3.1 Форматы электронных документов

Электронные документы существуют в виде отдельных файлов или набора файлов (компьютерные программы, базы данных и т. д.). Формат файла – способ организации информации (битов, байтов) в файле. Вид формата файла электронного документа определяет программ, с помощью которой он создан.

Наиболее распространенные текстовые форматы:

1. Однопрограммные, то есть поддерживаемые одной программой, например DOC , создаваемые с помощью MS Word .

2. PTF , поддерживаемый различными текстовыми редакторами с сохранением заданного форматирования текста;

3. PDF, создающий изображение страницы, включающее текст и графику. PDF- файлы могут быть прочитаны при помощи различных программ, но создают их только при помощи программы Adobe Acrobat.

Существуют два основных способа формирования графичесого изображения: векторный и растовый.

При растовой графике основной элемент растового изображения – точка, и качество изображения определяется количеством точек на дюйм (разрешением). Основные проблемы при работе с растовой графикой – большие объёмы файлов для получения качествнного изображения и невозможность масштабирования изображения без потери качества. Растовой изображение чаще всего получают с помощью сканирования млм же ввода в компьютер из цифровых фото- и видеокамер. Наиболее распространённые растовые форматы - BMP, TIFF, JPEG, GIF.

В отличие от растовой векторная графика не имеет элементов изображения, а все линии определяются начальными точками и описываются математическими формулами. Векторная графика устраняет оба недостатка растовой графики. Её используют, когда необходима высокая точность изображения: реклама, дизайн, чертежи, проектно-конструкторские работв. Наиболее распространённые векторные форматы: DXF EPS AI CDR VSD.

Форматы баз данных создаются при помощи систем управления базами данных (СУБД) - специального программного обеспечения, которое позволяет работать с базой данных: создавать, поддерживать в актуальном состоянии, обеспечивать доступ к данным.

Форматы электронных таблиц создаются при помощи табличных процессоров. Электронные таблицы позволяют не только создать таблицу, но и автоматизировать расчёты, оформить результаты расчётов средствами деловой графики, а также выполнять функции простейшей базы данных. Наиболее популярный табличный процессор – Microsoft Excel.

Видео- и аудиоформаты, например Quick Time MPEG поддерживают движущиеся изображения и звуковые данные.

Языки и разметки, также называемые форматами разметки помимо собственно информации файла содержат встроенные инструкции по отображению и понятности его содержания. Языки разметки – SGML, HTML, XML. Так, HTML, гипертекстовый язык разметки, используется для создания почти всей информации в сети Интернет, а XML широко используется при управлении информацией и обмене ею.

XML ( Extensible Markup Language – расширяемый язык разметки) – свод общих синтаксических правил для электронного документа как цифровой знаковой системы. XML предназначен для хранения структурированных данных для обмена информацей между различными программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки (например, HTML), а иногда называемых словарями.

XML применим к любому компьютерному приложению, позволяет передавать большие объёмы информации без необходимости трудоёмкого преобразования структур данных и рекомендован органами стандартизации Интернет-сообщества в лице консорциума WWW и организации UDDI.org.

Каждый из форматов электронных документов имеет свои достоинства и недостатки при использовании в управлении.

Выбор формата определяется теми задачами, для решения которых создан документ, и с учётом

1) всех достоинств и недостатков формата: текстовый редактор MS Word позволяет сохранять много скрытой информации, что небезопасно с точки зрения информационной безопасности; формат PDF сохраняет оригинальный внешний вид документов и затрудняет внесение в них изменений;

2) нормативных требований, установленных в данной сфере информационного обмена государственными органами и международными организациями, а также рекомендации, разработанные для конкретной профессиональной области деятельности. Компании Microsoft, IBM, Oracle и некоторые другие формы в настоящее время в целях стандартизации форматов документов перешли на использование XML

3) влияния не только требований, предъявляемых к электронному документу при его обращении в управленческой систем, но последствий, возникающих при его длительном (архивном) хранении.