Засоби автоматизованого формування документів

Основними напрямами удосконалення системи документації в країні є їх стандартизація та уніфікація. Системна уніфікація управлінської документації спрямована, в першу чергу, на скорочення різноманітних документів і підвищення в результаті цього організованості в системі.

Системна уніфікація – це комплекс заходів, що забезпечує системне функціонування й ефективний розвиток документації в будь-якій ІС.

Уніфіковані системи документації є важливим засобом для організації інформаційної сумісності на документальному рівні.

Організація інформаційної взаємодії всього комплексу автоматизованих систем, які функціонують у різних сферах народного господарства, в сучасних умовах висуває також і завдання, пов'язані із

91

сумісністю під час обміну інформацією на машинних носіях і при передачі її каналами зв'язку.

У роботах з уніфікації документації повинні бути передбачені організаційна єдність, єдина методологія удосконалення і розвитку систем документації та регламентації основних положень, термінології і методів оформлення уніфікованих документів.

Можна виділити такі основні напрямки уніфікації та стандартизації документів: вхідна уніфікована, внутрішня та вихідна документація.

Вхідна уніфікована документація повинна реалізовувати принцип інтеграції даних в системі, який базується на однократності вводу. Такий підхід дозволяє не тільки мінімізувати обсяг вхідної інформації, а й забезпечує інформаційну єдність усіх розрахунків, найбільш зручні єдині для всіх завдань способи опису даних. Під час проектування вхідної документації, в першу чергу, враховуються вимоги автоматизації масового вводу даних, їх машинного контролю та організації пам'яті

Внутрішня документація в будь-якій автоматизованій системі є засобом інформаційної взаємодії системи обробки даних із функціональною структурою. Ця компонента визначає обсяги документооборотів всередині системи. Раціоналізація документооборотів також визначається удоско наленням та уніфікацією внутрішньої документації.

Проблема одночасного використання документів, як джерела даних для працівників сфери менеджменту і для автоматизованої керуючої системи,

істотно впливає на системи документації, оскільки в документі одночасно повинна бути присутня інформація, яка записана звичайною мовою і мовою кодових позначень. Така вимога в ряді випадків приводить до помітного інформаційного перевантаження документа й ускладнює введення даних. У

зв'язку з цим на практиці намагаються використовувати способи автоматичного кодування і декодування, тобто автоматичного переходу від текстів до їх кодів і навпаки.

92

Вирішення такого завдання базується на єдиному фонді словників– текстів, які використовуються в системі, пов'язаної із класифікаторами техніко-економічної інформації.

Розробка і впровадження уніфікованих систем документації дозволяє істотно скоротити кількість діючих у країні документів державного значення і підвищити ефективність використання засобів організаційної обчислювальної техніки в управлінні економікою країни.

Автоматизація документообігу полягає в комплексній автоматизації процесів розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку і архівного зберігання документів компанії.

Постійне збільшення інформації, необхідної для ухвалення правильного управлінського рішення, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають неефективними. Так, за відомостями компанії Delphi, 15% паперових документів безповоротно втрачаються, для їх пошуку працівники витрачають до 30% свого робочого часу. Із переходом до електронних документів і автоматизації документообігу зростання продуктивності праці співробітників збільшується на 25–50%, Скорочується час обробки одного документа більш ніж на 75%, на 80% зменшуються витрати на оплату площі для зберігання документів (оцінка Nortan Nolan Institute).

Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп'ютерних відображають наступні цифри:

співвідношення кількості паперових і електронних документів через п'ять років складе 50% на 50%, через десять років – 30% на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових документів зростає тільки на 7% (дані компанії XPLOR).

У кінці 1980-х на початку 1990-х років з'явилися і почали інтенсивно розвиватися нові технології, які успішно використовувалися в сучасних системах автоматизації документообігу:

^ системи обробки зображень документів (Imaging System);

93

• системи оптичного розпізнавання символів (Optical Character Recognitiоп System, OCR);

• системи управління документами, СУД (Document Management System, DMS);

• системи автоматизації ділових процедур (Work– Flow System);

• програмне забезпечення для робочих груп (Groupware).

Системи обробки зображень документів, призначені для введення,

обробки, зберігання і пошуку графічних образів паперових документів.

Подібні системи доцільно застосовувати в компаніях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення систем включає високошвидкісні сканери, документальні контролери (виконують швидку і високоефективну компресію/декомпресію документів і забезпечують швидкісну роботу зі сканерами і принтерами), бібліотеки-автомати на базі оптичних накопичувачів з автоматичною подачею дисків. Комп'ютерні образи документів знаходяться на сервері зображень і є видимими на робочих станціях-клієнтах.

