«работающие» на ключевые стратегические цели.

4. «Забюджетируйте» время на крупные, приоритетные «гибкие» задачи -

рассчитайте по ним примерное количество времени на исполнение, подпишите необходимое количество времени рядом с задачей.

4. Проверьте Ваш план на реалистичность: помните, планировать и бюджетировать более 60-70% рабочего дня-не реалистично, 20% - поглотители, 10% - форс-мажор

В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.

Задание:

Распланируйте рабочий день, опираясь на жестко-гибкий алгоритм планирования дня. Используйте страницу ежедневника.

День сегодня загруженный.

Только-только утро начинается, а уже, кажется, что времени не хватит катастрофически.

Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное количество документов, которые необходимо отправить по почте сегодня же нашим клиентам. Основной поставщик задерживает поставки - надо ехать лично и разбираться, что к чему.

Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые указания, Васин и Иванова тормозят процесс, требуют совещания, чтобы выяснить все вопросы. Боюсь, что потратим не меньше часа, а может и больше!

Надо не забыть позвонить в головной офис - на носу ежемесячный отчет. Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто еще не приходил с отчетом о готовности! Что это значит? Понятно, что это значит...

А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать... Нет, вряд ли получится.

И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредоточиться! Все конечно важно, но у меня не три головы и десять рук!

Так, а на какое число у меня назначена презентация? На сегодня. А к ней надо еще подготовиться. И, кстати, уточнить куда ехать.

На столе где-то лежит недоправленная программа - надо бы ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеальный порядок... - Да? Да, да, буду через полчаса...

Ну, вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?

Страница ежедневника

Жесткие Гибкие

Дополнительное задание: Перед вами один из дней руководителя 3 магазинов. Оптимизируйте день руководителя (организация работы группы, расстановка приоритетов, оптимизация «воров» времени, планирование, делегирование, контроль). Сделайте вывод: Какие цели стоят перед руководителем? Достигает ли он их? 

07–30 Подъем. Утренние процедуры, завтрак.  08–40 Поездка в магазин.  10–00 Осмотр магазина, разговор с продавцами. Электронную почту проверить не успел.  10–20 Поездка в головной офис.  11–00 Совещание по случаям некорректного оформления документации, отчетов по продажам/воровства у ген. директора.  13–00 Обед. Общение за обедом с руководителями других направлений.  14–20 Поездка в магазин.  15–00 Проверка почты и расписания  15–15 Звонок из другого магазина о встрече с управляющим соседней точкой на сегодня в15–30! (смс о времени встречи пришло вчера, но вечером был на выезде и смсне посмотрел/забыл, продавец второго магазина – не дозвонилась и забыла перезвонить еще раз для подтверждения встречи). Звонок о переносе времени на 16–30.  15–25 Быстрый просмотр отчетов продавцов. Предварительное заключение – все нормально.  15–45 Ответ на незапланированный звонок со склада по ситуации «пересорта». Решениео назначении инвентаризации на завтра. Обсуждение сколько работников можно направитьна учет товара без срыва работы склада.  16–10 Поездка во второй магазин (пробка).  16–45 Переговоры о партнерском взаимодействии путем перекрестных PR-акцийс управляющим соседней точки.  17–15 Перерыв в переговорах, т.к. из-за переноса времени у управляющего возникла накладка.  17–30 Возобновление переговоров. (Итог: нет контакта, продавливают идею участия 60/40, вместо предварительно оговоренных 50/50)  17–45 Экстренное завершение разговора без договоренностей. Возвращение в первый магазин.  18–45 Звонок на склад по решению инвентаризации.  18–50 Осмотр магазина.  19–00 Дополнительный просмотр отчетов. Обнаружено 2 несостыковки по финансам (кофе в то же время).  19–25 Вызов продавцов для общения по отчетам.  20–00 Снятие кассы, подсчет выручки. Присутствие рядом с кассиром во время процедуры (обычай, сложившийся 3 года назад).  20–30 Перерыв на кофе и краткая беседа с персоналом по итогам дня.  20–45 Написание собственного отчета по прибылям (запланировано на сегодня).  21–20 Отчет написан на ⅓. Поездка в третий магазин, который работает до 22–00.  22–00 Получение отчетов, беседа по итогам дня и корректировке планов по выручке.  22–20 Поездка домой.  23–00 Общение по домашним делам. Поздний ужин.  00–00 Просмотр вечерних новостей.  00–30 Сон.  Дополнительная информация:

