23. Защита электронных документов и их отдельных фрагментов.

Обеспечение безопасности при использовании электронной информации представляет собой определенные меры по защите против несанкционированного доступа к данным и возможности внесения каких-либо изменений. В данном случае целесообразно применять комплексные решения, поскольку только они смогут полноценно уберечь от проникновения злоумышленниками. Именно поэтому защита электронных документов и их отдельных фрагментов должна осуществляться посредством следующих методов: технический; организационный; правовой. Содержание [скрыть] 1 Обеспечение безопасности данных с технической точки зрения 2 Организационный метод решения проблемы 3 Правовой аспект в обеспечении защиты электронных данных Обеспечение безопасности данных с технической точки зрения Подобные меры предполагают проведение нескольких мероприятий. Компания должна в обязательном порядке установить пароль для входа в систему и произвести резервирование копий наиболее важной информации. Защита электронных документов также должна осуществляться за счет организации всех технических средств, используемых в работе. Нужно создать такие условия, чтобы при возникновении поломок в одном из звеньев системы ресурсы могли быть распределены по-другому. Помимо этого, основной задачей руководства любой организации является оснащение резервными системами электрического питания. Рекомендуется также оснастить помещениями сигнализационным оборудованием или замками. Что касается конструктивных мер по данному вопросу, то здесь следует обратить внимание на безопасность электронной информации от возможных наводнений, пожаров, взрывов. Для этого существует специализированное оборудование, способное создать условия для защиты фрагментов или целого документа от подобных чрезвычайных ситуаций. к содержанию Организационный метод решения проблемы. Сервис моментальной подготовки закрывающих документов и выставления счетов. Этот способ предполагает следующие действия: Внимательный подбор сотрудников, работающих с электронными документами. Все важные задачи не должны быть поручены одному человеку. Охрана информационной системы. Создание конкретного плана, который будет предусматривать возможность восстановления важных сведений при сбоях в системе. Придание средствам защиты универсальности. Это позволит использовать систему безопасности не только руководящим составом, но и работниками, имеющими непосредственное отношение к документации. Осуществлять обслуживание вычислительного центра. При этом следует нанимать сторонние компании, поскольку их сотрудники не заинтересованы в получении ваших рабочих данных. Наделение особыми полномочиями ответственных лиц за безопасность информационной системы.

24.Приемы эффективной разработки документов сложной структуры.

Структура - относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы. По своей структуре документ может быть простым или сложным. Под простым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Сложный документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. В сложном документе есть не просто слова и абзацы, оформленные определённым образом - но, как минимум, главы (разделы и т.п.) с их заголовками.

Современные текстовые процессоры позволяют работать со структурой документа. Оформление при этом зависит от структуры. Поэтому можно очень легко менять оформление отдельных элементов структуры - в частности, заголовков. Когда вы создаёте сложный документ, всегда старайтесь указывать его структуру, а не ограничиваться оформлением. Указать хотя бы базовую структуру (заголовки глав) очень просто. И это заметно упрощает дальнейшую работу с документом - от создания оглавления до подготовки к любой публикации.

Кроме того, указание структуры позволяет легче ориентироваться в большом документе. Вы можете в любой момент “перескочить” к началу той или иной главы. Это называется навигация по структуре. Под эффективной разработки документов сложной структуры понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высоком уровне находится название документа, на более низких располагаются названия отдельных структурных элементов. Содержание нижних уровней и представляет собой основную смысловую часть документа. Однако, если структура документа не представлена в виде заголовков, то восприятие текста читателем, особенно при большом объеме, значительно затруднено. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия начитающего.

Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

- создание структурированного документа и реорганизация его структуры, как-то: повышение или понижение уровня некоторых заголовков;

- просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии

- создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок. Создание сложной структуры документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности заголовков. Отдельные фрагменты будущего документа уже могут существовать в виде разрозненных записей либо даже текстовых файлов. Однако, пока эти разрозненные части не соединены в систему, их роль невелика. Часто работа над шлифовкой структуры документа продолжается в течение всего процесса его создания, что является результатом более глубокого осмысления излагаемого материала. Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компьютерной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов, с помощью которых легко изображать линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, окружности, дуги, сектора и различные кривые. После создания графического объекта его можно залить цветом или узором, изменить цвет и тип линий, увеличить или уменьшить, переместить, повернуть или зеркально отразить. Объекты в документе можно комбинировать, создавая единый рисунок. Объекты можно копировать и вставлять в другое место документа или в другой документ. При добавлении рисунка в документ он присоединяется к находящемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, перемещается вверх или вниз по странице, рисунок перемещается вместе с ним. Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа -- контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding -- OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи. Данная технология была разработана отделом приложений фирмы Microsoft как способ обеспечения целостной основы обмена сложными данными и взаимодействия приложений. Впервые представлена в Windows 3.1. Кроме технологии OLE, существует стандарт OpenDoc, разработанный фирмой Apple, поддержанный в настоящее время большинством компьютерных фирм -- производителей программного обеспечения.

Данные, вставленные в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием «объект». Этими данными могут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла -- источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически обновляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы -- OLE-клиентом. Основой работы по созданию OLE послужила идея документо-ориентированной работы. Суть идеи заключается в том, что пользователь при работе 60 с документом сосредотачивает свое внимание только на материалах документа, а операционная система отвечает за поддержание взаимодействия между данными определенного формата и приложениями, которые могут обрабатывать эти данные.

Графическое изображение можно вставить в документ путем создания его как объекта из файла. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов. Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками. Файлы растровой (или битовой) фафики содержат в определенной последовательности совокупность отдельных точек изображения, называемых пикселами (от анг. picture element). Существует несколько форматов файлов растровой графики, и каждый формат предусматривает собственный способ кодирования информации о пикселах и другой присущей компьютерным изображениям ин формации. Среди наиболее распространенных форматов можно от метить BMP, PCX, GIF, TIFF и JPEG. Недостатком растрового изображения является потеря качества при увеличении масштаба рисунка. Файлы с векторным изображением каждый отдельный элемент рисунка описывают и хранят в виде массива параметров -- математического описания элементарных геометрических фигур. При каждом отображении векторное изображение перерисовывается компьютером, что несколько замедляет работу, но в то же время позволяет получить изображение с высоким разрешением. Наиболее популярны векторные форматы WMF, CDR, DXF. Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр -- это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных свойств кадра -- возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое их важное свойство -- способность изменять размер и местоположение на странице.