ЛЕКЦИЯ 12-13.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (на 2 лекционных занятий)

ПЛАН:

1. Понятие электронного документа

2. Преимущества и недостатки электронного документа

3. Создание электронных документов

3.1 Форматы электронных документов

3.2 Электронная цифровая подпись

3.3 Метаданные документов

3.4 Оцифрование как способ создания электронных документов

4. Автоматизация работы с документами

5. Контрольные вопросы

1. Понятие электронного документа

В настоящее время в связи с ростом объёма информации растёт количество документации в организациях. Это требует чёткой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующую увеличения срока обработки.

Решить эти задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предоставляет следующие возможности:

1) ввод, подготовка и редактирование документов;

2) составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в

памяти персонального компьютера (ПК);

3) осуществление регистрации документов;

4) осуществление контроля исполнения документов;

5) систематизация документов, формирование дел;

6) хранение и поиск документов;

7) обмен документами с руководством и сотрудниками;

8) пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет повысить производительность труда за счёт сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. Это способствует повышению оперативности и эффективности в работе с документами.

Основой процедуры автоматизации процессов делопроизводства является электронный документ. Это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Переход к обработке электронного документа позволяет повысить эффективность анализа, доступа и работы сотрудников с информацией. Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронно-вычислительной техники.

Уже сформировались требования, которым должен соответствовать электронный документ.

- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

- быть отображённым (воспроизведённым) в форме, понятной для восприятия.

Существует уже и понятие электронного документооборота. Он регулируется разными нормативными актами – государственными, межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предприятия.

Работа с электронными документами в службе делопроизводства аналогична работе с традиционными (бумажными) документами. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. Затем электронный документ может быть воспроизведён в любых необходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесён на бумажный носитель, перенесён или скопирован на различные материальные носители информации ( дискеты, диски, плёнки и т.д.).

Использование электронной почты представляет пользователям возможности:

- оперативной доставки электронных документов адресатам;

- одновременной рассылки любому количеству адресатов;

- получения подтверждения о доставке документов по назначению;

Редактирования полученных документов, их хранения и пересылки;

- вывода на печать полученных документов.

Получив электронный документ важно установить его подлинность, что осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтверждённой, если в результате проверки устанавливается неизменность всех реквизитов. Электронная цифровая подпись – это реквизит, защищающий документ от подделки, получен он в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствия искажения информации в электронном документе. После этого руководитель проставляет на документе резолюцию, и он по внутренней сети рассылается на рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях.

Существует понятие правового регулирования в сфере обращения электронных документов. Оно направлено:

- на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

- обеспечение безопасности и защиты информации при её создании, обработке, хранении, передачи и приёме;

- обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

- правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приёма электронных документов.

Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных. Рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках. При создании таких архивов нужно выполнять следующие требования:

-электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений;

-организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами;

-пользователи должны иметь возможность получить электронные документы в виде копии на бумажном носителе;

- пользователям должна быть предоставлена возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.