1.3 Инвентаризация материально-производственных запасов

Юридические базы осуществления инвентаризационных процедур на территории нашей страны регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ФЗ, правила которого конкретизируются Приказом Министерства Финансов РФ № 49 от 13.06.95 « Об утверждении методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». При осуществлении инвентаризационных процедур производственных запасов предприятиям, наравне с вышеуказанными изданиями, необходимо руководствоваться также и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов № 119н. Принципы, которые присутствуют в данных правовых актах, обычно представляют требовательный характер и необходимы для выполнения всеми лицами, выполняющими контрольно-проверочные функции в организации.

Чтобы контролировать сохранность материальных ценностей и быстро выявлять несоответствие между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета по отдельным запасам в местах хранения и эксплуатации, предприятия могут проводить дополнительные проверки. Для дополнительных и регулярных проверок руководителем предприятия определяются процедуры проведения инвентаризации, количество инвентаризационных процедур в отчетном году, дата их осуществления, список материально-производственных запасов, это прописано в выше приведенных методических указаниях. Следовательно, наравне с законодательством, ответственные лица за осуществление инвентаризационных процедур, должны обращаться к нормам деловой традиции, разработанным в ходе фактического исполнения контрольно-проверочных процедур.

При организации мероприятий, которые сосредоточены на осуществление инвентаризаций и проверок материальных ценностей, нужно учитывать структуру складского хозяйства. Например, склады подразделений могут быть как и отдельными учетными единицами, так и входить в число иных учетных единиц, так же склады могут и отсутствовать в некоторых подразделениях предприятия. [ 36, с. 83]

Управляющий предприятия по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии главного бухгалтера) относит склады к самостоятельным учетным единицам. Инвентаризационный процесс производственных запасов в складах, не относящихся к самостоятельным учетным единицам, осуществляется параллельно с инвентаризацией незавершенного производства в этом подразделении.

В процессе инвентаризации материально-производственных запасов заполняются Начало формы«Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей» (форма № ИНВ-3), которые используются для указания фактического наличия запасов, товаров, материалов в местах хранения и на этапах их перемещения в организации, либо «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» (форма №ИНВ-5), которая используется при инвентаризации запасов, материалов, товаров, принятых на ответственное хранение. [ 37, с. 301]

Так же во время инвентаризации применяется «Инвентаризационный ярлык» (форма № ИНВ-2), когда комиссия из-за условий работы предприятия не может в течение одного дня осуществить подсчет товарно-материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись. «Инвентаризационный ярлык» хранится вместе с проверенными запасами, материалами, товарами и заполняется в единственном экземпляре.

При инвентаризации, так же учитываются материальные ценности, отгруженные и находящиеся в пути. На них составляются отдельные документы: «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных» (форма №ИНВ-4) и «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма №ИНВ-6).

Инвентаризационный процесс обычно проводится в порядке размещения ценностей в помещении. В описи указываются материальные ценности по каждому наименованию с конкретизацией группы, артикула, сорта и иных обязательных данных. Если у одного материально-ответственного лица в ответственности находятся материально-производственные запасы, которые размещены в разных помещениях, тогда инвентаризация проводится подряд по местам хранения. Следовательно, после инвентаризации первого помещения до окончания проверки вход в него запрещается (оно пломбируется), затем комиссия проверяет следующие помещения.

Фактическое наличие производственных запасов проверяет инвентаризационная комиссия, в присутствии материально-ответственного лица обязательно пересчитывая, перемеривая и перевешивая. Запрещается заполнять инвентаризационные описи со слов материально-ответственного лица или по сведениям бухгалтерского учета без проверки их фактического наличия. [ 33, с. 189]

Процесс инвентаризации не должен препятствовать деятельности организации, следовательно, поступающие во время инвентаризации материальные ценности, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после проверки. Для таких ценностей заводится специальная опись, которая называется «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В данном документе записывается дата и номер приходного ордера, дата поступления, наименование поставщика, название товара, цена, количество. Параллельно после подписи председателя комиссии на документе ставится отметка «после инвентаризации» со сноской на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При продолжительном проведении инвентаризации в редких случаях и лишь с письменного разрешения управляющего и главного бухгалтера организации, в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Так же на данные ценности заводят отдельную опись, которая называется «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Данная опись заполняется аналогично документам по поступившим материальным ценностям в процессе инвентаризации. Как и в приходных документах, так и в расходных ставится пометка после подписи председателя инвентаризационной комиссии.

Если на предприятии существуют материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями и числящиеся на складах иных предприятий, то проверка таких ценностей заключается в обоснованности находящихся сумм на определенных счетах бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации на счетах учета ценностей, которые не учитываются в подотчете материально-ответственного лица, возможны лишь суммы, подтвержденные обязательными документами:

• по отгруженным – копии документов, представленные покупателям;

• по находящимся в пути – расчетные документы поставщиков;

• по значившимся на складах других предприятий – сохранные расписки, которые близки к дате проведения инвентаризации.

По товарно-материальным ценностям, которые перечислены выше, заводятся отдельные инвентаризационные описи. В описях указывается:

• по находящимся в пути – дата отгрузки, наименование, количество, стоимость, номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах;

• по отгруженным – дата отгрузки, наименование ценностей, дата выписки, номер документа;

• по значившимся на складах других предприятий – наименование, сорт, стоимость, количество, дата принятия, место хранения.