• поездка на машине до работы (1 магазин) в час пик 1–20, в нормальное время – 0–50 

• поездка на общественном транспорте до работы 0–45 

• поездка в головной офис с работы на машине 0–40 

• поездка в головной офис с работы на общественном транспорте 1–00 

• поездка из дома до головного офиса на машине 0–50 

• поездка из дома до головного офиса на общественном транспорте 1–00 

• поездка из 1 магазина во второй на машине 0–20 

• поездка из 1 магазина во второй на общ. транспорте 0–30 

• поездка в час пик из 1 во 2 магазин (с 9–00 до 11–00 и с 18–00 до 20-00) 1–00 

• в магазине с 18–30 до 20–00 увеличенный поток клиентов.

• написание отчета планировалось полностью завершить в этот день.

• снятие кассы по регламенту должен курировать заместитель директора (главный менеджер).

4. Планирование «День - Неделя - Год»

Для того, чтобы держать все задачи под контролем, нужны три раздела в Вашей системе планирования:

1. ДЕНЬ: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике (оперативные);

2. НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц (стратегические);

3. ГОД: долгосрочные задачи.

Вместо жестких планов на период (который из-за «нелинейности» жизни наверняка не сбудется) можно использовать технику жестких перемещений задач между разделами:

1. Вечером, при планировании следующего дня просматривается раздел «НЕДЕЛЯ». Все наиболее актуальное переносится в раздел «ДЕНЬ».

2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «ГОД». Все наиболее актуальное переносится в раздел «НЕДЕЛЯ».

В разделе «НЕДЕЛЯ» могут находиться следующие элементы:

• Список задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника;

• Обзорные графики регулярных задач;

• «Кайросовые» задачи, если прогнозируется приближение тех или иных «кайросов»;

В разделе «ГОД»:

• План ключевых мероприятий на год (выставки, конференции, сдача квартальных и годовых отчетов);

• Информация по критическим срокам ключевых проектов - дата запуска пилотной версии сайта, сроки перехода на новые стандарты отчетности и т.п.;

• Список небольших задач с далеким сроком исполнения, если эти задачи не попали в контекстные разделы ежедневника (в конце января посетить зубного);

• График дней рождения, памятных дат и т.п.

Результато-ориентированное планирование

При планировании гибких задач используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата. Формулировки задач контрольного списка должны давать ответ на вопрос «Что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.

Можно эту задачу записать просто: «Документы» или «Приемная комиссия». Но при этом теряется смысл задачи. Какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такие формулировки не отвечают на вопрос «Что сделать?» и не дают представления о результате.

Можно записать так: «Поехать в институт». Активный глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата – нет.

Чтобы все было точно и понятно, эту задачу следовало бы записать так: «Сдать документы в приемную комиссию». Есть и активный глагол, мотивирующий на совершение действия есть, и результат понятен (сданные в институт документы). Что дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель – вовремя сданные документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии, имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны.

Задание:

• Найдите формулировки, которые не являются результато-ориентированными;

• Переформулируйте их в результато-ориентированный вид.

Обзоры

Когда вы разобрались с затратами времени, встает вопрос: а что же можно и нужно сделать?

Первый шаг к снижению неопределенности - создание обзора, т.е. достаточно полного представления о своей деятельности.

Обзор — составление ясной картины ключевых направлений деятельности, основных задач и из взаимосвязей. Кроме полноты, к необходимым свойствам обзора можно отнести компактность, дающую возможность представить ситуацию целостно, одновременно увидеть все существенные стороны вопроса. Главное достоинство обзоров - снижение неопределенности, создание ощущения подконтрольности ситуаций.

Инструменты обзора, используемые в тайм-менеджменте:

• Двухмерные графики (диаграмма Ганта) - используются для планирования задач (мероприятий) со сложной структурой;

• Двухмерные таблицы (таблица регулярных рутинных задач) - используются для контроля рутинных среднесрочных дел, хранятся в разделе «НЕДЕЛЯ» ежедневника;

• Древовидные карты (mind maps)

• Контрольные списки: вопросы к телефонному разговору; вопросы к совещанию; что взять в командировку?; список событий/ мероприятий и т.д.

Задание:

Используя диаграмму Ганта спланируйте свадьбу, опираясь на список основных дел.

