3.3. Структурное планирование

Структуризация (создание иерархической структуры работ) - это декомпозиция целей проекта на более мелкие и более управляемые компоненты.

Процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса планирования проекта, определения его целей, а также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей.

Обычно применяют следующие виды структуризации проекта:

продуктовую, когда проект разбивается по элементам продукта проекта;

функциональную: т.е. декомпозицию по функциональным областям менеджмента; 

по этапам жизненного цикла проекта.

3.4. Управление стоимостью проекта

Управление стоимостью проекта объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета.

Управление стоимостью проекта касается, прежде всего, стоимости ресурсов, необходимых для выполнения плановых операций (трудовых, материальных, финансовых, информационных, учет уровня инфляции или расходов на непредвиденные обстоятельства).

Учет затрат в течение жизненного цикла, т.е. управление стоимостью в сочетании с методами оптимизации выгод может способствовать оптимизации процесса принятия решений, а также снижению стоимости и времени выполнения проекта, повышению качества и эффективности результата поставки проекта.

Финансовый цикл проекта - промежуток времени между моментом открытия финансирования по проекту и прекращением обязательств перед инвестором.

Виды оценки стоимости

Стоимостная оценка по аналогам означает, что при оценке стоимости текущего проекта в качестве основы принимается фактическая стоимость предыдущих схожих проектов. Этот метод часто используется при стоимостной оценке в условиях недостатка детальной информации о проекте (например, на ранних фазах проекта). Стоимостная оценка по аналогам производится с использованием экспертной оценки.

Оценка «снизу вверх». Этот метод включает в себя оценку стоимости отдельных пакетов работ или отдельных плановых операций с максимальной степенью детализации. Эта подробно рассчитанная стоимость суммируется или «переходит» на более высокие уровни и используется при составлении отчетов и для контроля за исполнением. Стоимость и точность оценки стоимости по методу «снизу вверх» обычно зависят от размеров и сложности отдельных плановых операций или блоков работ. Обычно чем меньше трудоемкость операций, тем выше точность стоимостной оценки плановых операций.

Анализ предложений исполнителей и анализ необходимой стоимости проекта. В случаях, когда проект получают в результате конкурентной борьбы, может потребоваться, чтобы команда проекта провела дополнительную стоимостную оценку и определила стоимость отдельных результатов поставки и окончательную стоимость проекта в целом.

Анализ резервов. Многие специалисты по оценке включают в стоимость плановых операций резервы (иначе называются «средства на непредвиденные обстоятельства»). При этом возникает проблема потенциального завышения стоимостной оценки плановой операции. Резерв на непредвиденные обстоятельства - это оценка стоимости, используемая по усмотрению менеджера проекта в случае возникновения ожидаемых, но не определенных событий.

Стоимость качества - это изменение стоимости работ в зависимости от необходимости достижения определенного качества и затрат на проверку качества.

Стоимостные оценки отдельных плановых операций объединяются в группы по пакетам работ в соответствии со структурой работ. Затем стоимостные оценки пакетов работ объединяются в элементы более высоких уровней также согласно структуры работ и, в конце концов, образуется оценка стоимости всего проекта.

Каждая компания использует свои формы бюджета проекта. Бюджет проекта связан с управленческими статьями затрат компании, например:

• затраты на фонд оплаты труда;

• затраты на оборудование;

• затраты на услуги подрядчиков;

• затраты на командировки;

• затраты на налогообложение;

• затраты на непредвиденные расходы и т.д.

Бюджет проекта распределяется по статьям затрат и контролируется руководителем проекта. Кроме того, бюджет проекта контролируется обычно финансовым отделом компании или бухгалтерией, а также руководителем портфеля проектов. Иногда в проекте отдельно выделяется роль финансового контролера для управления бюджетом проекта.

В обязанности руководителя проекта входит также контроль финансовых потоков проекта - т.е. сроки оплаты работ подрядчикам и поставщикам, а также получение средств от спонсора или заказчика. Так как выделение средств из общего бюджета предприятия управляется чаще всего специальными подразделениями, руководитель проекта должен своевременно подавать заявки на выделение средств на затраты проекта и отчитываться по затратам.

Базовый план по стоимости - это распределенный по времени бюджет, используемый для мониторинга и контроля исполнения стоимости проекта. Он разрабатывается путем суммирования оценок стоимости расходов по периодам времени и обычно имеет вид S-кривой. 

Базовый план по стоимости является элементом плана управления проектом.

Для анализа исполнения календарного плана проекта и бюджета по стоимостным оценкам, наиболее распространенным методом измерения исполнения проекта и его управления является метод освоенного объема. Метод:

- представляет сведения об исполнении расходов и расписания проекта в денежных единицах.

- объединяет параметры содержания проекта, стоимости (или ресурсов) и сроков, что помогает команде управления проектом оценить эффективность исполнения проекта.

Метод использует систему отчетности с нарастающим итогом, которая основана на отслеживании трех показателей проекта.

Плановая стоимость запланированных работ или плановый объем - PV (Planned Value). Плановый объем рассчитывается на основании базового плана по стоимости и базового расписания, где каждая операция имеет свои сроки и оценку стоимости. Плановый объем представляет бюджет с нарастающим итогом и отображающий во времени, когда предполагается делать затраты согласно плану проекта.

Фактическая стоимость выполненных работ - AC (Actual Cost). Фактическая стоимость с нарастающим итогом отображается во времени для каждого отчетного периода.

Плановая стоимость выполненных работ или освоенный объем - EV (Earned Value). Объем работы эквивалентен бюджету, установленному для данной работы. Освоенный объем изображается на графике в конце каждого отчетного периода на основании информации о фактической выполненной работе.

Если проект выполняется в соответствии с планом, все три показателя будут иметь одинаковое значение. Отклонения между показателями могут стать сигналом об отставании проекта по срокам или перерасходе бюджетных средств. 

Ключевыми показателями методики освоенного объема являются:

- отклонение по стоимости - CV (Cost Variance). Равно разнице между плановой стоимостью выполненной работы и ее фактической стоимостью: CV = EV - AC;

- отклонение по срокам - SV (Schedule Variance). Равно разнице между плановой стоимостью выполненной работы и плановой стоимостью запланированных работ: SV = EV - PV;

- коэффициент выполнения бюджета (или индекс выполнения стоимости) - CPI (Cost Performance Index): CPI = EV / AC;

- коэффициент выполнения календарного плана (или индекс выполнения сроков) - SPI (Schedule Performance Index). SPI = EV / PV.

Индексы - применяются, когда сравнение абсолютных показателей проектов невозможно.

На представлены различные варианты состояния проекта и соответствующие им значения показателей.