Глава 10. Контроль как функция менеджмента

10.1. Понятие и виды контроля

Руководитель любого уровня заинтересован в проверке результатов реализации его решений. Контроль как одна из конечных функций управления предназначен для проверки своевременности и качества реализации решений руководителя и принятия оперативных мер по устранению отклонений от установленного плана действий.

Контрольные функции в основном реализуют работники аппарата управления. К этому процессу следует периодически подключать и других специалистов, что не только повышает эффективность контроля, но и способствует приобретению ими управленческих навыков.

Исходными данными для эффективного контроля являются планы действий и распределение обязанностей между подразделениями и сотрудниками, чтобы знать, кто и за что отвечает. Основными требованиями к системам контроля, являются: эффективность, объективность, оперативность, экономичность и гибкость.

Эффективность системы контроля достигается за счет рационального определения критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой либо ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов, либо параметры, лучше других отражающие ход выполнения плана. Знание состояния реальных производственных процессов с помощью критических точек позволяет сдерживать расточительное использование сил и средств, а также своевременно влиять на достижение поставленных целей.

Объективность контроля во многом зависит от субъективных факторов, связанных с качествами личности проверяющих. Поэтому не следует поручать функции контроля материальных или финансовых потоков недостаточно добросовестным сотрудникам, которые могут использовать должностные обязанности в своих корыстных целях.

В особо ответственных сферах деятельности целесообразно, не считаясь с затратами, использовать автоматизированные или автоматические системы фиксирования состояния протекающих процессов в сочетании с возможностями реагирования на отклонения, которые надежно функционируют по типу автопилота.

Оперативность реализации контрольных функций зависит от частоты контроля, которая устанавливается руководителем коммерческой компании и может варьироваться в достаточно широких пределах в зависимости от важности ресурсов и интенсивности их движения. Контроль обычно включает как частые или даже непрерывные текущие процедуры контроля в ходе технологического процесса деятельности, так и контрольные сверки фактического наличия ресурсов с учетными данными с временным закрытием объектов или их части "на переучет".

При высоком уровне интенсивности потоков целесообразно применять дорогостоящие автоматизированные системы учета наличия и движения материальных ценностей с применением штрихового кода на товарах и упаковке.

Экономичность процессов контроля нередко вступает в противоречие с требованием оперативности проверок, затраты на проведение которых могут существенно превышать возможный ущерб от ошибок, просчетов или хищений. К тому же избыточность контроля создает помехи реальной производственной деятельности.

В то же время недооценка значения функции контроля в управлении или поверхностность проведения ее процедур могут стать одной из причин травм, поломок, аварий и катастроф с громадным материально-техническим и финансовым ущербом, а в крайних случаях к неоправданным человеческим жертвам.

Особо следует отметить взаимосвязь мелочного слежения за процессами производственной деятельности с целенаправленным поиском пробелов в действиях должностных лиц или отступлений от технологических процессов с последующими массовыми явлениями получения (вымогательства) взяток, чаще всего, через подставных лиц, что становится источником невиданных размеров коррупции в органах власти.

Гибкость применения процедур контроля означает возможность работы на принципах доверия с добросовестными сотрудниками, партнерами и потребителями. Нередко в этих целях руководителями проводится внутренняя проверка (самоаттестация) или добровольная сертификация продукции и услуг.

Принцип доверия не исключает регулярность проверок силами сотрудников государственной инспекции труда, торговой инспекции и других уполномоченных органов в целях профилактики нарушений прав потребителей.

Особые меры контроля применяются после совершения происшествий, которые должны восприниматься как сигнал неблагополучия, после его поступления ставится задача не допустить лавинообразных неблагоприятных явлений.

Выделяют три вида контроля (Табл. 10.1): предварительный, текущий и заключительный. Каждый вид контроля имеет специфические цели, а в соответствии с результатами проверки реализуется ряд специфических мероприятий.

Предварительный контроль направлен на подготовку руководителю данных для принятия им обоснованного управленческого решения, то есть осуществляется еще до начала практической деятельности. Цель предварительного контроля заключается в проверке готовности сил и средств к выполнению предстоящих производственных задач. Контроль обычно охватывает три основные области - трудовые, материально-технические и финансовые ресурсы:

в области трудовых ресурсов проверяются профессиональные качества сотрудников, компетентность руководящего состава, выявляется необходимость обучения новым технологиям труда, организуется передача накопленного передового опыта;

Таблица 10.1.