Направления работы с документами

Организация документооборота

Информационно-справочная работа

Экспертиза ценности документов

Организация архивного хранения

Цели работы

Рациональное дви-жение и сохранность документов.

Обеспечение руководства информацией.

Работа в экспер-тной комиссии.

Соблюдение сро-ков хранения информации.

Рис. 26.2. Комплекс функций делопроизводства

Основными информационно-справочными функциями службы делопроизводства являются: представление руководству входящих документов для рассмотрения и распределения их между специалистами для исполнения; учет места нахождения документов и сроков их исполнения; формирование аналитических отчетов о состоянии исполнительской дисциплины в организации; разработка и использование информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных); информационно-справочное обслуживание должностных лиц, а в отдельных случаях и секретарское обслуживание; подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов; формирование и ведение дел.

Экспертиза ценности документов проводится в целях анализ ценности входящих, внутренних и исходящих документов; отбор документов подлежащих архивному хранению; формирование акта документов, подлежащих уничтожению из-за потери деловой ценности, с истекшим сроком хранения, а также черновиков и ненужных копий; представление акта документов, подлежащих уничтожению, на подпись руководителю компании; уничтожение отобранных ненужных документов путем сожжения, измельчения или сдачи в макулатуру как вторичного сырья.

Организация архивного хранения документов включает: подготовку дел к сдаче в архив; выдачу архивных документов или их копий по распоряжениям руководства; проверку сроков хранения документов в архиве организации; передачу дел в ведомственный архив; уничтожение дел по истечению срока хранения.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 введены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством. Это свидетельствует, прежде всего, о том, что с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.

Последние годы характеризуются широким внедрением компьютеризированных технологий в сферу работы государственного аппарата и предоставления государственных услуг в электронном виде. Для этого издано Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». В июле 2010 г. вступил в силу Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 07.07.2010 № 210-ФЗ.  В целях реализации этого закона осуществляется поэтапный переход на межведомственное информационное взаимодействие при оказании государственных и муниципальных услуг в электронной форме между органами, предоставляющими эти услуги. Для этого должны быть разработаны Административные регламенты, устанавливающие порядок и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги.

Переход к электронным документам принципиально сокращает сроки их передачи – от недель до нескольких минут, позволяет направлять документ одновременно нескольким исполнителям, постоянно отслеживать стадии исполнения документа.

Вопросы для проверки уровня знаний:

1. Содержание документационного обеспечения управления.

2. Сущность закона Эйзенхауэра.

3. Юридическая сила документа.

4. Функции документа.