3.3 Метаданные документов

Метаданные документов – это новый термин в документоведении. Его значение определено в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация м документация. Управление документами».

Метаданные документов – данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также управление документами во времени. Метаданные описывают как бумажные, так и электронные документы.

Контекст – это сопровождающая информация в документе: информация о самом документе(заголовок, автор, дата создания), о его создателе и целях создания документа, об использовании документа.

Содержание – это фактическая информация документа, фиксирующая управленческую деятельность.

Структура - это внешний вид и расположение частей содержания(формат, носитель, организация данных, расположение реквизитов, шрифты, примечания, таблицы), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Метаданные документа – это информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять их поиск и хранение.

Международный стандарт ИСО 15836-2003(ISO 15836:2003 “Information and documentation - The Dublin Core metadata element set”) определяет универсальный набор метаданных для любых информационных ресурсов, названный «Дублинское ядро». Этот набор включает 15 элементов описания информации:

- заголовок, автор, предмет (ключевые слова и фразы);

- описание (краткое содержание);

- издатель, соисполнитель, дата (создания, публикации, изменения, срок

действия, доступности);

- тип ресурса (категория, жанр);

- формат (размер, материал, программное и техническое обеспечение и т.д.);

- идентификатор ресурса (уникальное обозначение ресурса);

- источник (ссылка на исходный ресурс);

- язык (язык интеллектуального содержания ресурса);

- связи (ссылка на родственный ресурс);

- охват (пространственные и временные характеристики содержимого

ресурса);

- право (на копирование и использование информации данного источника).

На основе Дублинского ядра в России в 2003 году был разработан ГОСТ 7.70-2003 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик», который вводит несложную систему описания информационных, в том числе сетевых, ресурсов.

Для описания информационного ресурса стандарт предлагает использовать 29 реквизитов. Из них обязательные для всех категорий ресурсов – 10.

1. Идентификатор информационного ресурса.

2. Наименование ресурса.

3. Владелец.

4. Описание.

5. Коды рубрикатора.

6. Ключевые слова.

7. Язык.

8. Период обновления.

9. Финансирование.

10. Дата последнего обновления информационного ресурса.

Условно обязательные реквизиты - 5:

1. Дата последнего обновления метаданных информационного ресурса.

2. Сетевой адрес.

3. Консультант.

4. Дата регистрации.

5. Служба регистрации.

В стандарте установлены факультативные реквизиты – все остальные.

Они представляют дополнительную информацию об информационном ресурсе, сделать ресурсы удобнее и привлекательнее: «Создатель», «Участник», «Права», «Ресурс-источник», «Родственный ресурс», «Ограничения на доступ», «Объём» и др.

Помимо универсальных стандартов метаданных существуют международные и национальные стандарты, относящиеся к определённой отрасли или дисциплине.

В международном стандарте ИСО 23081 () выделены пять типов делопроизводственных метаданных о:

- самом документе;

- принципах и правилах управленческой деятельности;

- лицах, участвующих в процессе управления и делопроизводства;

- управленческой деятельности и её процессах;

- делопроизводственных процессах.

В целом требования к делопроизводственным метаданных устанавливают с учётом принципа единства документов и процессов управленческой деятельности, в ходе которых документы создаются.

В традиционном делопроизводстве метаданные (реквизиты) содержатся на обложках дел, в регистрационных карточках документов, в номенклатуре дел. Они образуются не только в момент создания документа в документационной системе организации, но и добавляют с течение времени.

Реквизит – это обязательные элемент оформления официального документа (видимая зона бумажного документа). При регистрации документа содержание значительной части его реквизитов вносят в регистрационно-учётные формы, и тогда они становятся характеристиками, описывающими документ, - т.е. метаданными.

Современные системы автоматизации ДОУ дают возможность не только вносить в документальную базу практически все реквизиты документа, в том числе и его текст, но и искать документ по всем этим характеристикам.

Таким образом, необходимо правильно оформлять все традиционные реквизиты УСОРД, обязательные для данного вида документа. Это позволит работникам службы ДОУ дать документу полную характеристику, внеся все делопроизводственные метаданные в информационно-справочную систему организации.