3.Рекомендации по совершенствованию деятельности службы документационного обеспечения колледжа.

Анализ деятельности заведующего канцелярией показал, что некоторые функции не выполняются работником должным образом, имеются также рекомендации по совершенствованию деятельности службы документационного обеспечения колледжа.

Важно, чтобы все функциональные обязанности, возложенные на заведующего канцелярией, были отражены в должностных обязанностях.

В отличие от типовой инструкции, в должностную инструкцию заведующего канцелярией колледжа должны быть включены положения, связанные с умением работника использовать технические средства: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат, а также компьютерные программы в делопроизводстве, прежде всего, знание работы операционной системы Windows и таких программных приложений Office: Microsoft officeWord и Microsoft office Excel 2003 и 2007 года.

Недочетом является также то, что в инструкции не указано с кем работодатель проводит оценку эффективности деятельности заведующего канцелярией. Отсутствует сам комплекс мероприятий по оценке эффективности его деятельности.

Функция режима обеспечения сохранности документов выполняется не в полной мере. Необходимо разработать систему мероприятий по улучшению сохранности документов. С этой целью рекомендуется выделить отдельное помещение для документов, которое должно иметь:

а) специальные передвижные или стационарные металлические стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

б) ширину проходов между стеллажами - 75 см;

в) ширину проходов между рядами стеллажей - 120 см;

г) расстояние между полками по высоте - 35-40 см;

При подборе помещения под документы рекомендуется использовать хранилище, оборудованном системами кондиционирования воздуха, где должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19 градусов С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 градусов С и 40-55%) и цветных (2-5 градусов С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20 градусов С и 50-65%.

Отсутствует предварительное рассмотрение документов заведующим канцелярией, который должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы обычно составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителям руководителя колледжа, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Фильтрация позволит экономить время руководителя.

Рекомендуется внедрить автоматизированная форма регистрации документов.

Отсутствует контроль исполнения документов со стороны заведующего канцелярией. Работа по контролю исполнения документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Он должен быть поэтапным: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Заведующий канцелярией ежедневно в начале рабочего дня должен докладывать руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

  При поступлении к заведующему канцелярией документа, находившегося на контроле, проверяются соответствие сроков его исполнения установленным, правильность оформления документа, затем документ передается руководителю или тому лицу, от которого исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и полноте выполнения предписанных по данному документу управленческих действий. После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное лицо, ставившее документ на контроль, в журнале или регистрационно-контрольных карточках записываются дата исполнения документа, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет находиться копия документа. Для повышения уровня документационной работы, анализа результатов исполнения документов в установленные сроки составляется ежемесячная сводка о ходе исполнения документов в организации. Форма сводки о ходе исполнения документов предусматривает следующие показатели: 1) дату и номер документа, его вид; 2) краткое содержание документа; 3) установленный срок исполнения; 4) исполнитель; 5) состояние исполнения документа на установленный срок; 6) причины неисполнения; 7) ожидаемый срок исполнения.

Следует продумать организацию подшивки документов в дела. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена.

Кроме заведующего канцелярией дела могут формировать и сотрудники структурных подразделений колледжа. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях должен осуществлять заведующий канцелярией. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками подразделений следует вести их учет в специальном журнале. В нем же должны отражаться и телефонные переговоры, проводящиеся руководителем организации или по его поручению. Разрешение на ведение междугородных переговоров выдается директором или заместителем директора. В инструкции по делопроизводству колледжа должны оговариваться должностные лица, которые имеют право разрешать такие переговоры. Краткое содержание междугородных переговоров, наименование организаций, с кем они велись, должны записываться в специальный журнал учета ведения междугородных переговоров.  Контроль за ведением переговоров, если они ведутся по телефонам подразделений, возлагается на руководителей данных подразделений. Заведующий канцелярией в соответствии со своей должностной инструкцией может вести общий контроль и координацию проводящихся переговоров и докладывать полученную информацию директору.

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.