16.Групы справавой дакументацыі і культура іх афармлення.

Дакументы па відах дзейнасці (планавыя, навукова-тэхнічныя, праектна-каштарысныя і г.д.); па спосабе фіксацыі інфармацыі (пісьмовыя, графічныя, кіна-, фота-, фонадакументы); па месцы складання (для рашэння знешніх і ўнутраных пытанняў); па ступені галоснасці (сакрэтныя, зусім сакрэтныя, адкрытыя); па юрыдычнай сіле (сапраўдныя і фальшывыя); па тэрмінах выканання (тэрміновыя і нетэрміновыя); па стадыях падрыхтоўкі (чарнавыя і арыгінал); па тэрмінах захоўвання (пастаяннага і часовага захоўвання).

Па сваім функцыянальным прызначэнні ўсе службовыя дакументы падзяляюцца на наступныя групы:

1) асабістыя (заява, аўтабіяграфія, даручэнне, распіска);

2) дырэктыўныя, або распарадчыя (загад, пастанова, распара-джэнне);

3) фінансавыя і ўліковыя (бухгалтарскі баланс, пенсійнае даручэнне, справаздачы аб прыбытках і стратах, плацёжныя даручэнні, справаздача аб выдатках, акты рэвізіі);

4) адміністрацыйна-арганізацыйныя (кантракт, план, дамова, справаздача, пратакол, канстытуцыя);

5) інфармацыйна-даведачныя (даведка, дакладная запіска, службовая і тлумачальная запіскі, акт);

6) арганізацыйныя (статут, палажэнне, інструкцыя, штатны расклад);

7) справавыя лісты (пісьмы і іншая карэспандэнцыя).

Кожнаму віду дакумента адпавядае пэўная колькасць рэквізітаў – абавязковых элементаў службовага дакумента. Сукупнасць рэквізітаў - яго фармуляр. Пры стварэнні уніфікаванай сістэмы дакументацыі распрацоўваецца фармуляр-узор – мадэль сукупнасці уніфікаваных формаў дакументаў. Два асноўныя фарматы дакументаў – А-4, А-5. Фармуляр мае 3 зоны: службовае поле дакумента, поле для размяшчэння вуглавога (падоўжнага) штампа і рабочае поле дакумента. Службовае поле – гэта частка плошчы фармата, прызначаная для палёў дакумента і замацавання яго для захоўвання. Левы верхні вугал – поле для размяшчэння штампа. Астатняя частка фармуляра – рабочае поле. Плошча фармата запаўняецца рэквізітамі.

17. Культура падрыхтоўкі і афармлення справавых лістоў.

Справавы ліст уваходзіць у сістэму арганізацыйна-распарадчай дакументацыі, таму на мову і стыль справавога ліста распаўсюджва-юцца амаль тыя ж самыя законы складання службовых тэкставых дакументаў (пратаколаў, справаздач і г.д.).

Як правіла, аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная, а не фізічная, таму стандарт патрабуе абавязкова называць выканаўцу яго. Большая частка такіх лістоў візіруецца і падпісваецца некалькімі асобамі, што надае яму большую важнасць.

Калі аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная – арганізацыя, прадпрыемства, установа, фірма, кааператыў, аб’яднанне, – то суб’ект дзеяння атаясамляецца з назоўнікамі са значэннем зборнасці: дырэкцыя, адміністрацыя, кіраўніцтва, калегія, савет дырэктараў і г.д.

18.Кампазіцыя справавога ліста (ліст-просьба, ліст-адмова).

Кампазіцыя справавога ліста – гэта паслядоўнасць размяшчэння яго састаўных частак (аспектаў). Найбольш рацыянальная структура тэксту справавога ліста складаецца з дзвюх частак: у першай выкладаюцца факты і падзеі, якія паслужылі падставай для складання гэтага ліста, а ў другой частцы – высновы, просьбы, прапановы, рашэнні, распараджэнні.

Напрыклад, кампазіцыя ліста-запытання можа выглядаць так:

– ветлівы зварот;

– абгрунтаванне актуальнасці запытання;

– змест запытання;

– вынік, які мяркуецца атрымаць, калі запытанне будзе задаволена;

– фармулёўка гарантыі;

– заключныя словы.

Ліст-просьба ўключае наступныя часткі:

– ветлівы зварот;

– выкладанне прычыны, якая прымусіла звярнуцца з гэтай прось-бай;

–выкладанне самой просьбы;

–вынік, які атрымаецца, калі просьба будзе задаволена;

–гарантыі;

– папярэдняя ўдзячнасць і гатоўнасць супрацоўнічаць;

–заключныя словы.

Найбольшую цяжкасць выклікае складанне ліста-адмовы.

Кампазіцыя ліста-адмовы можа быць такой:

– ветлівы зварот;

– дэталёвае паўтарэнне просьбы;

– абгрунтаванне прычын, па якіх просьба не можа быць выканана;

– канстатацыя адмовы;

– заключныя словы.