1. Вступление.

Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Включает в себя:

1. Заголовок – кратко о теме письма.

2. Обращение. Используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя, отчество). Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить. Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемые господа!

3. Вводная часть или преамбула. Излагается повод для письма. В этой части поясняют причины и цели написания письма. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

– В связи с ...

– Согласно контракту от 21.10.16. №15/10 ...

– Нами рассмотрены Ваши предложения ...

2. Основная часть.

Формулируется главная цель письма: сообщение, предложение, ответ, запрос, просьба, гарантия, благодарность, рекламация. В ней излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать.

Суть дела излагается от первого лица единственного числа или множественного числа, а также от третьего лица. Необходимо соблюдать чёткое деление на абзацы.

– Рады сообщить Вам ...

– Информируем Вас о том, что ...

– Извещаю, что ...

– Просим выслать ...

– Высылаем Вам ...

– Напоминаем Вам ...

– Подтверждаю, что ...

3. Заключение. В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного. Чаще всего представляет собой формулу вежливости – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом.

– Надеемся получить ответ в ближайшее время ...

– Просим ответить в двухнедельный срок ...

– Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество...

– Заранее благодарны ...

– Искренне Ваш ...

– С уважением ...

Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто без указания должности написать:

– С наилучшими пожеланиями.

– Всего наилучшего.

Если Вы решили сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма, то можете воспользоваться необязательным вспомогательным элементом Постскриптум (P.S.). 

Если письмо имеет приложение к основному тексту, дополняющее, разъясняющее или детализирующее отдельные вопросы, затронутые в документе, то оно оформляется на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Можно воспользоваться необязательным вспомогательным элементом Приложение. 

Таким образом, язык делового письма должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка, основными признаками которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств. Необходимо избегать неточностей, двусмысленности, излишнего употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть корректен и прост для понимания.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже трачено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова, короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:

- разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные - на второй;

- переносить от абзаца одну строку на следующую страницу - там должно быть не менее двух строк;

- заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.

Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом.

Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление «свободного пространства» на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой); это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект «приведения в порядок» страницы.

В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.

Благодаря появлению современных средств связи деловая переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Помимо электронной переписки деловое письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах писчей бумаги. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Внешний вид фирменного бланка – это своеобразная визитная карточка вашей компании, поэтому к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью.  Чем официальнее бланк письма – тем официальнее должен быть тон письма.

В случае отсутствия официального бланка деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

В России оформление официальных бланков регламентирует ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТом установлены два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством.

Текст самого письма рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5 – 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после получения.

На послания, полученные по факсу и электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных

Письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, поэтому информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер.

Составитель делового письма без затруднений составит нужный документ, если он будет иметь в своем распоряжении набор готовых, уже проверенных многолетней практикой конструкций (фраз, словосочетаний), по аналогии с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.

Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.

Список использованной литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2003.

2. Трофимова О.В. Основы делового письма: Учебное пособие / Трофимова О.В., Е.В. Купчик. – 3-е изд., стер. – М.: ФЛИНТА: Наука, 2014. -304 с.

3. Фролова П.И. Аксиомы делового письма и делового общения : Учебно-методическое пособие / П.И. Фролова. – Омск, 2012. – 80 с.

4. Рубанов В.Г. риторика: Учебное пособие / В.Г. Рубанов. – Томск, 2008. – 295 с.