Тема: Табличный процессор ms Excel
План:
1. Основные понятия табличного процессора MS Excel.
2. Рабочие книги и файлы MS Excel.
3. Введение и форматирование данных в программе MS Excel.
4. Создание диаграмм в MS Excel.
5. Анализ данных с помощью сводных таблиц.
Основные понятия табличного процессора MS Excel.
Система Excel, которая является составной частью популярного пакета Microsoft Office, предоставляет пользователю развитые возможности для работы с табличной информацией. Эти возможности включают:
средства для подготовки, оформления, сохранения и защиты данных;
мощный и удобный аппарат для выполнения различных вычислений;
развитые средства для анализа данных в виде графиков и диаграмм;
применение к табличным данным действий, традиционных для баз данных;
поддержка главных форматов "настоящих баз данных" и не только баз данных ("импорт" и "экспорт" данных);
наличие специализированных "решебников задач";
мощные средства для программирования и создания макросов.
Excel выступает не только как очень мощная и удобная самостоятельная система, но и как средство, которое дополняет и расширяет возможности других, более специализированных систем (бухгалтерские программы, приложения, работающие с базами данных, текстовые редакторы и другие).
Рабочий лист
Главные операции с данными выполняются на рабочем листе. Для различных форм представления данных (например, данные и формулы, диаграммы, макросы) используются листы различных типов. Главный тип листа (для работы с данными) состоит из строк и столбцов, которые, пересекаясь, образуют ячейки. Ячейки используются для хранения данных и формул. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Имя колонки (обычно обозначается буквами от A до IV) и строки (обозначается числом) образуют адрес ячейки (например, A1).
Рабочие листы образуют рабочую книгу. Каждая такая книга может содержать от 1 до 256 листов. Сохраняя информацию во внешней памяти в виде файла, Excel записывает туда рабочую книгу. В ходе работы с информацией (книгой), можно добавлять, удалять и переименовывать листы рабочей книги. Область ярлыков рабочих листов позволяет легко перейти к нужному письма.
Расположенные
слева от ярлыков кнопки
прокрутки ярлыков
предназначены для отображения на экране
ярлыков других писем.
Excel позволяет одновременно открыть несколько рабочих книг, количество которых ограничено только объемом оперативной памяти. Каждая рабочая книга будет представлена в своем отдельном окне и имеет все указанные выше элементы управления. Как обычно, в среде Windows, открытые рабочие окна допускают различные способы расположения в окне системы Excel.
Строка формул
Задать отображение или скрыть строку формул на экране можно, используя команду «Вид - Строка формул». Эта строка имеет различные формы в зависимости от содержания активной ячейки. Ниже приведен пример, когда ячейка В2 включает в себя текст.
В поле имени строки формул (сверху, слева) представлены адрес или имя активной ячейки. Это поле позволяет, например, указав адрес ячейки (или диапазона ячеек), быстро перейти к нужной ячейке (или выделить диапазон ячеек).
Если ячейка содержит формулу, строка формул принимает несколько иной вид.
В поле содержимого строки формул (сверху, справа) показано содержание активной ячейки. Например, для ячейки, которая сохраняет формулу, поле содержимого отражает формулу, тогда как сама ячейка отражает результат вычисления формулы. Поле содержимого предоставляет удобные средства для ввода и редактирования значений. При этом в строке формул появляются кнопки для подтверждения и отмены сделанных изменений, а также кнопка для активизации панели формул в режиме ввода и редактирования формул.
Главные параметры
В любой момент использования Excel можно задать различные параметры, которые влияют на его работу и учитываются в дальнейшем программой по умолчанию. Эти параметры задаются в окне диалога «Параметры», вызываемого на экран выбором команды «Сервис - Параметры».
Окно диалога «Параметры» имеет 13 вкладок. Рассмотрим некоторые из них:
Параметры вкладки «Вид» позволяют изменить вид окна программы. Например, они позволяют задать, отображать строку формул, строку состояния, индикаторы примечания, линейки прокрутки, линии сетки.
