54. Документационное обеспечение управления персоналом.

Важнейшим условием успешного функционирования системы управления персоналом является его документационное обеспечение, т.е. налаженное делопроизводство, осуществляемое как соответствующими подразделениями организации, так и в кадровом органе. Очевидно, что оно должно основываться как на нормативной правовой, так ина методической базе.

Под системой документации в управлении персоналом понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В системе управления персоналом, особенно в работе кадровых органов  различают несколько систем документации, основными из которых являются системыорганизационно-распрядительной, плановой и отчетной документации, а также система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

Система организационно-распорядительной документации служит для обеспечения реализации организационно-распорядительных функций в управлении персоналом. Относящиеся к ней документы имеют различные назначение и вид. Их можно разделить на регулирующие и распорядительные.

Регулирующие документы регламентируют деятельность кадровых органов и должностных лиц; к ним относятся положения о кадровых органах, инструкции, правила и др.

Кадровые решения фиксируются в распорядительных документах; их наименования определяются правовым статусом и компетенцией организации.

Система плановой документации обеспечивает планирование деятельности системы управления персоналом как важнейшей функции управления, позволяющей сделать работу организации максимально эффективной.

Плановые документы обычно имеют следующие названия: программа, перспективный план (подготовки офицерских кадров, комплектования и т.п.), план (отбора, приема, профориентации, адаптации, использования, подбора, расстановки, продвижения, обучения, переподготовки, повышения квалификации, аттестации персонала и т.п.), календарный план (работы отделения кадров, аттестационной комиссии), график (отпусков, прохождения аттестации), схема.

Особенность плановых документов состоит в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок (управленческий цикл), например на год, полгода, квартал, месяц или период выполнения конкретной задачи, установленный распорядительным документом.

Следует подчеркнуть, что плановые документы после их утверждения и рассылки исполнителям становятся распорядительными документами, из-за чего нельзя устанавливать строго разграничения между организационно-распорядительной и плановой документацией.

В систему отчетной документации входят документы, содержащие сведения о результатах деятельности кадрового органа, прежде всего, по вопросам кадрового обеспечения организации (учреждения) за определенный период, а именно, доклады, донесения, сводки, отчеты. Отчетная документация выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать процесс реализации кадрового обеспечения деятельности организации.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о движении персонала, его характеристике, о состоянии работы с кадрами и другие.

Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации призвана обеспечить принятие обоснованных управленческих решений на основе объективной и достоверной информации.

Так как информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, то очевидна важная роль справочно-информационных и справочно-аналитических документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить следующим образом.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют кадровые решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Справочно-информационные документы: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение).

Справочно-аналитические документы: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень, доклады.

Данные системы документации уточняются в зависимости от вида деятельности. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач по учету состава кадров по их категориям, уровню квалификации, обеспечению занятости, организации заработной платы и др.

Требования к оформлению документов в системе управления персоналом определены государственными стандартами. К числу государственных стандартов, непосредственно определяющих нормативно-правовую основу государственного и военного делопроизводства, следует отнести стандарты унифицированных систем документации, а именно:

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Последний ГОСТ Р 6.30-20003 распространяется на организационно-распорядительные документы, фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

К этой же группе стандартов по содержанию необходимо отнести ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Государственные стандарты на документы закрепляют требования к форме документа и бланкам документов, к составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документов (УСД), терминологию, используемую в документационном обеспечении, и требования к техническим средствам обработки информации.

На основании ГОСТ и УСД в министерствах и ведомствах разрабатываются и вводятся в действие инструкции по делопроизводству. В Вооруженных Силах Российской Федерации данная инструкция утверждена и введена в действие приказом МО РФ 1999 г. №170, которая распространяется и на деятельность по управлению персоналом.

Эргономическое обеспечение будет содержанием второго учебного вопроса нашей лекции.