В состав малоценных и быстроизнашивающихся вещей входят хозяйственные принадлежности, инвентарь и остальные предметы, они инвентаризуются путем тщательного осмотра каждого имущества. Эти предметы записываются в описи в соответствии с номенклатурой и наименованием, принятыми в бухгалтерском учете. Так же на предприятиях работникам выдаются предметы для индивидуального пользования, в процессе инвентаризации описи по этим предметам можно группировать и указывать в них ответственные лица. Спецодежда, находящаяся в ремонте или стирке, учитывается в инвентаризационной описи на основании квитанций или накладных предприятий, предоставляющих эти услуги.

Если в процессе инвентаризации были выявлены предметы, негодные к эксплуатации и не списанные, то на них оформляется акт, в котором записываются причины негодности, возможность применения этого имущества в хозяйственных целях. Так же если на предприятии имеется тара, то она тоже инвентаризуется и оформляется в описи по виду, назначению и физическому состоянию. Если тара пришла в негодное состояние, то оформляется акт на списание, в котором указываются причины выбытия.

Так же в процессе инвентаризации материальных ценностей проверяется правильность оценки их состояния на дату осуществления инвентаризации. Это обусловлено тем, что в соответствии с пунктом 25 ПБУ 5/01 производственные запасы морально устаревшие, полностью или частично потерявшие начальное состояние, или текущая стоимость которых уменьшилась, отражаются в балансе за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Этот резерв образовывается в конце года из-за разницы между текущей стоимостью материальных ценностей и фактической себестоимостью и лишь при условии, если себестоимость выше, чем рыночная стоимость. На данное условие записывается проводка:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы» Кт 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». [15, с. 234]

Так же возможно создание резервов по каждым группам или связанным материалам, это указано в Методических указаниях по учету материально-производственных запасов. Не разрешается создавать резервы по крупным группам таким, как вспомогательные и основные материалы.

До того как подписывается бухгалтерская отчетность рассчитывается текущая рыночная стоимость материальных ценностей. Применяются следующие показатели при расчете:

• назначение материальных ценностей;

• изменение цены и фактической себестоимости;

• резерв под снижение стоимости материальных ценностей;

Данные расчета рыночной стоимости должны быть достоверными и подтвержденными следующим:

• отчетами органов статистики, органов, регулирующих ценообразование;

• сведениями о рыночных ценах, опубликованные в СМИ;

• и другими достоверными сведениями.

Резерв под снижение стоимости материальных ценностей не только создается и увеличивается, но и уменьшается, это условие следует, если текущая рыночная стоимость увеличилась по сравнению с прошлой. Следовательно, доля резерва относится в уменьшение стоимости материальных расходов – Дт 14«Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» Кт 91«Прочие доходы и расходы».

До начала инвентаризации материально-ответственное лицо предоставляет отчет, обосновывающий движение материально-производственных ценностей с подтвержденными документами, и справку, в которой указывается, что к началу инвентаризации первичные документы на материальные ценности были переданы в бухгалтерию, которые были у него на ответственности. Затем председатель комиссии подписывает все приходные и расходные ордера, приложенные к отчетам. Это и будет основанием для подсчета остатков на начало инвентаризации. Если в процессе инвентаризации были обнаружены товары, находящиеся в целой упаковке поставщика, то количество таких предметов допускается определять на основании данных выборочной обязательной проверке этих ценностей. Подсчет объема, веса наливных товаров разрешается рассчитывать на основании обмеров и технических расчётов. Данные о фактическом наличии товаров фиксируются в инвентаризационной описи либо в акте не менее чем в 2-х экземплярах. [ 6 ]

Так же в процессе инвентаризации незавершенного производства на промышленных предприятиях нужно:

• подсчитать фактическое наличие заготовок (деталей, агрегатов и т. д.) и незаконченных созданием и сборкой изделий, пребывающих в производстве;

• рассчитать остаток незавершенного производства по приостановившимся работамНачало формы и аннулированным заказам;

• определить реальную комплектность незавершенного производства.

В зависимости от своеобразности производства перед инвентаризационной процедурой нужно сдать на склад все лишние детали, агрегаты, которые не будут нужны на этом этапе производства. Инвентаризация незавершенного производства осуществляется аналогично проверке товаров и материалов путем подсчета, взвешивания и перемеривания. Покупные полуфабрикаты и материалы, которые еще не обрабатывались, но находятся у рабочих мест, в опись незавершенного производства не записываются, а учитываются в отдельных описях. Так же и по забракованным заготовкам составляются отдельные описи.

Если в процессе инвентаризации были обнаружены расхождения фактических данных, с данными бухгалтерского учета, то оформляются сличительные ведомости, которые называются «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). После всех проведенных за отчетный год инвентаризаций, в конце года результаты оформляются в ведомости «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма №ИНВ-26). После тщательной проверки расхождений, данные, приведенные в описи инвентаризации, регистрируются в сличительной ведомости, приводящей сравнение факта с данными бухгалтерского учета. Далее выявленные отклонения оформляются в проекте акта инвентаризации с приложением справки, в которой перечислены вероятные направления списания обнаруженных недостач.

Разницы, выявленные в процессе инвентаризации материальных ценностей, указываются в сличительных ведомостях с их оценкой в бухгалтерском учете. [ 6 ]

Таким образом, видно, что инвентаризация материально-производственных ценностей достаточно трудоемкий и обязательный процесс. Из этого следует, что инвентаризацию нужно проводить всегда так, как она помогает выявить недостачи, так же с применением инвентаризации и можем рассчитать более точную себестоимость произведенной продукции.

Подводя итог, следует отметить, что учет материальных запасов должен соответствовать правилам и требованиям, которые установлены в нормативно-законодательных актах по данному виду учета. Производственные запасы имеют свою специфику, которая зависит от группировки и назначения, а так же имеют определенные правила к оформлению первичных документов.