5. Функції, підсистеми та методи управління проектами.

Специфіка методології управління проектами викликає необхідність виокремлення основних функцій, тобто тих задач, які розв’язуються проект-менеджерами в процесі реалізації проекту, а саме:

–   прогнозування та планування проектної діяльності;

–   організацію роботи;

–   координацію й регулювання процесів розробки і реалізації проекту;

–   активізацію і стимулювання праці виконавців;

–   облік, контроль і аналіз ходу розробки і реалізації проекту.

Основними функціями управління проектами, які визначені Американським Інститутом управління проектами та спрямовані на управління цілями є: управління обсягом робіт, якістю, витратами, часом.

Перші чотири функції (спрямовані на управління цілями) заведено називати основними. Це такі функції:

Управління обсягом проекту — контролює проект за допомогою встановлення його мети, завдань і цілей.

Управління затратами — передбачає фінансовий контроль проекту завдяки накопиченню, аналізу та складанню звітів по затратах.

Управління часом — передбачає планування, складання календарних графіків та їх контроль для забезпечення вчасного виконання проекту.

Управління якістю — забезпечує виконання стандартів якості, встановлених для проекту.

П’ять функцій, перелічених нижче (спрямовані на управління певними об’єктами), називають додатковими:

Управління людськими ресурсами — включає спрямування і координацію діяльності людей, залучених до проекту.

Управління комунікаціями — накопичує інформацію, якою обмінюються члени проектної команди, керівництво, і сприяє успішному завершенню проекту.

Управління контрактами/постачанням — передбачає відбір, переговори і підписання замовлень, контроль за постачанням матеріалів, устаткування і послуг (обслуговування).

Управління ризиком — залежить від ступеня невизначеності проекту і базується на знаннях та досвіді із зазначенням умов реалізації конкретного проекту.

Управління проектною інтеграцією — має забезпечити належну координацію всіх функцій проекту.

Саме поєднання даних функцій та інструментів їх реалізації забезпечує реалізацію проекту, дозволяє досягнути бажаного результату.

Інструментами є методи управління проектами.

За допомогою методів управління проектами визначають

1. Цілі проекту.

2. Обґрунтовують його й оцінюють життєздатність.

3. Виявляють структуру проекту (підцілі, завдання, роботи, які необхідно виконати).

4. Визначають необхідні обсяги та джерела фінансування.

5. Підбирають ви­конавців, зокрема за допомогою торгів і конкурсів.

6. Готують і уклада­ють контракти; визначають терміни реалізації проекту.

7. Складають графік виконання робіт.

8. Розраховують необхідні ресурси, кошторис і бюджет проекту.

9. Планують і враховують ризики.

10. Забезпечують конт­роль за реалізацією проекту.

Для того щоб урахувати обмеження в часі, застосовують методи побудови й аналізу сіткових та календарних графіків робіт.

Обмежен­нями щодо коштів управляють за допомогою методів формування фінансового плану (бюджету) проекту та контролю за ним.

Для вико­нання та ресурсного забезпечення робіт застосовують спеціальні ме­тоди управління людськими й матеріальними ресурсами, наприклад матрицю відповідальності, діаграми завантаження.

З трьох основних обмежень про­екту найважче контролювати обмеження за якісними результатами проекту, оскільки завдання часто важко формулювати й контролю­вати. Для розв'язання зазначених проблем застосовують методи управління якістю робіт.

У процесі управління проектами використовують різноманітні системи управління проектами, але найпоширеніші так звана основ­на та розширеного управління.

Основна система. Менеджером проекту є представник замовника, будь-яка фірма-учасник. Менеджер проекту не несе фінансової відпо­відальності за прийняті рішення. Він відповідає за координацію і уп­равління розробкою та реалізацією проекту, у контрактні відносини з іншими учасниками проекту (крім замовника) не вступає. Перева­га основної системи полягає в об'єктивності менеджера, недолік — у тому, що за проект відповідає замовник.

Система розширеного управління. Менеджер проекту несе відпові­дальність за проект у межах фіксованої (кошторисної) ціни. Він забез­печує управління й координацію процесів проекту за угодами між ним і учасниками в межах фіксованої ціни. Менеджером проекту може бути підрядна чи консалтингова фірма (в окремих випадках — інжинірингова). Менеджер управляє проектом, координує процеси постачання й роботи з інжинірингу. Відповідає за проект підрядчик. Різновидом системи розширеного управління є система "під ключ", коли менеджером проекту є проектно-будівельна фірма, з якою за­мовник укладає контракт "під ключ" з оголошеною вартістю проекту.