РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

по дисциплине ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

( Ф.И.О. студента)

Составитель:

Малышева Оксана Викторовна, к.э.н., доцент

кафедры Менеджмент и логистика на транспорте

Оглавление

Тема 1……………………………………………………………………….3 стр.

СУЩНОСТЬ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Наш капитал времени.

2. Что такое тайм-менеджмент.

3. Корпорация «Я»: интегрирующая идея

Тема 2……………………………………………………………………….6 стр.

ХРОНОМЕТРАЖ. БОРЬБА ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ВРЕМЕНИ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Аудит ситуации.

2. Борьба за организацию времени.

3. Борьба с поглотителями.

4. Комментарии и рекомендации к ведению хронометража.

Тема 3………………………………………………………………………..12 стр.

ПЛАНИРОВАНИЕ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1.Принципы планирования.

2. Жестко-гибкий алгоритм планирования.

3. Алгоритм ежедневного планирования.

4. Планирование «День – неделя – год».

Тема 4………………………………………………………………………..23 стр.

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ. ЦЕЛИ SMART

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Личные стратегические цели.

2. Цели SMART.

3. SMART и надцели.

Тема 5………………………………………………………………………..28 стр.

ПРИОРИТЕТЫ. МАРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Стратегии отказа.

2. Баланс времени (срочное и важное). Матрица Эйзенхауэра.

3. Критерии приоритетности задач.

Тема 6………………………………………………………………………..32 стр.

САМОМОТИВАЦИЯ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1.Технология отдыха.

2. Отдых во время рабочего дня.

3. Неприятные задачи.

Тема 7………………………………………………………………………..35 стр.

НЕОТЛОЖНАЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖЕРСКАЯ ПОМОЩЬ

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1. Что такое Тайм-менеджерская помощь.

2. Как донести Тайм-менеджмент до окружающих.

Сущность и определение понятия Тайм-менеджмент

Наш капитал времени

1	Мой возраст
2	Оценка «времени завершения» (приблизительно)
3	Мой капитал времени в годах («2» минус «1»)
4	Мой капитал времени в сутках («3» умножить на 365)
5	Кол-во часов в сутки, которое я трачу на сон
6	Кол-во активных часов в сутках (24 часа минус «5»)
7	Мой капитал времени в часах («4» умножить на «6»)

Мой «пирог времени»

Что такое тайм-менеджмент

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат несколько простых фактов и аксиом:

• Жизнь дана человеку один раз.

• Время - это материал, из которого сделана жизнь. Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться. Время только тратится, и времени не так уж много, те самые 200-400 тысяч часов, в которых все мы «даже не миллионеры».

• Время и поступки в нем - необратимы. Сделанное можно переосмыслить, иногда - исправить, но никто не может сделанный поступок вернуть.

Эти простые факты не дают поставить «методологию взаимоотношений человека со временем» в один ряд с такими техниками личной эффективности менеджера как, например, «навыки презентации» или «техники делегирования». Поэтому под Тайм – менеджментом мы будем понимать:

Тайм-менеджмент (сокращенно - ТМ) - это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии с личными и бизнес-целями и ценностями.

Рассматривать эту технологию логично через 3 уровня вопросов:

1. «Как идти» быстро и грамотно, не переутомляясь в пути - эффективность.

2. «Куда идти», как выбирать цели - стратегия.

3. «Зачем идти», как осознавать и выкристаллизовывать свои ценности.

ТМ-лестница - модель управления собой, разбивающая личный тайм-менеджмент на три уровня:

• Эффективность (управление сроками, задачами, ресурсами времени, производительностью труда, и т.п.);

• Стратегия (определение личной стратегии и долгосрочных целей);

• Философия (определение личных ценностей).

М одель позволяет связать мировоззренческий и оперативный уровни в деятельности и управлении личным временем.

Тайм-менеджмент - это не про то, как работать больше, а про то, как потратить время на главное.

Корпорация «Я»: интегрирующая идея

Человек рассматривается как некая корпорация, имеющая свою бухгалтерию (управление личными финансами), маркетинг (ориентацию на рынке труда), отдел стратегического развития (самоопределение), HR- департамент, службу безопасности и т.д. Такая аналогия позволяет привлечь к задачам управления в личной работе много дополнительных методов из общего менеджмента и приложить к этим задачам собственные управленческие навыки, а также легко систематизировать информацию.