Целеполагание

Напомним, что такое цели в классическом менеджменте. Иерархическая модель упорядочения целей и задач выглядит следующим образом (в данном случае – это фрагмент «дерева задач»):

Необходимо выбрать ключевые области - это несколько основных направлений деятельности, главные русла в которых развивается Ваша жизнь:

• Личное развитие/ Профессиональное развитие/ Учеба/ Образование

• Семья/ Дети/ Родственники

• Друзья/ Знакомые/ Общественная деятельность

• Хобби/ Увлечения

• Работа/ Бизнес/ Клиенты/ Подчиненные/ Проекты

• Спорт/ Здоровье

• Благосостояние/ Карьера и т.д.

Личные стратегические цели

Несколько идей, как продвинуться по пути осознания и формулирования своих долгосрочных целей:

1. Идея первая - посмотреть на цели как на цели «родные» и «навязанные»:

Качественно выполненный обзор дел наверняка покажет: их значительно больше, чем физически можно выполнить. Привычных способов справиться с этой ситуацией два:

• увеличение рабочего дня;

• «интенсификация управленческого труда»: разговор по двум телефонам одновременно, привычка к невдумчивому чтению документов, и т.д.

Оба способа одинаково плохи: увеличение рабочего дня отнимает у вас гораздо больше будущего времени за счет потери здоровья, а «интенсификация» работы приводит к тому, что вы действуете полуавтоматически, не имеете возможность как следует осмыслить решаемые вопросы, и качество ваших решений резко снижается.

Следовательно, необходимо каким-то образом отсеять лишнее.

2. Идея вторая - методология под названием «Мемуарник»:

• В конце недели выпишите Главное событие недели (ГСН) - одно из семи ГСД или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца - Главное событие месяца. В конце года — Главное событие года.

• Рядом с событиями формулируйте ту Вашу ценность, на основании которой именно это событие Вы сделали главным. Например, если это «пятерка сына», то ценность - «семья, дети».

«Мемуарник» позволит Вам достаточно быстро сформулировать список Ваших ключевых ценностей. Кроме этого, он побудит каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном и не позволит терять ключевые ценности в суете текущих дел

3. Идея третья. Личная миссия в форме эпитафии (не для слабонервных).

Попробуйте нарисовать красивый надгробный камень и сочинить собственную эпитафию. «Иван Иванович Петров родился... скончался... достигнув выдающихся высот в... Безутешные родственники особенно любили его за...»

Если эпитафия представляется Вам слишком жестким методом - сочините прощальную речь при Вашем выходе на пенсию. Смысл все тот же: очень кратко сформулировать, «что же останется, когда все закончится».

Мой «мемуарник» за прошедшую неделю

Возьмите лист плотной бумаги или картона, используйте его в качестве закладки в ежедневнике. На этом листе можно:

1. выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

2. держать список самых актуальных на данный момент контактов;

3. выписывать «темы для размышления», т.е. не задачи, требующие исполнения, а мысли требующие развития.

Но самое полезное применение такой закладки - это использовать ее как «стратегическую картонку».

Автор идеи «стратегической картонки» - Любовь Юлис, коммерческий директор компании «Comstar - Объединенные ТелеСистемы». Рецепт прост: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долгосрочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно напоминать целях, и вы не утоните в текучке.

Планирование дня начинайте со взгляда на «стратегическую картонку», а не на текущие дела.

Цели SMART

При формулировании цели следует руководствоваться критериями SMART, которые указывают, что цели должны быть Specific (конкретными), Measurable (измеримыми), Achievable (достижимыми), Relevant (уместными), Timed (определенными по времени). Критерии SMART позволяют ясно сформулировать цель, четко выделить в формулировке цели параметры, по которым можно оценить степень достижения цели.

Ясное представление о цели позволяет четко расставлять приоритеты, выделяя наиболее важные пути достижения цели.

ЦЕЛИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ

КОНКРЕТНЫМИ, ЯСНЫМИ

ИЗМЕРИМЫМИ

ДОСТИЖИМЫМИ

УМЕСТНЫМИ, ОТНОСЯЩИМИСЯ К ДЕЛУ

ОПРЕДЕЛЕННЫМИ ПО ВРЕМЕНИ

Задание:

Предположим, что Вам необходимо подыскать новый офис. Сформулируйте SMART цель

SMART и надцели

SMART-критерии: цели должны быть конкретными, измеримыми, согласованными, реалистичными, четко привязанными к времени. Но цели в таком общепринятом понимании могут не только способствовать эффективности личного стратегического планирования, но и мешать. В восточных боевых искусствах часто можно встретить рекомендацию: не следует концентрироваться на предполагаемых действиях противника, пытаться планировать ход боя. Все эти мыслительные конструкции зашоривают ваше восприятие и мешают ловить возможности, открывающиеся в ходе схватки, и полноценно использовать эти возможности.

SMART-цели идеально приспособлены для заданных ситуаций: вы можете достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает основное преимущество SMART-целей: возможность программировать свое сознание на их достижение. Четко и детально вообразив результат, вы настраиваете свои сознание и подсознание на стремление к нему. Достоинство оборачивается недостатком, который мы упоминали выше: четкая запрограммированность на конкретный осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достигнуть желаемого совершенно другим путем

При построении личных стратегических целей, направление движения должно быть задано более абстрактно. В качестве неплохих направлений движения можно использовать ключевые области, а также список основных ценностей. Эти абстракции задают вам направления движения, а конкретные измеримые проекты вы оцениваете с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям. Такого рода абстракции уместно назвать надцелями.

Достоинство планирования деятельности с помощью надцелей - более высокий уровень гибкости при принятии решений. Недостаток - абстракции менее сильно мотивируют.

Приоритеты

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов - это расчистка Вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это означает в частности умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют Вашим целям, ценностям и принципам.

Стратегии отказа

Баланс времени (срочное и важное). Матрица Эйзенхауэра

Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это нам поможет матрица Эйзенхауэра.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:

     А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации).

     В – важные, но не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро; планирование долгосрочных целей и др.).

     С – неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.).

     D – неважные и несрочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.).

Задание

Определите, к какой категории по матрице Эйзенхауэра относится каждая из задач? Поставьте рядом с задачей буквенное обозначение соответствующей категории.

1.       Разобраться на рабочем столе.

2.       Подготовить материалы к завтрашнему совещанию.

3.       Провести расчеты по проекту, который стартует через месяц.

4.       Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.

5.       Срочно написать справку по проекту для NN, из соседнего отдела. Очень просил, ему срочно надо сдавать.

6.       Подготовить слайды для презентации по новому продукту, презентация - через 4 месяца.

7.       Хорошо бы озадачиться составлением требований к претендентам на вакансию менеджера нашего отдела, может понадобиться месяца через три в связи с расширением.

8.       Начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к стажировке в Норвегии в следующем году.

9.       Сходить на премьеру нового фильма.

10.  Встретиться с друзьями, посмотреть футбол.

Критерии приоритетности задач

«Приоритет» означает тот, кто идет первым (Prior - «первый» по латыни). Все дела не могут быть одинаково важными. При этом приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» - различны. Понятия «лучше», «хуже» и «приоритетнее» существуют только в привязке к определенной системе критериев.

Метод многокритериальной оценки

Метод заключается в следующем:

1. Определить критерии, по которым мы оцениваем варианты;

2. Взвесить критерии, определить их сравнительную важность (сумма весов должна быть равна единице или 100 %);

3. Оценить варианты по каждому критерию;

Подсчитать взвешенные оценки вариантов, выбрать оптимальный.

Например: выбор квартиры.

Преимущества метода:

• Хорошо работает при многофакторном выборе;

• Ограничивает объем информации, чем способствует принятию решения;

• Сам процесс структурирования помогает размышлять;

• В коллективном принятии решений такой метод является способом структурировать обсуждение, учитывать различные точки зрения.

Метод можно применять и для личных долгосрочных целей, использовав в качестве критериев ценности, полученные при помощи «Мемуарника»

Задание

Вы - менеджер по рекламе компании по продаже строительных материалов. Вам поручили срочно подготовить рекламные материалы к выставке, которая откроется через три недели. Вам нужно выбрать полиграфическую фирму, которая быстро, качественно сможет изготовить рекламный буклет компании (нужно 300-500 штук). Вы обзвонили три фирмы и собрали следующую информацию:

Фирма А.

Могут изготовить буклет за 2 недели, если Вы предоставите весь материал: текст, фотографии, рисунки.

Макет буклета разрабатывает художник фирмы А, обязательно согласование макета с заказчиком.