Параметры вкладки «Вычисления» определяют способ выполнения вычислений и управляют внешними ссылками в рабочей книге. Например, они позволяют задать, вычислять значения всех формул автоматически, или ожидать специального указания пользователя - кнопка «Вычислить (F9)», что удобно при работе с очень большими и сложными таблицами, где используются мощные механизмы анализа данных, а также при наличии слабого и медленного компьютера. В результате активизации опции «точность как на экране» точность осуществляемых вычислений соответствует числу отображаемых на экране десятичных разрядов (по умолчанию точность вычислений составляет 15 знаков после запятой), что также может ускорить работу программы.
Параметры вкладки «Правка» используются программой при вводе и правке данных. Например, можно указать, поддерживать перемещения и копирования ячеек и областей с помощью мыши, разрядность дробной части по умолчанию, направление перехода к другой ячейки после ввода данных, визуальные эффекты при удалении ячеек таблицы.
На вкладке «Общие» собраны общие параметры, влияющие на работу программы в целом. Например, можно оговорить количество писем в новой создаваемой рабочей книге, вид адресации ячеек (D5, где D - имя колонки и 5 - номер строки, или R5C4, где R5 - строка 5 а C4 - столбик 4), используемый вид меню, шрифт.
Параметры вкладки «Переход» облегчают пользователям переход от программы Lotus 1-2-3 в Excel.
Вкладка «Списки» содержит списки, используемые при применении команды автоматического заполнения. Они задают определенный пользователем порядок сортировки.
Параметры вкладки «Диаграмма» определяют форматы и режимы, используемые программой по умолчанию при создании новых диаграмм. Например, они определяют, как понимать пустые ячейки, входящие в выделенный для анализа диапазон: игнорировать, предполагать нулевые значения, интерполировать по значениям соседних ячеек.
На вкладке «Цвет» можно задать цвета, используемые программой, или скопировать палитру цветов с другой рабочей книги.
Добавление кнопки на панель инструментов
Для добавления кнопки:
Откройте вкладку «Команды» окна диалога «Настройка», выполнив сначала команду «Сервис - Настройка ...».
Выберите из списка «Категории» категорию кнопок. В поле «Команды» отражаются соответствующие команды с кнопками, входящие в выбранной категории.
Перетащите нужную кнопку в окне диалога на панель инструментов мышью при нажатой левой клавиши.
Для удаления кнопки:
Откройте окно диалога «Настройка».
Перетащите соответствующую кнопку на панели инструментов в любую позицию рабочего окна.
Аналогичным способом можно перемещать кнопки внутри панелей. Для восстановления исходного набора кнопок встроенной панели инструментов:
Откройте вкладку «Панели инструментов» окна диалога «Настройка».
Выберите из списка соответствующую встроенную панель.
Нажмите кнопку «Сброс ...».
Управление окнами
Excel, как и большинство других Windows-программ, предлагает целый ряд команд для выполнения операций над окнами. Новые окна открываются автоматически при открытии рабочих книг. Можно открыть несколько окон и для одной рабочей книги, используя команду «Окно - Новое».
Определение способа расположения окон
Окна открытых рабочих книг могут быть расположены в окне программы несколькими способами. Чтобы воспользоваться одним из стандартных способов расположения:
Выполните команду «Окно –Упорядочить ...».
В окне диалога выберите способ расположения окон. Если выбранный способ расположения должен относиться только к окнам текущей рабочей книги, включите соответствующий параметр в окне диалога «Расположение окон».
Сокрытие и отображение окон
Если окно рабочей книги на время необходимо убрать с экрана, его можно скрыть. Окно при этом не будет закрыт, и его можно отобразить в любой момент.
Для сокрытия окна:
Перейдите в окно, что вы хотите скрыть. Например, выберите его из списка, в подменю для пункта «Окно».
Выполните команду «Окно – Скрыть».
Для отображения окна:
Воспользуйтесь командой «Окно – Отобразить».
Выберите из списка, представленного в окне диалога, имя требуемого окна.