3.4 Оцифрование как способ создания электронных документов

Для создания единого документного массива организации в электронном виде используют метод, называемый оцифрование.

Оцифрование (синоним термин «имиджинг») – это процесс сканирования документов (тексты, рисунки, фотографии) с помощью сканера, цифровой камеры, компьютера переводят из аналогового цифровой формат электронного документа. Качество цифрового изображения зависит от заданного при сканировании разрешения. Для достижения более полного соответствия электронных копий оригиналам необходимо использовать высокое разрешение. На основе отсканированных с высоким разрешением эталонных изображений могут быть созданы копии с меньшим разрешением и, следовательно, с меньшим размером файла. Эти копии характеризуют более высокая скорость передачи и загрузки, что важно, например, для размещения документов на сетевых информационных ресурсах.

При оцифровании формат файла следует выбирать, учитывая:

- дальнейшее использование электронного документа (для архивного хранения

или в текущей работе);

- тип сканируемого материала (текст, графическое изображение).

Основные требования, которые необходимо соблюдать при оцифровании:

- оригинал должен быть не повреждён и оцифрован достаточно качественно;

- электронную копию необходимо создавать в стандартном формате, который с большей вероятностью будет длительно применяться, а затем переведен в преемственные форматы;

- электронная копия должна быть связана с соответствующими метаданными для управления документами при длительном хранении.

Для придания юридической силы электронным копиям отсканированных бумажных документов их заверяют с помощью технологии ЭЦП. Оцирование должно быть регламентировано в отдельном организационном документе (положении, инструкции, регламенте), устанавливающем порядок и правила перевода документов в электронный вид, или же в инструкции по делопроизводству организации.

Переход полностью на безбумажный документооборот путём перевода всех документов в электронную форму влечёт за собой существенные первоначальные расходы, а затем – постоянные инвестиции на техническое оборудования, программное обеспечение, обучение персонала и т.д. Но оцифрование повышает производительность офисного труда, уменьшается стоимость хранения, обеспечивает быстрый доступ к информации документа.

Поэтому оцифрование должно иметь финансовый смысл для организации. Если невозможно оценить затраты на оцифровывание, то лучшим решением может оказаться хранение документов в их оригинальном виде (на бумажном носителе).

4. Автоматизация работы с документами

Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объёма выполняемой работы и уменьшение затраченного для этого времени. Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиями Инструкции по делопроизводству учреждения. Современные системы автоматизации делопроизводствнной деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа

Общая схема автоматизации движения документов в учреждении представлена на рис. 1.

Рис. 1 Схема автоматизации работы с документами

Поступивший извне документ сначала должен быть заре­гистрирован. После этого документ попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело и либо передается на ар­хивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов доку­ментов используют банк текстовых заготовок. Он содержит уни­фицированные формы (бланки) и тексты документов, постоянные части в тексте согласно Государственной системе документационного обеспечения управ­ления. Подготовленный на ос­новании таких заготовок документ с необходимыми реквизитами затем отправляется по адресу.

Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющие территориально обособленные структурные подразделения. Для автоматизации процесса регистрации создаются база данных и информационно-поисковая система. Поиск в базе происходит с помощью включённых в неё реквизитов на соответсвующих регистрационных карточках (РК). РК – это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Упорядоченные РК составляют электронный анализ картотеки. РК – основная единица хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение РК – это заполнение её реквизитов:

- входящий регистрационный номер, дата поступления документа;

- номер и дата поступающего в регистрацию документа;

- адрес получателя или отправителя;

- количество листов и экземпляров;

- срок исполнения документа(подразделение , на которое возложено

исполнение документа);

- шифр исполнителей;

- содержание документа.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая регистрируется отдельно. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

- входящие;

- исходящие (и внутренние);

- письма и обращения граждан.

Некоторыми системами допускается разделение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку под­разделений или признаку переписки. Каждую подгруппу, в свою очередь, можно разделять на более мелкие подгруппы и т.д. Разделение на подгруппы определяется правилами документо­оборота в организации, а их состав и правила формирования ре­гистрационных номеров хранятся в системном справочнике групп документов.

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

По мере исполнения соответствующие документы могут вы­водиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. В оперативной информационной базе остаются только акты, имеющие нормативно-правовой ха­рактер.

В целом современные системы автоматизации делопроизвод­ственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

- регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и

обращения граждан):

- регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов

организации;

- ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визи­рование)

документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в ор­ганизации

номенклатурой дел;

- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан,

организаций, а также резолюций и указаний руко­водства; проверку

правильности и своевременности исполне­ния документов;

-поиск документов и получение статистических отчетов по

документообороту организации.