3.1.3. Организация комплектования

           Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, помните, что после выхода документов из оперативной работы дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в архив. В архив организации сдаются дела, оконченные делопроизводством, со сроками хранениями, как правило, постоянно, свыше 10 лет, а также дела по личному составу. При этом Вы должны опираться на номенклатуру дел, но передача дел в архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.            Дела передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.            Если Вы работник архива организации, Вам необходимо четко наладить передачу документов из структурных подразделений, лучше заранее составить график их поступления в архив, согласовав его с руководителями структурных подразделений.            В процессе передачи дел Вы обязаны проверить:            правильность формирования и оформления дел:            соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой и количество этих же дел, включенных в опись.      

*** 

           Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела, начертанным на его обложке, и содержимым дела. Признаки формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения. Однако работник сферы делопроизводства может по ошибке подшить в данное дело документы другого автора или документы по другому вопросу, нежели те, которые указаны в заголовке.            Дела, передаваемые в архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела и другие категории дел составляется внутренняя опись. Во внутренней описи указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых находится документ.            Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи - очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения их меньше, чем было ведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.            Все замеченные вами недостатки в формировании и оформлении дел работники службы документационного обеспечения управления обязаны устранить.            Если Вы работник государственного или муниципального архива, то должны строго следить за соблюдением сроков хранения документов в архивах организаций - источников комплектования.            Документы, отнесенные к составу АФ РФ, до их передачи в государственный или муниципальный архив находятся на временном хранении в организации (архиве или архивохранилище) в течение сроков, установленных ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 22):            1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;      

     2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;            3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;            4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:            а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;            б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;            в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;            г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;            д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;            е) научной документации - 15 лет;            ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;            з) видео- и фонодокументов - 3 года.            Передача дел на хранение в государственный или муниципальный архив осуществляется от организаций по описям дел постоянного хранения, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа, а также по актам приема-передачи.            В государственном и муниципальном архиве строго следят за соблюдением вышеуказанных сроков передачи документов от источников комплектования.            Передача документов из каждого учреждения - источника комплектования в государственный и муниципальный архив осуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного и муниципального архива документами одного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:            сначала на заседании ЭПК государственного и муниципального архива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается у них);      

     затем в архив организации выезжает сотрудник государственного или муниципального архива для проверки состояния и оформления дел и т.д.;            наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение.            В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а архив организации составляет справку о причинах отсутствия дел, а также оформляет акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.            Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков хранения в организации или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых дел, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного или муниципального архива и самой организации, передающей документы.            Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного или муниципального архива). Один экземпляр описи остается в архиве организации. На трех экземплярах описи, переданных в государственный или муниципальный архив, делается отметка о передаче документов. Таким образом, всего составляется четыре экземпляра описи.            В современных условиях архивы используют и методы "активного комплектования", которое включает в себя:            проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;            выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения событий общественно-политической жизни;            анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;            сбор воспоминаний, составление хроники событий;            сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, "круглых столах" с фондообразователями.            Основой работы по "активному комплектованию" является высокий профессионализм, компетентность и активная жизненная позиция архивиста.            Комплектование документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в следующем:            выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом;            выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;            установлении контактов с заинтересованными министерствами и ведомствами и их органами на местах, фондами, общественными организациями по связям с зарубежными странами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческими средствами массовой информации, а также представителями научной общественности;            подготовке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России;            составлении перечней фондов, коллекций, собраний и отдельных документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам;            изучении обстоятельств попадания за рубеж документов российского происхождения;            выявлении сведений о документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в Россию в виде подлинников, а также документов по истории России, полученных в виде копий;            своевременном информировании вышестоящего органа управления архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинников или копий;            осуществлении оперативного взаимного информирования о местонахождении профильных архивам документов;            осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями документов в соответствии с соглашениями Федерального архивного агентства России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;            приеме подлинных документов или их копий на постоянное хранение (Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. С. 108-109 [13]).            Прием полученных из-за рубежа документов в архиве осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов.            Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету [25, с. 91].