Оперограма накладної-вимоги (для отримання матеріалів зі складу)
Запаси, що надходять на підприємство приймають за кількістю і якістю. Якщо буде виявлено при цьому нестачу запасів, невідповідність якості чи маркуванню, то подальше приймання призупиняється. Призначається відповідна комісія, яка складає акти про порушення: акти про приймання матеріалів за кількістю чи акти про приймання матеріалів за якістю (відповідно до розбіжностей у кількості або якості). При отриманні вантажу на залізничній станції у разі порушення пломб, створюється комісія (у яку входять як представники залізниці, так і представники постачальника та отримувача вантажу), яка складає комерційний акт. Він є основою для виставлення претензій будь-якій винній стороні. Всі ці документи та ті, що вище показані на рис. 9.1, призначені для оприбуткування запасів при їх надходженні. Слід зазначити, що оприбутковують тільки ті цінності, які реально надійшли. На суму нестачі виставляються претензії відповідним контрагентам.
При вибутті запасів їх документування організовано так. Складають: лімітно-забірні картки, акти-вимоги на заміну, накладні на внутрішнє переміщення цінностей, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні тощо (рис. 9.1). Узагальнення усіх операцій з руху запасів відображають у матеріальному звіті, який складає матеріально-відповідальна особа за запаси.
Для аналітичного обліку запасів призначені картки складського обліку матеріалів, відомості обліку залишків матеріалів на складі (сальдові відомості).
Організація синтетичного та аналітичного обліку надходження, зберігання та вибуття запасів
Для організації бухгалтерського обліку запасів необхідно визначити номенклатуру синтетичних і аналітичних рахунків, об’єктів калькуляції. Запаси оприбутковуються у відповідних одиницях виміру (вагових, об’ємних, лінійних). Якщо виробничі запаси надходять в одних одиницях, а витрачаються в інших, тоді вони обліковуються в двох одиницях виміру.
Облік (кількісно-сортовий) матеріалів на складі здійснюється завідувачем складом (комірником), який є матеріально відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за погодженням з головним бухгалтером підприємства. 3 комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання від нього на обробку первинних документів, що прикладені до складеного матеріального звіту. Вони повинні бути згруповані за певними ознаками. У бухгалтерії документи перевіряються: прибуткові ордери звіряються з рахунками, транспортними документами, приймальними актами тощо; лімітно-забірні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими примірниками, отриманими від цехів-споживачів. Накладні на переміщення матеріалів, здані складами-відправниками, - з примірниками тих же накладних, що надійшли зі складів-одержувачів. При використанні матеріальних звітів немає потреби у складанні інших документів на витрачання матеріалів, що спрощує облік матеріалів в підзвіті, тому що в якості регістрів аналітичного обліку використовуються звіти матеріально відповідальних осіб.
Оскільки існує декілька варіантів кількісного обліку виробничих запасів: сортовий, партіонний, оперативно-бухгалтерський (сальдовий), то організація їх аналітичного обліку на складах і в бухгалтерії залежить від вибору методу головним бухгалтером.
За сортового методу на кожен вид виробничих запасів відкривається картка аналітичного обліку у бухгалтерії і складського обліку - на складі. Таким чином, облік ведуть паралельно: і в бухгалтерії, і на складі. У кінці звітного періоду у бухгалтерії складають оборотні відомості, які порівнюються з даними складського обліку.
При партіонному методі первинні документи групуються за номенклатурними номерами, і в кінці звітного періоду кінцеві дані по кожному з номерів заносяться до оборотних відомостей, які складають по кожному складу і для кожного рахунку. Облік ведуть паралельно: і в бухгалтерії, і на складі.
Найбільш прогресивним методом за ручної обробки інформації вважається оперативно-бухгалтерський. Його особливістю є те, що кількісний облік запасів організований тільки на складі за кожним об’єктом. Регулярно (раз на 10 днів) завідувач складом надає у бухгалтерію залишки за кожним найменуванням запасів, які бухгалтер перевіряє, зіставляючи зі своїми даними за синтетичним обліком, таким чином бухгалтером кількісний облік не ведеться. У кінці місяця складаються сальдові відомості кожним завідувачем складу, де теж вказуються лише залишки запасів. Бухгалтер робить їх розцінку, після чого вони звіряються із залишком на синтетичному рахунку 20 “Виробничі запаси” та відповідних субрахунках. Звісно, при застосуванні комп’ютерної техніки будь-який із цих методів значно спрощується, оскільки облік ведеться автоматично: і на складі, і в бухгалтерії. Тому достатньо завідувачу складом ввести необхідні дані про запаси у комп’ютер, як цю інформацію одразу ж отримує бухгалтер і піддає її перевірці та бухгалтерській обробці.
Аналітичний облік у бухгалтерії організують так: аналітичні рахунки відкривають за групами матеріалів, місцями зберігання, матеріально відповідальними особами, за синтетичними рахунками бухгалтерського обліку і субрахунками. Дані за аналітичними рахунками узагальнюються в оборотних відомостях. Використовують рахунки аналітичного обліку для контролю за зберіганням і рухом запасів, їх оцінки, порівняння з даними складського обліку, а також для підведення підсумків інвентаризації.