Системи обробки зображень здійснюють сканування документів для запису на сервер, їх класифікацію за різними критеріями, передачу зображень на робочу станцію для перегляду, модифікації або друку. Подібні системи передбачають також визначення маршруту передачі зображень мережею, їх розсилку факсом або електронною поштою, пошук зображень за окремими елементами.

Оскільки файли зображень досягають великих розмірів, існують різні варіанти організації їх зберігання. У цілях економії пам'яті на пристрої, що запам'ятовує, більшість систем стискають зображення і створюють спеціальний індекс зображень, де містяться відповідні значення атрибутів документів, наприклад, найменування, автор, тема.

У високопродуктивних системах реалізовані технології, що дозволяють збільшити швидкість роботи. Серед них – попередня вибірка і перенесення зображень з повільних оптичних носіїв на більш швидкі магнітні, що

94

дозволяє зберігати зображення в пам'яті сервера, яке часто використовується,

висновок на лазерний диск, групове сканування, що забезпечує огляд декількох сторінок за одну операцію.

Багато систем обробки зображень включають програмне забезпечення оптичного розпізнавання символів (OCR).

Застосування OCR дозволяє розв'язати проблему перекладу паперових документів в електронну форму у вигляді текстового файлу. Системи OCR

дозволяють одержувати електронну копію документа з друкарського листа або копію документа, що прийшов факсом. Існують експериментальні системи, що дозволяють так само обробляти і рукописні матеріали (Intelligent Character Recognition).

Функціонування системи OCR можна стисло представити таким чином.

За допомогою скануючого пристрою прочитується зображення документа. У

результаті розпізнавання тексту зображення документа відображається у файлі. Таким чином, паперовий документ, минувши низькопродуктивне і трудомістке ручне введення, автоматично перетвориться в електронну форму.

Виділяють два класи систем OCR – навчальні та інтелектуальні.

Принцип дії систем першого класу заснований на поточному порівнянні цифрованого символу із зразком з довідника. Під час збігу зрака символу,

останній вважається розпізнаним і додається в кінцевий файл. При такому способі розпізнавання розміри зразка і шрифту документа повинні співпадати, тобто в системі необхідно мати «маски» для кожного розміру кожного типу шрифту, тому подібна система більш ефективна у разі однотипного і якісного тексту. У другому випадку «маска» символу замінюється на його «образ», який може бути використаний для будь-яких розмірів шрифтів.

Для підвищення точності розпізнавання інтелектуальні системи можуть виконувати ряд перевірок остаточного тексту, наприклад, здійснювати частотний аналіз тексту і порівнювати частоту появи даного символу в тексті

95

з його частотою в мові оригіналу або виявляти неправильне поєднання символів, виходячи з правил орфографії.

У реальних системах OCR поєднуються різні механізми, що дають можливість обробляти будь-які шрифти і тексти.

На сьогодні відомі досить якісні програмні продукти щодо розпізнавання тексту, зокрема дві системи вітчизняних компаній,

орієнтованих, перш за все, на розпізнавання українсько– російськомовних текстів (FineReader і CuneiForm). Середня швидкість роботи системи OCR на устаткуванні середньої потужності складає приблизно одну машинописну сторінку за хвилину. Якість розпізнавання – в середньому одна – дві помилки на 1000 знаків у тексті середньої якості.

Системи управління документами (СУД) призначені для автоматизації зберігання, пошуку та управління електронними документами різноманітних форматів, зокрема, зображеннями документів. Можна сказати, що СУД фактично виконують роль СУБД для неструктурованої інформації.

Розвинені системи управління документами здійснюють наступні функції:

• індексування документів;

• повнотекстовий пошук за ключовими словами;

• управління конфігурацією документа зі встановленням взаємозв’язку між окремими структурними компонентами;

• асемблювання документів, що дозволяє об'єднати всі частини складеного документа для відображення на екрані;

• організація доступу до документа незалежно від місця його зберігання;

• пошук і управління документами за допомогою ключових компонентів, таких як зміст або назва розділу;

• багаторівневий захист даних, який вирішує доступ до документі втільки окремим користувачам або встановлює види доступу, наприклад, «тільки для читання»;

96

• адміністрування обліку і архівації;

• організація видачі або повернення документа;

• контроль версій документа;

• розсилка документів.

Розвиток мережі інтсрі іет визначає появу ряду нових функцій сучасних СУД, наприклад, можливість розміщення документів на Web–

вузлі; підтримка обміну документами через ЛОМ або корпоративну мережу між працівниками компанії, через інтернет – з клієнтами.

