Лекции «Форматы данных в Еxcel»
1 Ввод данных в ячейки листа
Ячейки электронной таблицы могут содержать самую разнообразную информацию: текст, числовые значения и формулы.
При вводе данных Еxcel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в активной ячейке или в строке формул.
Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое отобразится в строке формул. Кроме того, в этой строке появится 3 кнопки для обработки содержимого ячейки.
Ввод данных завершается нажатием клавиши [Enter] или кнопки с изображением галочки в строке формул.
Введенные числовые значения автоматически выравниваются по правому краю, а текстовые данные – по левому.
Если длина введенного в ячейку текста превышает ширину этой ячейки, то после завершения ввода текст либо полностью отображается в таблице, закрывая расположенные справа пустые ячейки, либо урезается по правому краю ячейки, если соседняя ячейка содержит какую либо информацию. Урезанный текст полностью отображается только в строке формул.
Если числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейку, вместо них на экране отображается соответствующее число символов (#).
Еxcel автоматически распознает форматы дат, значений времени и процентов и соответствующим образом выводит данные на экран. Для дат и значений времени существует несколько форматов.
При вводе значений, выраженных в процентах, содержимое ячейки автоматически форматируется. Например, при воде символа % в ячейку с числом 34 содержимое ячейки изменится и станет 0,34.
Ввод данных становится легче при использовании выделенных диапазонов, поскольку направление перемещения указателя ячейки определяется очередностью выделения ячеек. После заполнения последней ячейки выделенного диапазона и нажатия клавиши [Enter] указатель ячейки возвращается в его левый верхний угол.
Excel позволяет пользователю выполнить следующие действия над содержимым ячеек (числами или текстом):
Задать новый шрифт или размер;
Применить начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный или полужирный курсив);
Применить цвет;
Применить специальный эффект (подчеркивание,
зачеркивание, верхний индекс или нижний индекс).
Для того чтобы переформатировать содержимое ячеек, необходимо выполнить команду Ячейки в меню Формат, показанное на рисунке 3, затем активизировать вкладку Шрифт. В Excel рекомендуется использовать шрифт непропорциональный Courier New, в котором все символы имеют одинаковую ширину, вследствие чего упрощается подбор ширины столбцов. В Excel вводимые данные выравниваются автоматически: текст - по левому краю, а числа - по правому. Способ выравнивания данных в ячейках определяется на вкладке Выравнивание в двух больших группах: по горизонтали и по вертикали.
В Excel появилась возможность размещать содержимое ячейки под определенным углом. Угол поворота устанавливается путем ввода значения в поле градусов или вращения стрелки. В любом случае значение лежит в диапазоне от -90' до 90'. Появилась еще одна возможность Excel-это перенос текста. Когда установлен флажок Переносить по словам, Excel (вместо переноса не умещающегося в ячейке текста в соседнюю ячейку справа) переносит текст на другие строки в данной ячейке.
Новая возможность Excel - выравнивание текста с объединением ячеек. Если в поле Отображение активизирована опция Объединение ячеек, то ячейки выделенного диапазона объединяются в одну ячейку, а данные выравниваются относительно границ новой ячейки. Адресом объединенной ячейки становится адрес ячейки, которая находилась в левом верхнем углу диапазона.
В Excel имеется целый арсенал средств, позволяющих улучшить визуальное восприятие таблицы. Путем добавления рамок, цветов, палитры и теней можно добиться повышения наглядности таблицы и облегчить работу с содержащимися в ней данными.
Используя различные рамки и варьируя ширину столбцов и высоту строк, пользователь может создавать любой бланк. Прежде всего, следует выделить диапазон ячеек, который нужно заключить в рамку, затем открыть меню Формат и щелкнуть команду Ячейки, вкладку Граница.