6. Протокол

Протокол занимает особое место в системе организацион­но-распорядительных документов. Он содер­жит информацию о ходе обсуждения каких-то вопросов, имеет постановляющую часть и следовательно, относится к организационно - распоряди­тельным документам.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе­ренциях и прочих совещательных структур, действующими на условиях коллегиального принятия решений.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов, собрания ак­ционеров, советов трудового коллектива, заседания советов директоров и пр.

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний и д.р.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. Проведению совещания (заседания) любого уровня дол­жна предшествовать подготовительная работа. Для участ­ников заседания готовится и раздается и согласовывается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня. Протокол ведется во время заседания секретарем, ко­торый конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных запи­сей, которые ведутся во время заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на продольном бланке или на чистом листе бума­ги, на котором указывается наименование предприятия.

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»). В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Повестка дня заседания, как правило, составля­ется заранее и должна включать оптимальное количество вопро­сов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Последним пунктом повестки дня как правило является пункт под названием «Разное»

К протоколу прилагается список рассылки протокола и выписок из протокола.

Все виды протоколов включают следующие элементы:

• наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;

• вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру.

Например: