2. Преимущества и недостатки электронного

ДОКУМЕНТА

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, повышая его эффективность, но в то же время накладывает и некоторые ограничения и предъявляет определённые требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества использования электронных документов:

- выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;

- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систматизация и поиск любой информации;

- при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния;

- хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;

- повышается эффективность работы с документами;

- создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;

- наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;

- снижается расход бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу4

- возникает возможность одноврменной рассылки проекта документа сразу нескольким визирующим;

- возникает возможность одновременной рассылки документа по электронной почте сразу нескольким адресатам;

Недостатки электронного документа:

- необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

- необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений.

3. Создание электронных документов

Для составления и редактировании электронных документов предназначено множество программных средств, называемых текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Такие программы можно использовать для создания документов разных видов на основе типовых форм, заранее введённых в память ПК и содержащих трафаретные тексты. Трафарет – это бланк конкретного документа, содержащий типовой текст и пробелы для внесения переменной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование шаблонов значительно упрощает процесс подготовки документа. Помимо полностью составленных текстов в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее употребительные в переписке или в информационно-справочных документах. С помощью команды «Автотекст», находящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее повторяющихся частей текстов. Это значительно облегчит и ускорит работу по составлению документа.

Элементы «Автотекста» могут содержать:

- выдержки из нормативных документов, на которые приходится часто

ссылаться;

- традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые

обороты, применяемые в заключительной части писем;

- постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, почтовые адреса,

названия товаров, видов услуг и т.д.;

- схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления отчётов, рекламных

писем и т.п..