Минимальный тираж заказа - от 100 экземпляров.

Фирма находится на другом конце города,

добираться до нее около 45-ти минут, своих курьеров у них нет.

Цена - соответствует условиям, устраивает.

Качество полиграфии хорошее.

Фирма В.

Могут изготовить буклет в сжатые сроки - 4 дня.

Макет они не разрабатывают,

Вы должны предоставить свой готовый макет.

Этапа согласования макета с заказчиком нет.

Фирма находится недалеко от вашего офиса, в 10-ти мин.

ходьбы. Своих курьеров у них нет, нужно ехать самому.

Минимальный тираж, который можно заказать, - от 300 экземпляров.

Цена изготовления очень низкая.

Качество полиграфии среднее.

Фирма С.

Высокое качество полиграфии,

срок изготовления - 2,5 недели {очень много заказов).

Минимальный тираж, который можно заказать-от 500 штук.

Есть свой художник, который может помочь разработать макет, подскажет, какие фотографии, рисунки подойдут,

согласовывает макет с заказчиком.

Если есть необходимость, фотограф компании выезжает к клиенту и делает необходимые фотографии нужного качества.

Фирма находится далеко, в 1,5 часах езды,

но есть своя курьерская служба, буклеты доставят по любому адресу.

Цена очень высокая.

Запишите в таблицу критерии для оценки фирм.

Укажите вес каждого критерия.

Оцените по каждому критерию каждый из вариантов.

Выберите наиболее оптимальный вариант.

Объясните свое решение.

Самомотивация

Технология отдыха.

Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важными для человека являются следующие естественные биологические ритмы:

     Дневной.

     Недельный.

     Годовой.

Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется (тоже ритмично). Есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации собственной деятельности. Например, в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4–5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).

У «жаворонков» (людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать), первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» (людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться спать) второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше наметить на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате.

Отдых во время рабочего дня.

Принципы эффективного отдыха:

• Максимальное переключение. Чем выше переключение, тем лучше отдых.

• Ритмичность — 5 мин/ час

• Максимальная «чистота» отдыха - мысленно отключиться, эмоционально разгрузиться

Степень переключения, которую дают разные сценарии отдыха в баллах:

• На 1 балл: оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе, глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект - почитать что-то не по работе в Интернете.

• На 2 балла: оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

• На 3 балла: дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы: выпить чаю с коллегами.

• На 4 балла: выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

• На 5 баллов: выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Неприятные задачи

Не откладывайте на потом трудные дела. Привычка «волокитить» решение того или иного вопроса съедает наше время двояко: откладывая решение, и тем самым оттягивается и начало самой работы. Время уходит, а ничего не делается. Начинайте действовать

Первый тип: «ЛЯГУШКА»

Характеристика: маленькая, простая, но неприятная задача

Например:

• Позвонить недружелюбному клиенту;

• Попросить шефа о повышении зарплаты

Техника: каждое утро, натощак, съедать 1 лягушку.

Второй тип: «СЛОН»

Характеристика: крупная трудоемкая задача. Может не быть неприятной, но каждый шаг по слону не дает видимого результата - теряется мотивация.

Например:

• Ремонт в доме

• Изучение иностранного языка

• Улучшение своей физической формы

Техника: «нарезать» слона на маленькие «бифштексы SMART» и каждое утро съедать по одному «бифштексу»

Третий тип: «СЫР»

Характеристика: сложная задача, к которой непонятно как подступиться. Например:

• Диссертация

• Письменная работа или отчет

Техника: задачу выполнять не в логическом порядке, а «выгрызая» мелкие кусочки из разных мест.

Домашнее задание: Проанализируйте и запишите неприятные дела

Определите, какие из перечисленных ниже в списке дел являются «слонами», а какие – «лягушками»?

Пример: Подготовить материал к научной конференции («слон»).

Написать поздравительную открытку («лягушка»).

Список дел:

     позвонить в отдел информатизации, напомнить, что они опаздывают с отчетом ( __________ );

     собрать и обработать статистические данные по рынку недвижимости в нашем регионе ( __________ );

     сделать ремонт в квартире ( __________ );

     сообщить клиенту о срыве сроков поставки ( __________ );

     положить деньги на мобильный телефон ( __________ );

     отправить клиенту счет по факсу ( __________ );

     разработать стратегию продвижения новой банковской услуги ( ______ );

     сделать резервную копию рабочих файлов ( __________ );

     разработать проект создания антивирусной программы ( __________ ).

