4. Проведення переговорів з іноземними партнерами

В організації проведення комерційних переговорів можна виділити три стадії: початкову, попередню й основну. На початковій стадії накидається контур майбутніх переговорів, і обумовлюються технічні умови їхнього проведення. На попередній стадії визначаються конкретні учасники. Результатом основної стадії переговорів є укладення контракту між контрагентами.

Переговори можуть бути плановими й незапланованими, але в кожному разі вимагають ретельної підготовки. Тому при визначенні часу й місця їхнього проведення треба враховувати й час, необхідний для підготовки.

Як правило, до початку самих переговорів складають і погоджують із функціональними відділами проекти протоколів, угод і контрактів; вивчають всю попередню ділову переписку з партнером; погоджують із партнером можливі шляхи рішення претензій і розбіжностей; вивчають стан фірм, які будуть брати участь у переговорах, аналізують і розраховують світові ціни або затверджують бази, договірних цін; готовлять програму перебування представників фірми в країні експортера з відвідуванням заводів-виробників товару й проведенням культурних заходів.

Перед складними переговорами проводяться кон'юнктурні наради, на яких попередньо узгоджуються: рівень цін (з відділом кон'юнктури й цін); вибір валют, видів платежів, умов кредитів і взаємних розрахунків (з валютно-фінансовим відділом); правові питання захисту інтересів (з юридичним відділом), а також питання, що стосуються бухгалтерії й відділу транспорту.

Найбільш кропітким варто вважати спосіб укладення контракту купівлі-продажу шляхом підписання його контрагентами після проведення переговорів, що дозволяють уточнити всі точки зору, усунути сумніви й протиріччя на основі погодженого всіма сторонами остаточного варіанта всіх позицій контракту.

Мистецтво вести переговори при укладанні зовнішньоторговельного контракту дозволить домогтися максимально можливого економічного результату.

Переговори завжди націлені на рішення двох головних завдань:

- будь-які переговори повинні привести до угоди, якщо вона можлива;

- навіть якщо й не вдається поліпшити відносини сторін у результаті переговорів, то в жодному разі не можна допустити їхнього погіршення.

При підготовці до проведення переговорів необхідно кваліфіковано розібратися в суті проблеми, підготувати необхідні обсяги довідкових матеріалів, мати чітко сформульовані докази, згруповані із проблем переліки питань.

Досить бажано мати інформацію про особливості індивідуальних якостей партнерів, що сидять на протилежній стороні стола; знати особливості їхнього характеру, особисті вподобання, хоббі.

До ведення переговорів необхідно підготувати ключові питання й намітити того, хто й у який час їх задасть.

Наступним важливим ходом буде продумування питань, які може задати контрагент, і осмислення варіантів відповідей на них.

Всі документи, довідки, матеріали повинні бути систематизовані й розкладені в певному порядку для того, щоб у потрібний момент вони миттєво виявилися під рукою. Переговори по призначенню бувають двох видів:

- спрямовані на з'ясування, уточнення загальних умов можливої угоди;

- призначені для уточнення, коректування умов контракту з метою його підписання.

І в тому й в іншому випадку перед їхнім проведенням треба розподілити обов'язки по роботі на самих переговорах. Досить важливо правильно призначити секретаря; ним повинен бути грамотний, який володіє проблемами фахівець, а не просто стенографістка, що може не звернути уваги на малопомітні, на перший погляд, деталі, що мають важливе значення для контракту.

До загальних правил міжнародних зустрічей під час підписання договору ставляться наступні:

- не можна спізнюватися на переговори. Тим більше, що вони можуть бути перенесені або взагалі не відбутися;

- при розміщенні за столом важливо забезпечити досить місця й зручностей для розміщення сумок і портфелів;

- завжди треба записувати прізвище контрагента, тому що запам'ятати все важко. Своє прізвище потрібно вимовляти частіше (не обов'язково самому - це можуть зробити й колеги по переговорам), щоб її краще запам'ятав контрагент;

- для створення невимушеної атмосфери, з'ясування спільних інтересів у попередній бесіді можна вести розмови на загальні теми: де ви бували, що бачили, з ким зустрічалися;

- вести переговори треба в доброзичливій манері, уважно, не перебиваючи, вислухати співрозмовника;

- у випадку виникнення важких, непередбачених питань, помилкові відповіді на які можуть загнати в глухий кут, необхідно сказати: я пораджуся; вибачте; не зустрічався, не знайомий; обговоримо завтра й т.д.. З відповіддю поспішати в жодному разі не можна;

- думки викладати треба коротко, чітко. При довгих фразах - більше 14 слів - співрозмовник забуває початок і пам'ятає тільки кінець пропозиції, якщо вона сказана без зупинки;

- необхідно уважно стежити за своїми висловленнями, як би оцінюючи їх з боку, і за тим, що пропонує контрагент;

- досить бажане знання мови, але перекладач повинен бути обов'язково. Іноді можна й не показувати виду, що мова відома;

- у переговорах необхідно дотримувати дисципліну й повне підпорядкування керівникові, тому що саме на нього покладена повна відповідальність за результати роботи.

Поряд із загальними правилами має сенс врахувати й рекомендації психологів по веденню переговорів: необхідно відокремлювати людей від проблем, тому треба направити зусилля на спростування доводів насамперед, а не на контрагента; завжди на загальну панораму переговорів подивитися очами партнера, тоді взаєморозуміння легше досягти; бути комунікабельним, вміти переконувати логікою, розрахунками, фактами; уміти контролювати емоції - свої й контрагента, що дозволить вчасно уникнути розпалювання страстей.

Цілком можливе і потрібне врахування національних особливостей контрагентів. Виходячи зі спостережень практичних працівників зовнішньоторговельних організацій, соціологів, психологів за роботою наших працівників з контрагентами з різних країн і регіонів світу, можна згрупувати найбільш характерні властивості представників цих країн і регіонів (табл. 1).

Велика увага в західних країнах приділяється поводженню в суспільстві, манерам, етикету.

В даний час норми поведінки народів Європи досить сильно зблизилися, чому в значній мірі сприяють туризм, часті ділові поїздки, спортивні заходи, фестивалі й т.д. Тому загальноєвропейський кодекс гарного тону в принципі мало відрізняється від американських або українських кодексів гарного тону. І все-таки в справі спілкування з іноземцями в представників нашої країни досвіду, звичайно, обмаль. Що найбільше може здивувати, спантеличити або навіть засмутити іноземців у процесі спілкування з нашими працівниками?

Таблиця 1