А) Документационное обеспечение управления

В основе построения традиционной модели информационного обеспечения лежит движение документной информации. Документопотоки в настоящее время несут основную нагрузку по хранению и передаче информации и неудивительно, что до недавнего времени основное внимание в вопросах оптимизации ИОУ уделялось именно организации документооборота. Следует подчеркнуть, что основной задачей данной подсистемы выступает обработка внутренней управленческой информации. Внутренняя информация – это сведения о самой организации, ее структуре, функциях, деятельности и проч. Основным источником и носителем внутренней информации выступает управленческий документ.

Роль документационного обеспечения управления в общей информационной системы подчеркивается тем, что через нее проходит примерно 70 – 75% необходимой для принятия решений информации.

Совершенствование системы управленческой документации (важнейшей части информационного обеспечения) имеет большое значение. В процессе ее эволюции происходила дифференциация документов на специальные подсистемы. При этом изменение условий управления неизбежно вело к необходимости появления новых видов документов. Сложившиеся системы документации не являются застывшими.

В системе управленческой документации выделяются такие подсистемы, как

– организационно-распорядительные документы (ОРД);

– документация по материально-техническому снабжению;

– бухгалтерская; плановая; учетная и т.д.

ОРД является важнейшей составной частью системы управленческой документации. В ней содержится не только “собственная информация”, относящаяся к реализуемым ею функциям, но и информация по всем остальным подсистемам управления. Она представляет собой наиболее общую документальную систему в управлении и выполняет, таким образом, интегрирующую роль относительно других функциональных подсистем.

Операции над документами совершаются в определенной последовательности, что и составляет содержание технологического процесса обработки документов. Документальные технологии нашли отражение в ГОСТах.

Документационное обеспечение и делопроизводство имеет свою нормативно-методическую базу - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующую работу служб делопроизводства.

Нормативно-методическая база включает:

- законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующих вопросы документационного обеспечения;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- нормативные акты по организации архивного хранения документов;

- основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

В целях более эффективной организации документационного обеспечения ведутся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации. В основе создания УСД лежит метод унификации, т.е. установление единообразия состава и форм документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач. В настоящее время действует 8 УСД:

-унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации.

Важными средствами информационного обеспечения, особенно в таких областях как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеторговая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных системах. Классификаторы технико-экономической и социальной информации - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжают действовать общесоюзные классификаторы. Среди них:

- общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

- общероссийский классификатор продукции (ОКП)

- общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

- общероссийский классификатор валют (ОКВ)

- общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

- общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения является изданная в 1991 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений и организаций. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству; методик, правил и рекомендаций по различным вопросам делопроизводства.

Среди действующих нормативных документов, регламентирующих процедуры ДОУ, следует выделить:

ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт определяет основные термины документационного обеспечения управления

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов - устанавливает состав реквизитов, порядок оформления и место их расположения в документах.

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 10 января 2005 г. № 30 (в редакции от 11 ноября 2005 г.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена 08.11.2005 приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ, зарегистрирована Министерством юстиции РФ 27.01.2006 под № 7718. Типовая инструкция является нормативным документом для федеральных органов исполнительной власти.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : Утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования - национальный стандарт России, идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.

Совершенствование документационного обеспечения управления (ДОУ) в настоящее время представляет одно из важнейших направлений развития информационного обеспечения управления. Документ остается весьма удобным, оперативным и, что немаловажно, надежным носителем управленческой информации. Положительным фактором является и то, что документационные системы унифицированы, стандартизированы приемы их создания и хранения, основные маршруты движения в организациях. Развитие и совершенствование ДОУ осуществляется на основе ГОСТов, по мере необходимости учитывающих изменяющуюся информационную и техническую среду функционирования управленческих структур. При этом одно из центральных мест в управленческой деятельности занимают проблемы автоматизации делопроизводства, создаются достаточно эффективные прикладные программные пакеты, позволяющие облегчить работу с документами.

С другой стороны, совершенствование документационного обеспечения управления связано не только с соблюдением требований ГОСТов и внедрением средств автоматизации, но и с более гибким творческим отношением к документу и документообороту на рабочих местах.

Информационно-документационное обеспечение деятельности любого учреждения является одной из важнейших обслуживающих функций, которую должно выполнять специальное структурное подразделение. Эта служба носит различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, такую работу выполняет секретарь-референт. Функции, права и порядок деятельности службы документационного обеспечения управления (ДОУ) определяются положением о ней.

