45

В ОРОНЕЖСКИЙ ИНСТИТУТ ВЫСОКИХ ТЕХНОЛОГИЙ

Н.И.ЛЯДОВА,

к.э.н., доцент

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по выполнению самостоятельных работ

по дисциплине

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

для студентов – бакалавров всех форм обучения

Воронеж 2017

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ВЫПОЛНЕНИЮ САМОСТОЯТЕЛЬНЫХ РАБОТ

Общие положения

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» базируется на знаниях, умениях и навыках, полученных студентами при теоретическом изучении дисциплины и выполнении практических работ, с целью - получить знания, необходимые для правильного составления и оформления документов, возникающих в процессе делопроизводства, освоить порядок документирования организационно-распорядительных, информационно-справочных документов, включая документы личного характера.

в процессе самостоятельной работы над курсом студенты должны освоить основные теоретические понятия и определения курса о процессе документирования и организации документооборота.

Самостоятельная работа предполагает работу по выполнению заданий на основе изучения методических материалов, конспектов лекций, учебной и специальной литературы: чтение текстов, составление конспектов, ознакомление с нормативными документами по теме; подготовку к практическим занятиям, оформлению самостоятельный (домашних) заданий, отчетов по практическим занятиям и подготовку к их защите.

При самостоятельной работе, целесообразно разбирать и выполнять различные виды документации, в том числе, и заявление о найме на работу, написание резюме, приглашение на презентацию, автобиографии, характеристики, составление доверенности и расписки. Кроме того, учащийся должен иметь навыки ведения деловой и коммерческой переписки.

Студент должен уметь не только составлять, но и оформлять различного вида документы.

Результатом изучения курса, включая процесс самостоятельного изучения, будет аттестация студентов в устной форме.

Студенты должны самостоятельно выполнить задания по проблемной тематике, уметь подготовить различные документы .

После выполнения заданий, подготовки документов необходимо проверить правильность ответов, используя учебник, материалы лекций или другой литературы, которую студенты изучали.

Схема подготовки документа приведена ниже. Рекомендовано использование ПК.

1. Общие теоретические указания по выполнению самостоятельных работ

1. Создание текста на компьютере

Для создания любого документа необходимо владеть не только навыками составления «заготовок» самих документов, но и работе на компьютере.

Общие требования для оформления документов

Шрифт TIMES NEW ROMAN; размер основного шрифта - 14, табличного -12, межстрочный интервал 1,5, в таблице – 1,0; рекомендуемые поля страницы: левое – 35 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 30 мм. Нумерация страниц – вверху, от центра

Заголовки разделов и подразделов – полужирный шрифт. Бумага стандартного формата А4. Все схемы, рисунки, таблицы, диаграммы, графики должны иметь название и порядковый номер.

Использование подзаголовков, абзацных от­ступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания.

Однако использование в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержа­ния (не следует использовать более 2 шрифтов одновре­менно).

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако, если текст бу­дет распечатываться на черно-белом принтере, следует иметь в виду, что некоторые цвета при распечатке дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудно читаемым.

Программа MS Word осуществляет проверку орфогра­фии в фоновом режиме, одновременно с созданием доку­мента и подчеркивает красной волнистой линией незна­комые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекст­ном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласо­ванность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь ока­зывают словари синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках - англо-рус­ские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к вы­бранному слову.

1.2. Использование формуляра-образца при создании конкретных документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД).

Зона документа – то часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Рекомендуемые поля:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 30 мм.

Каждый документ состоит из отдельных составляю­щих его информационных элементов, которые называют­ся реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизиты - это опознавательные элемен­ты документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность дос­тупа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основ­ном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими в том числе и из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (гри­фы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она на­зывается постоянной частью, т.е. постоянные реквизи­ты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Дополняющая, конкретизирующая информация вно­сится при этом только при оформлении конкретного до­кумента и называется переменной частью, т.е. перемен­ные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

При подготовке к оформлении документов использу­ют следующие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (рис. 1 А) и Б) ).

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак (при условии его наличия в Положении, Уставе и/или Учредительном договоре);

04 – код организации;

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа.

30 - идентификатор электронной копии документа

Общая структура документа согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 и с учетом обозначенного разделения на блоки приведена на рис.1.

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения рек­визитов, пунктиром - переменные. Каждая зона опреде­ляется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизи­тов на бланках - угловой и продольный .

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой рек­визита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уров­не реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон распо­ложения реквизитов размещают одним из способов:

• центрованным (начало и конец каждой строки рек­визита равно удалены от границ зоны расположе­ния реквизитов);

• флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

А)		Б)
		13
01 02 03 13		01 02 03
06 07 14 15		06 07 04 05 08
04 05		09 10 11 12
Заголовочный блок Заголовочный блок 08		14 15
09 10
11 12
18 17 16		18 17 16
Информационный блок Информационный блок
19		19
Оформляющий блок Оформляющий блок
20 21 24		20 21 24
22 23 25		22 23 25
26		26
27 30 28 29		27 30 28 29