Планирование

Проза жизни: вчера - рано,

завтра - поздно, сегодня – некогда

1. Принципы планирования

«Жизнь становится все быстрее, потоки информации растут лавинообразно, знания устаревают еще до того, как Вы успели их усвоить. Жизненные циклы товаров измеряются месяцами, а то и неделями. Как говорила Королева в Зазеркалье: «Нужно очень быстро бежать только для того, чтобы оставаться на месте».

Самое страшное, что при этом менеджеру становится некогда. Некогда радоваться жизни. Некогда общаться с семьей и друзьями. Некогда думать. Некогда жить.

Дела и проблемы мелькают в глазах, толпятся вокруг как попрошайки на рынке, требуют свой кусочек времени и внимания. При этом высокоприоритетные, стратегически важные задачи скромны и стеснительны. Они не распихивают других локтями, они могут подождать, они вздыхают, они позволяют откладывать себя «на потом».

Г.Архангельский, «Организация времени»

Контекстное планирование

*

У древних греков было 2 разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств.

Типичные контексты («кайросы»):

1. Место: «в банке», «в автосервисе», «в головном офисе»

2. Человек или группа людей: «когда поймаю Иванова», «при разговоре с Шмелевым из «Атланта», «на заседании правления»

3. Обстоятельства внутренние: «когда хочется / не хочется работать», «во время прилива вдохновения» -

4. Обстоятельства внешние: «когда шеф будет в хорошем настроении», «когда наконец примут закон о...»

Контекстное планирование - техника планирования «кайросовых» задач. Для того, чтобы реализовать ее необходимо сделать следующее:

1. Выявить актуальные для Вас контексты (как правило, достаточно 5-7)

2. Сделать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам.

3. При приближении какого-либо контекста достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Например: собираясь в командировку заглянуть в раздел «Командировки». Увидели задачу: «Когда буду в Саратовском филиале - обсудить идею проекта А».

В ежедневнике можно использовать:

• Отдельные разделы на типичные контексты;

• «Стикеры»

• Закладки с контекстными задачами. В Outlook 2 типа категорий:

• Контекстные категории

• Категории «ДЕНЬ», «НЕДЕЛЯ», «ГОД».

2. Жестко-гибкий алгоритм планирования дня

При планировании мы имеем дело с 3-мя типами задач:

• «Жесткие» встречи - привязанные к конкретному моменту встречи (например, «совещание в 9.00);

• «Гибкие» задачи - не привязанные к жесткому времени («созвониться с клиентом»). При этом «гибкие» - не означает «не обязательные» или «не имеющие срока исполнения». У таких задач может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который Вы должны ее решать.

• «Бюджетируемые» задачи - крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого срока исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («работа над квартальным бюджетом» - 2,5 часа).