Для створення форм в Access використовуються наступні види.

• Автоформа - автоматизований засіб для створення форм трьох стандартних типів: у стовпець, стрічкова, таблична. При цьому у форму вставляються всі поля джерела даних. ,

• Майстер форм - програмний засіб, що дозволяє створювати структуру одного із трьох стандартних типів форми в режимі діалогу з розроблювачем форми. При цьому у форму уставляються обрані користувачем поля із джерела даних.

• Конструктор форм - дозволяє конструювати форму користувачем у вікні конструктора форм.

Самим зручним способом створення нової форми є наступна технологія: форма створюється з використанням автоформи або майстром форм, а потім допрацьовується в режимі конструктора.

Джерелом дані форми є одна або кілька зв'язаних таблиць й/або запитів.

Елементом керування називають кожний об'єкт форми або звіту, який служить для виводу даних на екран, оформлення або виконання макрокоманд. Елементи керування можуть бути зв'язаними, такими, які обчислюють, або вільними.

Зв'язаний (приєднаний) елемент керування приєднаний до поля базової таблиці або запиту. При уведенні значення у зв'язаний елемент керування поле таблиці поточного запису автоматично обновлюється. Поле таблиці є джерелом даних зв'язаного елемента керування.

Елемент керування, який обчислюється, створюється на основі виражень. У вираженнях можуть використовуватися дані полів таблиці або запиту, дані іншого елемента керування форми або звіту й функції.

Вільні елементи керування призначені для виводу на екран даних, ліній, прямокутників і малюнків. Вільні елементи керування називають також змінними або змінними пам'яті.

Всі елементи керування можуть бути додані у форму або звіт за допомогою панелі інструментів елементів керування, яка з'являється при роботі з формою або звітом.

Звіти, їх створення, призначення та використання. Звіт — це об'єкт бази даних, який призначений для виводу інформації з баз даних, насамперед на принтер. Звіти дозволяють вибрати з баз даних потрібну користувачеві інформацію, оформити її у вигляді документа, перед виводом на печатку переглянути на екрані. Джерелом даних для звіту може служити таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображуватися поля, які обчислюються, наприклад, підсумкові суми.

Нижче наведені види звітів.

• Одноколонний звіт (у стовпець) — довгий стовпець тексту, що містить напису полів, їхнього значення із всіх записів таблиці або запиту.

• Багатоколонний звіт — створюється зі звіту в один стовпчик і дозволяє вивести дані звіту в трохи колонок.

• Табличний звіт — звіт, який має табличну форму.

• Звіт з угрупованням даних і підведенням підсумків — створюється з табличного звіту об'єднанням даних у групи з підрахунком підсумків.

• Перехресний звіт — будується на основі перехресних запитів і містить підсумкові дані.

• Складений звіт — звіт, який має складну структуру та включає один або кілька звітів.

• Звіт, отриманий злиттям документів з Word (складовій документ).

• Поштові наліпки — спеціальний тип багатоколонного звіту, призначений для печатки імен й адрес груп.

• Звіт по зв'язаних таблицях — звіт, який дозволяє виводити дані з декількох таблиць, що мають зв'язок один-до-багатьох.

• Структура звіту. Звіт може складатися з наступних розділів.

• Заголовок звіту - відображується тільки на першій сторінці й визначає висоту області заголовка звіту, що може містити текст, графіку й інші елементи керування.

• Верхній колонтитул - виводиться на верху кожної сторінки; як правило, містить заголовки стовпців.

• Заголовок групи - друкується перед першим записом, що входить у групу; звичайно містить підсумкові дані по записах, що входить у групу.

• Область даних - призначена для відображення записів джерела даних звіту.

• Область примітки групи - відображується після обробки останнього запису групи; звичайно містить підсумкові дані по записах, що входять у групу.

58

• Нижній колонтитул - виводиться внизу кожної сторінки; містить, наприклад, номер сторінки звіту, дату печатки звіту й т.д.

• Розділ приміток - відображується тільки внизу останньої сторінки; сюди поміщають поля з підсумковими значеннями по всіх записах, включеним у звіт. Звіт може бути створений за допомогою Майстра звітів або в режимі Конструктора. Звичайно використовують обидва способи. Майстер звітів дозволяє прискорити процес створення звіту, робота в ньому робиться в пок-роковому режимі в діалозі з користувачем. Доробити створений майстром звіт можна в режимі Конструктора.

Розділ Область даних може містити поля, які обчислюються, призначені для відображення у звітах значень виражень на основі вихідних даних.

У режимі Конструктора доступні такі властивості звіту, як Сортування й угруповання даних, які розташовані на панелі інструментів конструктора звітів і форм. У діалоговому вікні Сортування й угруповання можна визначити поле або вираження, по якому будуть згруповані дані, а також згруповані дані можна відсортувати по зростанню або убуванню. ACCESS дозволяє групувати дані двома способами - по категоріях і по діапазону значень, що може бути як числовим, так й алфавітним.