Сведения о возрастном составе персонала службы документационного обеспечения

Возрастная категория	%
Работающие пенсионеры	0 %
45-55(60)	0%
35-45	0 %
25-35	50%
До 25	50 %

Как видно из таблицы и рисунка на 01.10.2012 года в колледже работают сотрудники возрасте от 25 до 35 лет – 1 (50 %) человек,1 (50 %) человек – до 25 лет.

Рис.1. Сведения о возрастном составе персонала службы документационного обеспечения колледжа

-Структура персонала службы документационного обеспечения

по уровню образования

Анализ уровня образования показал, что у заведующего канцелярией - среднее специальное образование, у секретаря - высшее.

Данные анализа представлены в таблице 2 и на рисунке 2.

Таблица 2

Сведения об уровне образования персонала службы документационного обеспечения

	Высшее	Среднее специальное
Заведующий канцелярией		+
секретарь учебной части	+

Рис.4. Данные об уровне образования

- документы, регламентирующие деятельность заведующего канцелярией и секретаря учебной части

Были проанализированы должностные инструкции заведующего канцелярией и секретаря ………………., утвержденные директором (приложение 1).

Представим результаты анализа должностной инструкции заведующего канцелярией колледжа. В ней содержится несколько разделов.

Первый раздел как по нормативной структуре, так и в инструкции называется “Общие положения”. Он определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией …………...

Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора. В своей работе он подчиняется непосредственно директору колледжа. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. Заведующий канцелярией должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

- единую государственную систему делопроизводства;

-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- структуру предприятия, учреждения, организации;

- организацию делопроизводства;

- схемы документооборота;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

- сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля над исполнением документов;

- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

- основы экономики, организации производства, труда и управления;

- законодательство о труде;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Недочетом является только то, что в инструкции не указаны процедуры замещения должности на время отсутствия работника.

Второй раздел называется “Функциональные обязанности ” и в нем перечислены обязанности заведующего канцелярией:

-организация работы канцелярии;

-обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению;

-контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

-реорганизацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;

-разработку инструкций по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организацию их внедрения;

-принятие мер по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;

-методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

-обеспечение печатания и размножения служебных документов;

-участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организацию их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку;

-руководство работниками канцелярии.

В отличие от типовой инструкции, в должностную инструкцию заведующего канцелярией колледжа должны быть включены положения, связанные с умением работника использовать технические средства: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер, факс-модем, и копировальный аппарат, а также компьютерные программы в делопроизводстве, прежде всего, знание работы операционной системы Windows и таких программных приложений Office: Microsoft officeWord и Microsoft office Excel .

Важно, чтобы все функциональные обязанности, возложенные на заведующего канцелярией, были отражены в должностных обязанностях. Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностей данного работника.

Третий раздел “Права” соответствует структуре. Правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей, иначе бы это послужило поводом для превышения властных полномочий. В соответствии с правами, определяемыми инструкцией, заведующий канцелярией может запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к его деятельности, вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию заведующего канцелярией.

Четвертый раздел как по нормативным требованиям, так и по инструкции называется “Ответственность”. Содержание его, в целом, соответствует требованиям, только вместо указания соответствующих форм ответственности за определенные нарушения в инструкции идет речь о необеспечении выполнения функциональных обязанностей работником. Далее перечислены виды нарушений, за которые данный работник может быть привлечен к ответственности:

• недостоверная информация о состоянии выполнения работы;

• невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора;

• непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности колледжа и его работникам;

• необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

В должностной инструкции имеется еще пятый раздел - “условия работы”. В нем говорится о режиме работы заведующего канцелярией, который определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в колледже. В связи с производственной необходимостью заведующий канцелярией обязан выезжать в служебные командировки (местного значения).

Недочетом является только то, что в инструкции не указано с кем работодатель проводит оценку эффективности деятельности заведующего канцелярией. Отсутствует сам комплекс мероприятий по оценке эффективности.

-Анализ документов, регламентирующих процесс делопроизводства в колледже.

Были проанализированы документы, регламентирующие процесс делопроизводства ……... В ………. имеются следующие документы:

• Инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации;

• ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

• Перечень документов с указанием сроков хранения;

• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

• Должностные инструкции работников службы документационного обеспечения.

-Документация в работе службы документационного обеспечения особенности ее оформления

В работе заведующего канцелярией находится следующая документация:

• книга учета исходящих документов;

Исходящая документация оформляется на специальных бланках с нанесенными реквизитами, содержащими постоянную для данного вида документа информацию (Приложение 2). Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещены центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Бланк писем оформляется с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. В нем указано полное наименование, адрес, номер телефона и электронная почта организации, а также банковские реквизиты. На подпись директору колледжа предоставляются только документы, завизированные исполнителем и содержащие отметку о составителе документа.

Подписанный документ регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Секретарь, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата).

• книга учета входящих документов;

Входящие документы проходят первичную обработку. Заведующий канцелярией вскрывает все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется реквизит «отметка о поступлении», содержащий дату поступления, входящий номер документа. Документы, полученные по электронной почте, регистрируются аналогично. Все входящие документы заведующий канцелярией передает директору колледжа, который расписывает их передачу в структурные подразделения.

  Затем происходит централизованная (в одном месте вся входящая документация) регистрация входящих документов в журнале регистрации входящих документов (Приложение 3).

• журнал оформления телефонограмм (входящих)

 При приеме и передаче телефонограмм записывается следующее: от кого поступила или кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму (т/г); дата и время приема (передачи); номера телефонов передающей организации.

• журнал регистрации приказов по основной деятельности.

• оформление копий документов

Заведующий канцелярией изготавливает копии документов (копии свидетельств о рождении, дипломов об окончании учебных заведений и т.п.). Копия документа изготавливается при помощи средств копировально-множительной техники. На первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка "Копия". Копии заверяются директором, удостоверяющим их полное соответствие подлиннику. Для заверения копии ниже реквизита "подпись" от левого поля документа проставляются заверительная надпись "Верно"; наименование должности заверившего копию, его личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.