1.1. Товарні та розрахункові документи

Ця група документів дає вартісну, якісну і кількісну характеристики товарів. Документи оформляє на своєму бланку продавець, а покупець проти них здійснює оплату.

1. Найважливішим розрахунковим документом є комерційний рахунок. В ньому міститься вимога продавця до покупця про сплату вказаної в ньому суми належного платежу за поставлений товар. Рахунки, як правило, виписуються у великій кількості екземплярів для пред’явлення в різні організації, тому в контракті обов'язково вказується необхідна для виконання кількість екземплярів рахунку.

За функціями, які виконують рахунки, їх можна поділити на наступні види:

1. рахунок-фактура,

2. рахунок-специфікація,

3. попередній рахунок.

Рахунок-фактура виписується, як правило, після остаточного приймання товару покупцем. Рахунок-фактура поєднує в собі два документи - документ, який вказує суму платежу за товар , і накладну, що супроводжує товар. На вимогу митних органів в багатьох країнах рахунок-фактура виписується на встановлених бланках, такі рахунки служать одночасно і сертифікатом про походження товару або додаються до нього.

Рахунок-специфікація об'єднує реквізити рахунку і специфікації. В ньому вказується ціна за одиницю товару по видах і сортах, а також загальна вартість всієї партії товару. Виписується в тих випадках, коли партія містить різні за асортиментом товари. Іноді його називають специфікованим рахунком.

Попередній рахунок підтверджує здійснені експертом поставки, але не завжди є вимогою до оплати. Часто він виписується в тих випадках, коли приймання товару здійснюється в країні призначення або при часткових поставках. Він містить відомості про кількість і вартість партії товарів. Після приймання товару або поставки всієї партії продавець виписує рахунок-фактуру, за яким проводиться остаточний розрахунок.

Проформа-рахунок - це документ, який, як і рахунок, містить відомості про ціну і вартість партії товару, але не є розрахунковим документом, оскільки не містить вимоги про сплату вказаної в ньому суми. Не виконуючи основної функції платіжного документа, проформа-рахунок разом з тим виконує всі інші функції рахунку. Якщо проформа-рахунок містить відомості про ціну кожного виду або сорту, її називають специфікованою проформою-рахунком. Проформа-рахунок може бути виписана на відвантажений, але ще непроданий товар або навпаки. Найчастіше цей рахунок виписується при поставці товарів на консигнацію, на виставки, ярмарки, аукціони. Проформа-рахунок може служити також кошторисом, за яким імпортер може ознайомитися з основними даними про товар, який він хоче купити, з порядком розрахунку і визначити розмір витрат.

До документів, які дають кількісну характеристику товару або партії товарів, відносяться: специфікація, технічна документація, пакувальний лист.

Специфікація містить перелік асортименту товарів, що входять в дану партію, з вказівкою для кожного місця кількості і виду товару, його сорту і марок. При укладенні контракту специфікація є додатком до нього, який репрезентує асортимент, а при виконанні контракту специфікація, як правило, доповнює рахунок на поставлені товари різних сортів і найменувань.

Технічна документація необхідна при поставках обладнання та технічних споживчих товарів тривалого користування і необхідна для забезпечення їх своєчасної наладки і правильної експлуатації. До неї відносять паспорт, формуляри і описання виробів, інструкції по монтажу і експлуатації, різні схеми, креслення і т. і. Перелік необхідної технічної документації міститься в стандартних або технічних умовах, які є невід'ємною частиною контракту. Технічна документація виготовляється на мові країни покупця або на іншій мові за вказівкою покупця.

Пакувальний лист містить перелік всіх видів і сортів товару, які знаходяться в кожному товарному місці. Пакувальний лист необхідний в тих випадках, коли в одній упаковці містяться різні за асортиментом товари. Пакувальний лист поміщається в упаковці так, щоб покупець міг легко його виявити, і містить дані про кількість товару кожного сорту і номер упаковки (місця).

При поставках машинотехнічної продукції в розібраному виді і декількома товарними місцями експортер оформляє документ, який називається комплектовочною відомістю. Вона містить перелік деталей, вузлів, агрегатів цілої машини, упакованих в декількох товарних місцях, з описанням вмісту кожного місця. Складається комплектовочна відомість підприємством-виробником до відвантаження всієї партії товару. За комплектовочною відомістю одержувач товару здійснює складальні і монтажні роботи.

До найважливіших документів, що засвідчують якість поставлених товарів, можна віднести сертифікат якості, гарантійне зобов'язання, протокол випробувань, дозвіл на відвантаження.

Сертифікат якості – посвідчення, яке засвідчує якість фактично поставленого товару і його відповідність умовам контракту. В ньому подається характеристика товару або підтверджується відповідність якості товару певним стандартам або технічним умовам замовлення. Сертифікат якості видається відповідними компетентними організаціями, державними органами, торговими палатами, але може видаватися і фірмою-виробником.

Протокол випробувань складається після проведення продавцем спільно з представником покупця повних випробувань в заздалегідь встановлені день і годину на підприємстві продавця. Протокол містить детальне викладення результатів випробувань з вказівкою про відповідність виробленого товару умовам замовлення. Протокол випробувань висилається негайно замовнику після їх проведення. Якщо в умовах контракту обумовлене здавання-приймання товару після його випробувань в країні експорту, то тоді на основі протоколу випробувань сторони підписують приймально-здавальний акт.

Дозвіл на відвантаження видається представником покупця після проведення приймальних випробувань обладнання на підприємстві постачальника з метою встановити відповідність товару умовам замовлення. Дозвіл на відвантаження містить відомості про дату поставок за контрактом, дату готовності і дату проведених випробувань, вказівка про те, що даний товар може бути відправлений в певну країну відповідно до інструкцій представника покупця.