1.2. Понятие делового письма и правила его оформления.

Под деловой коммуникацией, деловым общением понимается процесс обмена информацией, осуществляемый в связи с решением административных, финансово-экономических, правовых вопросов, с использованием устной и письменной формы речи, то есть процесс взаимодействия деловых партнёров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного рода предметной деятельности. Это предметно-целевая деятельность: предметом общения является дело, и деловой партнёр выступает как личность, значимая для другого. Основные задачи деловой коммуникации – продуктивное сотрудничество, улучшение партнёрских отношений. 

Письменная деловая коммуникация, традиционно называемая деловой перепиской, состоит из деловых текстов – самостоятельных единиц делового общения, обладающих следующими свойствами: коммуникативной мотивированностью, социальной тематичностью, ситуативной стереотипностью. Совокупность конструктивных параметров делового текста называют моделью письменной деловой коммуникации. Компонентами модели являются:

-общественно коммуникативная целеустановка (достижение договорённости в виде документа);

-предмет коммуникации (письмо, контракт, договор и т.п.);

-социальные взаимоотношения участников коммуникации;

-признаки ситуации делового общения (официальность, объективность, логичность, стереотипность и др.);

-канал общения (преимущественно письменный).

Термин деловое письмо используется в двух значениях: как аналог деловой переписки (включающей в себя все разновидности документов: справки, приказы, доверенности и т.д.) и как вид информационно-справочных документов, посредством которых передаются сведения, относящиеся к служебной и общественной деятельности.

Деловое письмо – обобщённое название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством обобщения различных организаций по поводу осуществляемый ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание её касается взаимных интересов.

Основным признакам, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в настоящее время они могут пересылаться также с помощью электронной почты.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явление практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несёт юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителей, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего её обращение в сфере делопроизводства. Обращение содержит себе последовательную смену информационных процессов – передачу, приём, обработку, хранение, поиск, копирование.

Деловому письму свойственны:

1) точность, детальность изложения;

2) неличный характер;

3) логичность и аргументированность.

Точность. Это качество проявляется в использовании специальной терминологии, однозначности нетерминологической лексики, ограниченные возможности синонимической замены, оправданная тавтология.

Неличный характер. Выражается в том, что в деловой речи глаголы 1 и 2 лица и местоимения употребляются в неопределённо-личном значении. Также неличный характер деловой речи проявляется в частом употреблении собирательных существительных: граждане, крестьяне, студенчество и проч.

Логичность и аргументированность изложения проявляется в синтаксисе: обилие сложных предложений с придаточными, которые передают логические отношения. Это придаточные предложения причины с союзами: «так как», «потому что», придаточные условия и следствия с союзами «если», «по причине». Уточнения текста передаются причастными и деепричастными конструкциями.

Структура текста делового письма – это последовательность расположения его составных частей. Текст любого письма состоит из следующих частей: 1) вступления, 2) основной части, 3) заключения.

Деловое письмо имеет строгую структурную схему: