2.3 Автоматизация бухгалтерского учета материально-производственных запасов
Как известно, одним из наиболее трудоемких участков учетной работы является налаживание материального учета. В производственных предприятиях номенклатура обширная, поэтому организация учета и контроля над перемещением, сохранностью и расходованием материальных ценностей затруднена. Большую роль играет автоматизация всех учетных работ, начиная с выписки учетных документов и заканчивая оформлением нужной отчетности. ООО «Торговый дом «Экватэл» ведет учет в программе «1С:Предприятие 8.2». Программа нужна для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая составление обязательных форм отчетности предприятия. Как бухгалтерский, так и налоговый учет осуществляется согласно действующим законодательным нормам РФ.
Современный учет связан, прежде всего, с автоматизацией и поэтому ошибки, возникающие в учете, имеют определенную специфику. Программа позволяет отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров. Последствия неправильного расчета себестоимости способствуют занижению налоговой базы, следовательно, происходит искажение трех важных налогов: налога на прибыль, НДС, налога на имущество. Завышенная себестоимость ведет к неверному ценообразованию на продукцию. Для этого в программе, в учетной политике нужно установить способ списания материальных ценностей. Как известно, из пункта 2 главы второй предприятие ведет списание запасов по методу ФИФО.
Рис.
2 «Учетная политика организации»
Главными элементами учета материалов в системе «1С:Предприятие» являются справочники «Материалы» (рис. 3), образец которого приведен ниже, а также «Места хранения МПЗ» (рис. 4).
Рис. 3 Справочник «Материалы»
Рис 4. «Места хранения МПЗ»
Для того чтобы велся оперативный учет, в программе используют несколько этапов, которые имеют документальное оформление и нормативное регулирование, а именно:
«Поступление материалов»;
«Перемещение материалов между складами»;
«Списание материалов в производство»
«Реализация готовой продукции»
Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с оформлением поступления в организацию материалов, составляется документ «Поступление материалов». В шапке документа указывается номер приходного ордера, дата, поставщик, договор и склад, на который принимаются материалы. Внешний вид документа зависит от значения, выбранного в реквизите «Вид поступления», который может принимать два значения:
Поступление от поставщика;
Рис.5 Документ "Поступление товаров и услуг"
Оформить табличную часть документа "Поступление материалов" возможно двумя способами:
обычным вводом новой строки табличной части документа (пункт «Новая строка» меню «Действия»). При этом окно справочника «Материалы» открывается вновь для каждой новой строки накладной;
способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» (кнопка «Подбор»). При этом также открывается форма справочника «Материалы», но после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий материал и т. д.
При поступлении в организацию материалов оформляется приходный ордер по типовой межотраслевой форме № М-4. Однако предприятие данную форму не распечатывает, а ставит штамп на товарно-сопроводительные документы.
Поступление из переработки.
Рис. 6 Документ "Поступление из переработки"
Поступившие материальные ценности из переработки оформляются документом, приведенным выше, и заполняются аналогичным образом, как и документ, оформляемый при поступлении материалов от поставщика. ООО «ТД «Экватэл» само переработку полуфабрикатов не осуществляет, заключает договор на данную услугу с контрагентом ООО «Сатурн». После переработки и поступления полуфабрикатов на склад №1, на основании первичных документов проводится документ и в программе записываются следующие проводки, приведенные ниже.
Рис. 7 Результат проведенного документа «Поступление из переработки»
В процессе производства продукции на предприятии происходит расходование материальных ценностей. Отпуск материалов производится, как правило, материально-ответственным лицом, ответственным за выполнение работ. При списании материалов формируется документ "Передача материалов в производство". Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт "Передача материалов в производство" из подменю "Учет материалов" меню "Документы" главного меню программы.
В шапке документа указывается место хранения, откуда осуществляется списание и счет затрат, на который относятся затраты по выбывающим материалам. Конкретный субсчет счета 10 "Материалы" в проводках определяется автоматически по назначению реквизита "Вид материалов" конкретного элемента справочника материала. Сумма каждой проводки определяется исходя из цены, первого поступившего материала на дату осуществления операции и количества списываемого материала. В программе оформляется лимитно-заборная карта (форма М-8) и требование-накладная (форма М-11), для документального подтверждения списания материалов.
После оприходования готовой продукции на склад, производится реализация продукции, именно с того склада, на который она была оприходована (перемещена). Для отражения реализации продукции в программе используется документ «Реализация товаров и услуг». Найти список документов «Реализация товаров и услуг» можно в разделе «Покупки и продажи», подраздел «Продажи», ссылка «Реализация товаров и услуг».
Щелчком по ссылке открывается список документов «Реализация товаров и услуг». В нем при помощи кнопки «Создать» вводится новый документ. Откроется форма нового документа. В реквизите «Вид операции» устанавливается «Продажа, комиссия», как и в предыдущих документах графа «Организация» заполняется автоматически. Далее в реквизите «Склад» выбираем склад, с которого происходит реализация продукции. ООО «ТД «Эквател» хранит свою готовую продукцию на складе №2. После этого выбираем «Контрагента», как в предыдущих документах, вводим договор, именно с покупателем. Далее заполняем табличную часть документа из справочника «Номенклатура», воспользовавшись кнопкой «Подбор». Указываем количество продукции.
Если предварительно заполнен регистр «Счета учета номенклатуры», то при выборе номенклатуры в строке автоматически заполнятся счет учета, счет учета НДС, счета учета доходов и расходов при реализации данной продукции. После записи всей информации, документ проводится и формируются следующие проводки.
Рис. 8 Документ «Реализация товаров и услуг»
Для документального подтверждения данной операции бухгалтер ООО «ТД «Эквател» оформляет товарно-транспортную накладную, реквизиты для которой заполняются в вкладке «Дополнительно».
ООО «Торговый дом «Экватэл» рекомендовано перейти на обновленную версию «1С:Предприятие 8.3» так, как в этой версии имеются преимущества по учету материально-производственных запасов. [ 50 ] При оприходовании и реализации материальных ценностей обнаружены следующие преимущества:
Привязка к ЕГРЮЛ - данное новшество при создании нового контрагента исключает ошибки при вводе его реквизитов и сокращает время на его создание;
Добавлены новые формы ввода для оприходования материалов и продажи продукции, которые содержат сжатый перечень полей, необходимые для составления бухгалтерских проводок и записей учетных регистров. На главной странице размещены «Грузополучатель» и «Грузоотправитель», не нужно переходить в вкладку «Дополнительно». Так же не нужно переходить в другие вкладки, все необходимые данные представлены на основной странице («НДС», «Счет на оплату»). Пример приведен ниже.
Рис. 9 Документ «Поступление товаров и услуг»
При реализации готовой продукции счет на оплату возможно печатать с логотипом предприятия, электронными подписями должностных лиц и печатью организации;
При оформлении документа по поступлению документы, полученные от поставщиков в виде оригиналов, можно отметить, установив флажок "Оригинал получен". Пометку можно установить как в форме документа, так и в списке документов. Если оригинал не получен, тогда в программу можно загрузить сосканированные документы и прикрепить к требуемой операции и при необходимости переслать контрагенту;
В «1С:Предприятие 8.2» бухгалтер отдельно формировал счет-фактуру, а в обновленной версии она оформляется на основании заполненной операции реализации или оприходования;
Повышена информативность сообщений об учетных ошибках. В ходе выполнения регламентной операции "Закрытие счетов 20, 23, 25, 26" выполняются дополнительные проверки. В обновленной версии описано в чем ошибка и как ее исправить, а в предыдущей показано только где находится ошибка.
Таким образом, в ООО «Торговый дом «Экватэл» учет материально-производственных запасов представлен в виде сырья, материалов и полуфабрикатов, учитываемых на счете 10 по субсчетам. В процессе производства при движении запасов, определенны правила к оформлению первичных документов. Формирование стоимости производственных запасов совпадает как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. На ООО «Торговый дом «Экватэл» учет материалов автоматизирован, однако есть более усовершенственные версии 1С, которые облегчат и ускорят учет запасов на предприятии.