Основные преимущества подхода «Корпорация «Я»:

• Системность, целостность, логическая последовательность повышения личной эффективности;

• Возможность привлечения к управлению личным временем всех методов, разработанных для управления фирмой;

• Возможность использования всего собственного управленческого опыта для решения задач, связанных с управлением личным временем.

Налаживание системы управления личным временем целесообразно строить так же, как налаживание регулярного менеджмента на предприятии. Чтобы получить качественный скачок личной эффективности, необходим комплексный проект, построенный в виде логической последовательности этапов, с определенными целями и результатами.

Для успешной реализации проекта надо будет учитывать и внешнее окружение корпорации «Я»: ближнее, дальнее важное и дальнее неважное окружение.

Хронометраж

Первое, что предстоит оценить, это то, насколько Вы владеете информацией о расходах собственного времени. Если представить себя самого в качестве предприятия, где Вы Генеральный директор, то процент, который Вы получите, характеризует Ваше владение ситуацией с информационной стороны. Т.е. именно в такой мере Вы осведомлены о происходящем в фирме, остальное - покрыто для Вас завесой таинственности и соответственно неуправляемо.

Хронометраж, шаги

I. Аудит ситуации.

1. В колонку «Дела» выпишите задачи (длительностью от 10-15 минут), которые Вы выполняли в течение рабочего дня;

2. «Привяжите» вспомнившиеся задачи к времени горизонтальными линиями вдоль оси времени (как показано в примере);

3. Время, которое не было заполнено вспомнившимися задачами, выделите горизонтальными линиями в колонке «Неучтенное время»

Анализ результатов:

1. В колонке «П» отметьте перспективные, приоритетные, долгосрочные задачи, работающие на ключевые цели подразделения и компании. Подсчитайте количество потраченного на них времени, занесите в таблицу.

2. В колонке «Д» отметьте задачи, которые Вы решали сами, хотя в принципе их можно было бы делегировать. Количество времени занесите в таблицу.

3. Ответить себе на вопрос: «До чего у меня «не дошли руки» в этот день, и почему?». Ответ на вопрос «Почему» позволит Вам выявить какой-либо поглотитель времени.

1	Кол-во времени, потраченное на долгосрочные, приоритетные задачи
2	Кол-во времени на задачи, которые в принципе мог бы делегировать
3

II. Борьба за организацию времени

Наметить 2-3 ключевых показателя, связанных с целями организации времени. Это могут быть показатели, связанные со стратегическим целями или вопросами делегирования. Примеры показателей:

Цель	Показатель
Хочу вовремя уходить с работы	Длительность задержки после рабочего дня
Хочу больше времени уделять приоритетным проектам	Кол-во времени в день, уделенное приоритетному проекту % такого времени от общего рабочего времени
Хочу найти резервы времени	Кол-во времени в день, потраченного на «поглотители»

Отследить ключевые показатели в динамике.

III. Борьба с поглотителями

1. Определить показатель, который «съедает время», и отследить его в динамике.

2. Выбрать «хотелку», на которую cейчас времени не хватает; которая приятна («хочу», не «надо»), на которую Вы начнете выделять освобожденное с помощью хронометража время.

3. На том же графике, где поглотители, ежедневно отмечать время, потраченное на «хотелку».

В хронометраже главной задачей является выработка «чувства эффективности».

Домашнее задание: провести хронометраж в течение 2 недель.

Причины потерь времени:

1. не умею отделить важные дела отвторостепенных;

2. не планирую предварительно свой день;

3. личная неорганизованность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т.п.);

4. не всегда знаю, что нужно делать;

5. отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго);

6. не умею сказать «нет» ;

7. моя личная недисциплинированность;

8. не довожу начатое до конца ;

9. долго раскачиваюсь в начале каждого дела;

10. много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят;

11. не знаю своего личного ритма физической и умственной активности;

12. очень легко отвлекаюсь (например, на шум).

Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.

Предложенный список можно дополнить помехами, характерными для офисных работников (автор JI. Зайверт):

1. неполное представление о текущих задачах и путях их реше­ния;

2. скверная система документооборота;

3. поиск плохо хранящейся нужной информации (адресов, теле­фонов и т. п.);

4. недостатки кооперации или разделения труда;

5. случайные телефонные звонки;

6. незапланированные посетители;

7. неполная, запоздалая информация;

8. затяжные совещания, плохая подготовленность к совещаниям, беседам и т. п.; отсутствие коммуникаций или неточная обратная связь;

9. чрезмерные деловые записи;

10. привычка откладывать «на потом»;

11. неиспользование делегирования;

12. недостаточный контроль над порученными