2. Практическое задание. Опишите функции секретаря-референта с точки зрения продуктного подхода.

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции по документационному обеспечению управления;

- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Организация приема деловых партнеров компании

Задачи секретаря в организации приема деловых партнеров – зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей. Очень важно четко объяснить посетителям, как найти вашу организацию, чтобы они не опоздали на встречу по вашей вине, из-за того, что вы невнятно объяснили дорогу. Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима и для заказа пропуска, и для подтверждения встречи накануне переговоров, и для того, чтобы вы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.

17 1. Коучинг: понятия, философия, виды, некоторые техники.

Определение коучинга ICF (Международной Федерацией Коучинга): "Профессиональный коучинг" - это непрерывное сотрудничество, которое помогает клиентам добиваться реальных результатов в своей личной и профессиональной жизни. Посредством процесса коучинга клиенты углубляют свои знания, улучшают свой КПД и повышают качество жизни. 

Другое название метода: "Развивающее консультирование".

Смысл коучинга - движение к цели. Используя коучинг, люди достигают своих целей намного эффективнее и быстрее, и получают уверенность, что выбранное ими направление развития - это действительно именно то, что им нужно. При профессиональной поддержке коуча человек самостоятельно формулирует цели, нарабатывает стратегии и осуществляет наиболее удачную. 

В отличие от психотерапии, коучинг нацелен на будущее. Он помогает, работая над своим настоящим, по-другому взглянуть на жизнь, осознать свои истинные, а не навязанные общественным мнением, желания, потребности и ценности, избавиться от внутренних барьеров, препятствующих достижению целей и научиться находить собственные решения. 

Существует несколько десятков моделей коучинга определений коучинга, все они в той или иной мере соответствуют в действительности, но выделить единственно верное крайне сложно, поскольку все исследователи имеют на этот счет свое мнение. 

Применяется для решения широкого круга задач и проблем в различных областях жизни и деятельности. Коучинг - один из инструментов развития творческого мышления. 

Автор метода: Тимоти Голлвей (США), 1974 г. 

Цель метода - максимальное повышение результативности личности в ее персональной и профессиональной деятельности. 

Этапы коучинга

Коучинг проходит в несколько этапов:

1. Определение целей коучинга. Установление правил взаимодействия между коучем и клиентом.  2. Анализ текущей ситуации.  3. Уточнение целей, постановка задач, определение путей достижения.  4. Составление плана действий.  5. Контроль и поддержка в процессе реализации плана. 

Достоинства метода коучинга

• Коучинг способствует четкой постановке целей и их успешной реализации.  • Коучинг применяется как на индивидуальном, так и на групповом уровне. 

Недостатки метода 

- Психологическое сопротивление личности, так как реализация идей коучинга предполагает разрушение многих стереотипов в сознании и формирование новых привычек.  - Сильная зависимость результатов метода от личности и подготовки тренера - коуча, что приводит к нестабильности результатов обучения по одной и той же программе. 

По области применения различаются карьерный коучинг, бизнес-коучинг, коучинг личной эффективности, лайф-коучинг. Карьерный коучинг в последнее время называют карьерное консультирование, включающее в себя оценку профессиональных возможностей, оценку компетенций, консультирование по карьерному планированию, выбор пути развития, сопровождение в поиске работы и т. п., связанные вопросы. 

Бизнес-коучинг направлен на организацию поиска наиболее эффективных путей достижения целей компании. При этом проводится работа с отдельными руководителями компании и с командами сотрудников. 

Лайф-коучинг заключается в индивидуальной работе с человеком, которая ориентирована на улучшение его жизни во всех сферах (здоровье, самооценка, взаимоотношения). 

По участникам коучинга различаются индивидуальный коучинг, корпоративный (групповой) коучинг. 

По формату — очный (личный коучинг, фотокоучинг) и заочный (интернет-коучинг, телефонный коучинг) виды коучинга. Важно понимать, что данные выше направления коучинга неразрывно связаны между собой и органично вписываются в систему обучения клиентов.

Дополнительно о коучинге можно сказать следующее: 

Философия коучинга:

• каждый человек живет с чувством того, что он способен на большее. Коучинг – помощь в реализации этого чувства.  • каждый человек может все, что он захочет.  • каждый человек знает, чего он хочет.  • для того, чтобы достичь своих целей, надо осознавать реальность, быть мужественным и не останавливаться.  • хочешь быть счастливым и успешным – будь. Критерии счастья и успеха ты выбираешь сам.  • каждый человек отвечает за то, как проходит его жизнь. 

Профессиональный коучинг предполагает партнерские взаимоотношения между коучем и отдельным клиентом по достижению колоссальных результатов, основанных на заявленных клиентом целях. 

В коучинговом процессе клиент фокусируется на навыках, необходимых для успеха и повышения собственных результатов. После того как клиент выбрал тему сессии, коуч наблюдает, спрашивает и слушает, помогая проанализировать концепции и принципы, помогающие раскрыть возможности и спланировать действия. В результате у клиента появляется ясность относительно наиболее эффективных путей достижения желаемого. Решения обычно находятся из скрытых ресурсов клиента, коучи верят и находят подтверждения уникальности и высокого потенциала их клиентов, в их творчество и находчивость. Карьерный коуч обеспечивает поддержку, для развития уже имеющихся у клиента ресурсов, способностей и творческих сил. Он усиливает осознание собственных возможностей, что ведет к более продуктивным жизненным выборам. 

Коучинг фокусируется на том, что с человеком происходит на данный момент и что можно сделать для достижения желаемого будущего, а не на его прошлом. Результативность в коучинге достигается вследствие того, что человек делает выбор и действует при поддержке коуча, благодаря способностям коуча и специальным коучиновым методикам. Коучи специально обучаются для того, чтобы грамотно слушать, наблюдать и эффективно использовать методики в соответствии с потребностями конкретного клиента. 

Наиболее распространенной в рамках коучинга и достаточно эффективной техникой является "техника воронки" — последовательность стимулирующих осознание вопросов — от самых общих, с постепенным "сужением воронки" до самых конкретных. При этом главную роль с точки зрения стимулирования осознания играют открытые вопросы (кто, что, когда, почему, где, как). В процессе "сужения воронки" можно использовать гипотетические вопросы типа: "А если вдруг...?", "Представьте себе, что...?". В завершающей стадии уместны проверочные закрытые вопросы, например: "Вы совершенно уверены, что это именно так?". Искусство коуча на данном этапе заключается ни в коем случае не в оценке предметного содержания ответов (в котором он чаще всего не специалист и уж в любом случае менее компетентен, чем клиент, применительно к конкретной ситуации), а в отслеживании процесса осознания по вербальному и невербальному поведению клиента (быстрота реакции, конкретика в ответах, эмоциональная включенность, степень удовлетворенности или неудовлеренности и т.п.), следовании за ним, стимулировании и при необходимости коррекции (мне кажется, мы слишком далеко ушли в сторону... — Прим. авт.). При том, что некоторые представители так называемых классических школ коучинга считают, что искусство коуча вообще сводится к умению правильно ставить вопросы и получать качественную обратную связь, "техникой воронки" конечно же не исчерпывается арсенал профессионального коуча. Уже па данном этапе может с успехом применяться ряд техник, заимствованных из гештальттерапии, психодраматических и социометрических техник — таких как "линия времени", "пустой стул", "зеркало", модификации "социального атома" и т.д.