОЛ № З  загальних зборів робітників Чернівціобленерго

24.02.2015

Голова зборів: Шекета О.М Секретар: Іванова С.М Присутні: робітники ПАТ ЕК “Чернівціобленерго” Порядок денний: 1.Робота на рахунок зменшення боржників в області. 2. Робота на рахунок безкоштовної заміни проводки бійцям АТО. 1.    СЛУХАЛИ: Косар Ю.В- економіст підприємства. ВИСТУПИЛИ: Медалін В.В-. вніс пропозицію щодо відключення постачання ел.енергії боржникам, дохід яких складає більше 2 тис.гривень. Федоров В.Я відзначив, безкоштовна заміна проводки бійцям АТО, буде дуже великою допомогою для них. УХВАЛИЛИ: 1 . Відключити боржників від постачання ел.енергії. 2. Виділити кошти на для проведення заміни проводки бійцям АТО. 2. СЛУХАЛИ... Голова зборів          (підпис)            Шекета О.М Секретар                 (підпис)           Іванова С.М

Звіт

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

— вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

ЗВІТ

Про Електротехнічну практику з 15.02.2015 року по 25.02.2015 року студента інженерного відділення. В.В.Калинюка

Електротехнічну практику проходив у індустріальному коледжі. У коледжі було створено всі умови для проходження практики.

Усі викладачі електротехнічних дисциплін мають великий стаж роботи і високу фахову, методичну підготовку. За час практики провів 7 складань схем на спеціальному щиті. Усі схеми були перевірені викладачами.

Практика в коледжі допомогла здобути практичні уміння і навички: складати схемих різних типів, перевіряти правильність роботи схеми. Навчився з’єднувати дроти спеціальними методами.

При складанні схем труднощів не було, тільки виникали питання при заміні деяких елементів схеми.

Електротехнічна практика поглибила і закріпила знання, здобуті в процесі навчання в коледжі. 25.02.20015 р. (підпис) В.В.Калинюк

Службовий лист Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступа­ють основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підпри­ємств.

 Офіційне листування можна розділити на три види:

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.

За функціональними ознаками листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).

2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, га­рантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).

Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступ­ній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа:

- у листі-проханні викладається прохання; - в інформаційному листі повідомляється про пев­ний факт чи захід;- - у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході; - у листі-підтвердженні – повідомлення про отри­мання якого-небудь відправлення (листа, телегра­ми тощо); - у листі-нагадуванні – вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;

- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;

- у супровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа доку­ментів.

Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо вико­ристання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.

Офіційні листи готуються, як правило, на службових бланках (зрідка — на чистих аркушах) і обов’язково реєструються канцелярією. У листі має висвітлюватися лише одне питання, зміст повинен бути чітким, стислим та лаконічним.

Листи можна надсилати в звичайних конвертах, однакк фірмові конверти з зображенням логотипу установи, адресою справляють значно краще враження. Конверт слід підбирати такого розміру, щоб лист згинався не більш ніж удвічі. Необхідно уважно перевіряти правильність індексів, адрес, посад відправника й одержувача.

Шановний Ігоре Вікторовичу

Вважаю своїм обов’язком нагадати Вам, що ми, намага­ючись зберегти наші партнерські стосунки, протягом остан­нього місяця двічі письмово зверталися до Вас з проханням сплатити борг.На жаль, на сьогодні ситуація не змінилася, а Ваш борг від­повідно до пункту 5.2 цього договору зростає.

Дуже прикро, але ми змушені попередити Вас про свій намір зупинити електропостачання в ваш будинок і звернутися до суду з позовом щодо повернення Вами боргу.

У зв’язку з цим прошу прислати свого представника для виконання необхідних процедур.

З повагою                                   (підпис)

Оголошення Дуже часто в офіційно-діловій сфері використовується оголошення — документ, що містить інформацію про будь-який масовий захід.

Основні реквізити оголошення такі:

1. Заголовок (Оголошення).

2. Дата.

3. Час та місце проведення заходу, його назва.

4. Короткий виклад змісту заходу.

5. Адреса та телефон організації, що проводить захід. Додатково можуть вказуватися способи приїзду.

6. Умови відвідування заходу (Вхід вільний/Вхід за запрошеннями) тощо.

Особливістю оголошень є стислість формулювань і компактність. Оголошення має привернути увагу тих, до кого воно звернене, тому значна увага приділяється його оформленню — використанню різних шрифтів, кольорів, малюнків.

Розрізняють організаційні та рекламні оголошення.

Організаційні оголошення містять інформацію про масовий захід. Як правило, вони відрізняються нейтральністю викладу інформації.

Рекламні оголошення пропонують певні послуги. В них часто використовується оцінна лексика, окличні речення тощо.

Оголошення ПАТ "ЕК "Чернівціобленерго"

Повідомляємо, що 19 березня 2013 року в звязку з проведенням ремонтних робіт від електропостачання будуть відключені житлові будинки та ОГД по вул. Вільшини (з провулками), вул.Осіння (з провулками), вул.Піщана (з провулками), вул. Масікевича (з провулками), вул. Староленківська (з провулками), вул. Коломийська з 25 номера і вище, вул. Г.Революції.

Прес-служба Запрошення Запрошення — це документ, що містить коротке повідомлення про якийсь захід і пропозицію взяти у ньому участь. Запрошення має бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

— статус (посада);

— прізвище;

— ім'я;

— ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

— дату й час заходу;

— місце проведення;

— назву заходу;

— порядок денний, тематику подій;

— прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;

— маршрут проїзду (якщо треба);

— контактний телефон для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо треба).

Шановний Василь Васильович!

Вам випала унікальна можливість прийняти участь у конференції на тему:

"Постачання Буковинського краю”

яка відбудеться 20 грудня 2014 року за адресою:

вул. Прутська 32.

Початок реєстрації учасників конференції о 12 годині. З повагою начальник ПАТ ЕК “Чернівціобленерго” Шекета О.М Витяг з протоколу Витяг з протоколу – це частина протоколу, оформлена належним чином на загальному, спеціальному або чистому аркуші паперу. Реквізити:

– назва виду документа (ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ),

– дата (переноситься з оригіналу протоколу),

– місце складання чи видання ( з оригіналу),

– заголовок до тексту ( з оригіналу),

– текст (із вступної частини беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні, » потрібний номер питання порядку денного, з основної – цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного,

– підпис (переноситься реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються),

– позначка про завірення копії (оформляється без слова «копія» у правому верхньому кутку аркуша).

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 10

засідання начальників РЕМ в Чернівецькій області.