«Неотложная тайм-менеджерская помощь»

Итак, рецепт:

1. Нарисуйте все, что вам нужно сделать, что хочется сделать.

2. На основе рисунка создайте списки дел.

3. Разделите все дела на крупные области деятельности, постарайтесь, чтобы таких областей было не более девяти.

4. Определите свои цели и ценности.

5. Очистите ваши списки дел от ненужных дел.

6. Создайте удобный и компактный обзор дел на год.

7. Сделайте обзоры дел на месяц и неделю.

Выберите дела, которые не терпят отлагательств, напишите список дел на завтра.

5 Лучших книг по тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент или наука о том, как эффективно управлять своим временем, чтобы все успевать, на сегодняшний день очень популярна. На эту тему уже написано и еще пишется огромное количество книг. Регулярно выходят целые тома с рекомендациями знающих людей о том, какой еще существует способ подружиться с Хроносом. Среди подобного разнообразия выбрать действительно полезную книгу, которая поможет упорядочить свою жизнь, не просто. В этом материале рассмотрим пятерку книг по тайм-менеджменту, которые прошли проверку временем и являются путеводной звездой для многих людей, однажды взявших их в руки.

1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Книга хороша тем, что в ней простым и очень доступным языком преподнесены самые азы тайм-менеджмента. Книга, по сути, не про время, а про планирование своих дел. Лирики и воды — минимум. Четкие и ясные, логически выверенные указания о том, сколько времени можно выделить в своем графике на работу и на отдых, как разобраться с вещами, которые облегчают вашу жизнь, или засоряют ее. Автор описывает как классические методики управления собственным временем, так и дает советы, проверенные на собственном опыте.

Дэвид Аллен, действительно считается одним из лучших специалистов по тайм-менеджменту. Книга быстро сделала автора звездой. Семинары Дэвида Аллена по тайм-менеджменту, с которыми он исколесил всю Америку, собирают полные залы. Он действительно учит самоорганизации, а не просто дает читателю пространные советы про управление временем.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Это не просто увлекательная книга о том, как успевать больше и уделять свое время только тем задачам, которые по-настоящему вам близки. Это книга про российский опыт. Классические приемы тайм-менеджмента и адаптация их к нашей повседневности, яркие примеры из жизни и практические задачки для тех, кто только постигает науку управления временем. Во многом благодаря хорошему юмору и простому языку изложения книга читается на одном дыхании.

3. Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Каждый из нас не раз слышал красивые фразы о том, что жить нужно здесь и сейчас, нельзя откладывать жизнь назавтра и т. п. Это правда. Однако, реальность такова, что почти каждый человек занят строительством собственного будущего, жертвуя при этом своим настоящим. Как же сделать так, чтобы начать наслаждаться жизнью здесь и сейчас? Автор книги делится опытом отказа от «синдрома отложенной жизни». Тимоти Феррис доказывает, что грамотное распределение времени — это путь к свободе. Свобода передвижения (автор большую часть времени проводит в путешествиях), свобода действий, свобода распоряжения своим капиталом, который регулярно только увеличивается, ведь его владелец работает... целых 4 часа в неделю!

4. Алан Лакейн «Искусство успевать». Это настоящий классический труд по тайм-менеджменту, на который ссылаются в своих работах многие другие авторы. При знакомстве с основами науки управления временем эту книгу пропустить никак нельзя. Здесь есть все: от основных принципов тайм-менеджмента до инструментов, помогающих человеку подружиться со времнем. Теория отлично разбавлена интересными примерами из жизни.

5. Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове». Это книга для тех, кто не желает тратить времени на изучение теории тайм-менеджмента, а хочет перейти сразу к практике. Автор дает 2 задания, которые читатель должен выполнить за неделю. Одно касается работы, а второе — дома. Пройдя полный курс «обучения», читатель сможет навести порядок во всех аспектах жизни, начиная от отношений с близкими и заканчивая разбором многолетних завалов в рабочем столе.

Существует расхожее мнение о том, что освоить тайм-менеджмент означает на 10% быть эффективным в том, что мы делаем и на 90% в знании, чего делать не стоит. Безусловно, приведенная пятерка книг — это далеко не все хорошие работы по управлению времени. Однако прочитать их точно стоит.

21