Субд ms access та її основні можливості

MS Access у цей час є однією з самих популярних серед настільних програмних систем управління базами даних. Серед причин такої популярності слід зазначити:

• високий ступінь універсальності й продуманості інтерфейсу, що розрахований на роботу з користувачами будь-якої кваліфікації. Зокрема, реалізована система управління об'єктами бази даних, яка дозволяє гнучко й оперативно переходити з режиму конструювання в режим їхньої безпосередньої експлуатації;

• глибоко розвинені можливості інтеграції з іншими програмними продуктами, що входять до складу MS Office, а також з будь-якими програмними продуктами, що підтримують технологію OLE.

- багатий набір візуальних засобів розробки.

MS Access - високопродуктивна (32-розрядна) система управління реляційними базами даних, що входить до складу професійної версії інтегрованого пакету Microsoft Office.

MS Access призначена для розробки настільних баз даних і створення додатків баз даних архітектури клієнт-сервер, що працюють під управлінням операційних систем сімейства Windows. Ця система доступна для користувача будь-якого рівня.

MS Access працює з об'єктами, до яких належать таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Усі пов'язані між собою об'єкти організовані в один файл, називаний базою даних.

Основні розділи головного вікна відповідають типам об'єктів, які може містити база даних MS Access. Це Таблиці, Запити, Форми, Звіти, Макроси та Модулі.

Інтерфейс роботи з об'єктами бази даних уніфікований. Для кожного з них передбачені стандартні режими роботи:

• Створити - призначений для створення структури об'єктів,

• Конструктор - призначений для зміни структури об'єктів,

• Відкрити - призначений для роботи з об'єктами бази даних. Важливим засобом, що полегшує роботу з MS Access для починаючих

користувачів, є майстри - спеціальні програмні надбудови, що призначені для створення об'єктів бази даних у режимі послідовного діалогу. Для досвідчених користувачів існують можливості гнучкішого управління ресурсами та можливостями об'єктів СУБД у режимі конструктора.

Специфічною особливістю СУБД MS Access є те, що вся інформація, що належить до однієї бази даних, зберігається в єдиному файлі. Такий файл має розширення .mdb.

Основні етапи розробки бази даних у середовищі ms Access

Перелічимо основні етапи розробки баз даних:

• розробка та опис структур таблиць даних;

• розробка схеми даних і завдання системи взаємозв'язків між таблицями;

• розробка системи запитів до таблиць бази даних і, при необхідності, інтеграція їх у схему даних;

• розробка екранних форм уведення/виводу даних;

• розробка системи звітів за даними;

• розробка програмних розширень для бази даних, що вирішують специфічні завдання з обробки інформації, що міститься в ній, за допомогою інструментарію макросів і модулів;

• розробка системи захисту даних, прав і обмежень за доступом.

Створення таблиць і схем даних

Процес розробки бази даних у СУБД MS Access починається з завдання опису структур таблиць. Натиснувши кнопку "Створити" і обравши у вікні, що з'явилося, "Режим конструктор", ми потрапляємо у вікно, призначене для введення опису структури створюваної таблиці. Процес опису атрибутів поля починається з присвоєння йому імені (ідентифікатора). Бажано, щоб це ім'я було з одного боку інформативним, з іншого - коротким для зручності маніпуляцій з ним. Далі необхідно визначити тип поля, що, мабуть, повинно робитися, виходячи із змісту даних, які у ньому зберігатимуться. Поле може мати додаткові атрибути:

• формат поля, що визначає умови виводу даних з цього поля (за замовчуванням);

• маска введення, що визначає умови введення даних у поле;

• підпис – містить розширений заголовок;

• значення за замовчуванням - дозволяє вказати значення, що привласнюється полю автоматично при створенні нового запису. У нашому випадку за замовчуванням буде задаватися поточна дата, що повертається убудованою функцією Date();

• умова на значення – визначає вимоги до даних, що вводяться в поле. Наприклад, для виконання вимоги, щоб дата емісії передувала поточній, потрібно задати вираз <=Date();

• повідомлення про помилку – визначає текст повідомлення, що виводи-тиметься у випадку порушення заданої вище умови;

• обов'язкове поле – вказує, вимагає чи ні поле обов'язкового введення значення;

• індексоване поле – визначає індекс, створюваний за даним полем. Ін-декс прискорює виконання запитів, у яких використовуються індексовані поля, і операції сортування та групування.

Механізм опису логічних зв'язків між таблицями в MS Access реалізований у вигляді об'єкта, що називається "Схемою даних". Перейти до її створення можна через меню "Сервіс/Схема даних". Виділяють кілька типів зв'язків між таблицями в схемі.

«Один до одного» - одному значенню поля в одній таблиці відповідає тільки одне значення поля в іншій. «Один до багатьох» - одному значенню поля в одній таблиці відповідає кілька значень в іншій.