Вопрос 12. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов

Понятие и системы регистрации документов (централизованная, децентрализованная, смешанная). Формы регистрации документов: журнальная форма, карточная регистрация, компьютерная регистрация. Индексирование документов.

Создание банка данных о документах предприятия. Организация справочно-информационной работы.

Цели и задачи контроля за исполнением документов. Направления контрольной деятельности (контроль по существу поставленных в документе вопросов, контроль за сроками исполнения документов). Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Ведение контрольных операций в условиях традиционных и автоматизированных технологий (текущий и итоговый контроль). Напоминание исполнителей о приближении срока исполнения документов. Использование сводок итогового контроля для оценки эффективности работы отдельных работников, подразделений и системы документационного обеспечения управления предприятия в целом.

Вопрос 13. Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение

Организация хранения документов в делопроизводстве. Номенклатура дел предприятия, ее назначение, основные требования к составлению и правила заполнения (индексы и заголовки дел, количество единиц хранения и сроки хранения дел). Порядок утверждения номенклатуры дел предприятия. Формирование и оперативное хранение дел.

Экспертиза ценности документов предприятия (задачи экспертизы, принципы и критерии ценности документов, организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятии).

Подготовка документов к передаче в архив организации (оформление дел, составление и оформление описей дел, порядок передачи дел в архив организации).

Вопрос 14. Использование информационных технологий для документационного обеспечения управленческой деятельности

Информационные технологии (ИТ) подготовки документов (текстовые редакторы, табличные процессоры, графические редакторы). ИТ хранения информации и организации доступа к ней (преобразования бумажного документа в электронный, хранение и поиска документов на основе файловой системы Windows, архивирования информации, обеспечения безопасности хранения, ограничения доступа к информационным ресурсам). ИТ баз данных.

Сетевые информационные технологии. Использование локальной сети на предприятии для создания единого информационного пространства для всех его структурных подразделений и повышения эффективности работы с документами. Системы автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия (краткая характеристика).

Возможности сети Интернет как оперативного средства связи (электронная почта) и информационного ресурса для обеспечения документирования управленческой деятельности.

Вопрос 15. Комплексные системы автоматизации делопроизводства и документооборота предприятия

Требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Классификация программ.

Просмотреть несколько Web-сайтов российских компаний разработчиков программных комплексов. Информацию о них можно найти в сети Интернет с помощью поисковых систем. Возможен выбор следующих систем: 1С:Электронный документооборот (фирма- разработчик - 1С, http://www.lc.ru ), LanDocs (фирма-разработчик - Ланит, http://www.landocs.ru,). Optima-WorkFlow (фирма-разработчик - Optima, http://www.optima-workflow.ru). Дело (фирма-разработчик - ЭОС, http://www.eos.ru ), Евфрат-Документооборот (фирма-разработчик - Cognitive Technologies LTd, http://www.cognitive.ru )., DIS Электронная канцелярия (фирма-разработчик - НТЦ ИРМ, http://www.mdi.ru ).

Выбрать одну систему автоматизации документооборота, дать ей характеристику и описать ее использование для документационного обеспечения управления.

Практическое задание

Организация работы с документами на *.

При ответе на вопрос задача студента - описать систему документационного обеспечения управления (далее - «ДОУ») на выбранном им предприятии (* - наименование предприятия) и проанализировать ее соответствие требованиям, изученным в курсе «Делопроизводство в управленческой деятельности». Возможно создание собственной модели организации работы с документами на вновь создаваемом предприятии.

Разделы ответа:

1. Введение (краткое описание предприятия и его структуры).

2. Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).

3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.

4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.

5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).

6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечаниям, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).

7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).

8. Заключение (основные выводы и рекомендации)

Ответ на вопрос следует излагать кратко, желательно - с использованием таблиц, а по разделам 5-7 - в виде схем с указанием должностных лиц (руководитель организации, руководитель структурного подразделения, исполнитель - работник структурного подразделения, работник службы ДОУ), участвующих в работе с документом на отдельных этапах его прохождения в организации.