К функциям службы документационного обеспечения управления относятся:

- полное информационно-документационное обслуживание деятельности учреждения, включающее прием, учет, первичную обработку и отправку корреспонденции, распределение, доставку, печатание и размножение документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.

- организационно-методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства во всех структурных подразделениях.

- систематическое совершенствование информационно-документационного обслуживания путем внедрения ЭВМ и средств механизации управленческого труда.

- организация повышения квалификации работников службы ДОУ.

В целом, нужно сказать, что уровень документационного обеспечения управления достаточно высок в силу надежной методической и базы и внимания со стороны управленческих структур к данной области деятельности. Вместе с тем совершенствование ДОУ не решает всех проблем информационного обеспечения. Необходимо уделять внимание и другим направлениям информационной работы.

Основным направлением совершенствования ДОУ в современных условиях является внедрение систем электронного документооборота. Этот процесс развивается весьма активно и предъявляет новые требования к службам ДОУ, которые обязаны не только реализовывать традиционные функции, но и решать задачи методической и нормативной поддержки электронного документооборота.

Изменение технической базы делопроизводства и использование новых технологий отразилось в необходимости расширения локальной нормативной базы, связанной с описанием технического, программного обеспечения, технических процедур работы с автоматизированной системой и организацией доступа к информационным ресурсам. В связи с этим возникает проблема разработки нормативных актов по использованию системы автоматизации документооборота; классификаторы документов организации, состава и структуры информации о документах.

Внедряемые корпоративные системы автоматизации документооборота предусматривают автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом, выполнения справочно-информационной, аналитической работы. В условиях автоматизированной системы появляется возможность, не осуществимая в рамках традиционных технологий – вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе территориально удаленных. Это усиливает позиции службы ДОУ в деятельности учреждений. На первый план выходят организационные и методические функции службы ДОУ, а не только осуществление регистрации документов и выполнение других традиционных функций делопроизводства.

На практике нередко происходит недооценка необходимости закрепления новых процедур работы в организационно-распорядительных документах, локальных нормативных актах организации. Логика рассуждений в этом случае примерно такая: «Автоматизацией занимались и раньше, но никакие документы, кроме инструкции по делопроизводству, не утверждались». Сегодня ситуация меняется, внедрение многофункциональных систем автоматизации документооборота, требует тщательной проработки всех нормативно-методических и организационных аспектов.

В числе вопросов, требующих регламентации в связи с внедрением автоматизированной системы документооборота, следует назвать:

- Общие положения по использованию системы – ее назначение, порядок установки клиентских мест и определение прав пользователя. Регламентация доступа к БД. Требования к подготовке пользователя. Роль службы ДОУ в организационном и методическом обеспечении функционирования системы и контроль за организацией документооборота.

- Категории документов, работа с которыми осуществляется в системе – классификация документов, разграничение функций по регистрации конкретных категорий документов. Виды документов, для которых используется передача электронных файлов. Категории документов, подлежащих сканированию.

- Виды работ – перечень видов работ по входящим, исходящим и внутренним документам для службы ДОУ. Правила заполнения реквизитов электронных карточек. Требования к выполнению основных операций. Работа исполнителей с документами. Контроль исполнения поручений. Порядок передачи бумажных документов и их электронных образов.

- Внедрение классификаторов системы и их использование. Распределение функций по ведению классификаторов и порядок внесения изменений.

- Контроль за правильностью заполнения информационных полей. Организация контроля за правильностью заполнения полей.

Следует выделить следующие уровни регулирования автоматизированной системы документооборота:

1 уровень – инструкция по делопроизводству; организационно-распорядительные документы по вопросам ДОУ, внедрения и использования КАС, например, Регламент работы с документами в Системе автоматизации документооборота, утвержденный приказом;

2 уровень – организационно-методические документы, подготовленные профильными подразделениями, в т.ч. рекомендации по внедрению системы, типовые классификаторы, рекомендации по технологии документооборота, рекомендации по установке клиентских мест

3 уровень – методические и информационно-справочные материалы по системе, размещаемые на внутреннем сайте организации

4 уровень – организационно-распорядительные и методические документы, издаваемые головной организацией по вопросам внедрения и использования САД.

Таким образом, в результате внедрения новых информационных технологий в ДОУ происходят существенные перемены в структуре, задачах, направлениях деятельности документационных служб. Изменяется и профессиональная структура службы ДОУ, в состав которой должны быть включены специалисты, занятые организацией и развитием автоматизации документооборота, выполняющих функции системных технологов, администраторов и т. д.