Системи управління документами базуються на архітектурі сервер клієнта, що складається з чотирьох основних елементів:

• центрального додатку, що знаходиться на сервері;

• програм клієнтів, що працюють на мережних робочих станціях створюючи призначений для користувача інтерфейс;

• програмного забезпечення для індексування і пошуку, розміщеного на сервері СУБД і працюючого з базою даних, в якій реєструється місце зберігання документа;

• документів, які розглядаються системою як об'єкти, що складаються з файлів різних типів: текстів, зображень, і можуть зберігатися як на жорстких дисках робочих станцій, так і на серверах.

Програмне забезпечення для робочих груп (groupware) призначене для компаній, працівникам яких за характером їх діяльності потрібний постійний обмін документами. З його допомогою здійснюються зберігання, перегляд і спільне використання документів. Системи класу groupware дозволяють автоматизувати таку діяльність, яка не випускається в стандартні схеми реляційних баз даних, наприклад, взаємодія великої кількості людей,

виконуючих різні роботи у фізично віддалених один від одного місцях. Такі додатки можуть обробляти як структуровану, так і неструктуровану інформацію.

Основними функціями ПЗ для робочих груп є :

^ електронна пошта;

97

• підтримка відео конференцій або нарад;

• управління зображеннями документів;

• спільне використання документів;

• маршрутизація документів;

• календарне планування.

Кращими системами класу groupware вважаються: Lotus Notes компанії

Lotus Development, Link Works компанії Digital Equipment, Group Wise

компанії Novel.

Продукт Lotus Notes – це середовище з архітектурою клієнт– сервеp,

призначений для розробки і спільного використання додатків колективної роботи. У Lotus Notes входять три основні складові:

• засоби маршрутизації та обробки документів;

• засоби забезпечення управління документами;

• розподілена база даних (документів).

У базах даних Lotus Notes зберігаються документи різних форматів,

зокрема структурована інформація, тексти, електронні таблиці, зображення,

відео і аудіо інформація. Lotus Notes дозволяє створювати OLE – серверні додатки, тобто графіки, електронні таблиці, рисунки, які можна вносити в документи. Спеціальні додатки Lotus Notes можуть бути пов’язані із записами і полями реляційних баз даних. Також є можливість повнотекстового пошуку.

Lotus Notes має розвинену систему управління доступом, який здійснюється на декількох рівнях: бази даних, документа або його частин.

Управляти доступом можна також на рівні одного користувача або груп користувачів. У системі виділяється вісім видів доступу: від відкритості для всіх користувачів до повної заборони доступу.

Найважливішою гідністю Lotus Notes є можливість синхронізації баз даних. Бази даних різних комп'ютерів синхронізуються через певні інтервали часу шляхом мінімально необхідного для цього обміну по каналах зв'язку.

Тиражування (процес двосторонньої синхронізації копій розподіленої бази

98

даних) дає можливість користувачам різних мереж працювати з однією і тією ж інформацією. Через задані інтервали часу сервери Lotus Notes зв'язуються один з одним і синхронізують всі зміни в документах і списках управління доступом.

Lotus Notes інтегрований з системою електронної пошти Notes Mail, що дозволяє посилати кореспонденцію іншим користувачам або групам.

Система GroupWise компанії Novel включає засоби електронної пошти,

особистого і групового календарного планування, управління завданнями і документами. Останні версії системи базуються на архітектурі клієнт– сервер і підтримують стандарти інтернет, відрізняються високою продуктивністю і масштабністю.

Основними складовими системи є сховище документів (бібліотека) і

три об'єктно– орієнтовані бази даних у форматі Novel. Бібліотека містить документи (тексти, електронні таблиці, графічні файли). Всі операції з документами реєструються. Доступ до документів здійснюється під контролем засобів захисту.

Перша БД зберігає, так звані, повідомлення (поштові, мовні повідомлення, факси, розклади зустрічей, перелік завдань, замітки). Друга БД містить інформацію про зв'язки між користувачами і повідомленнями. Третя БД зберігає характеристики документів.

У GroupWise є можливість пошуку даних як за повним текстом, так і за допомогою фільтрів. Для забезпечення безпеки застосовуються паролі та засоби управління правами доступу.

Достойністю останньої версії GroupWise є розвинені засоби управління документами. У систему інтегрована СУД SoftSolutions, яка раніше випускалася тією ж компанією, але окремим продуктом.

Продукт Link Works також відноситься до класу groupware і є об'єктно– орієнтованою офісною системою. Надає кінцевим користувачам можливість управління як їх персональними, так і пов'язаними з робочою групою документами за допомогою єдиного об'єктно-рієнтованого середовища для

99

настільних систем. Адміністратор розміщує групові і персональні теки документів на серверах Link Works, а кінцеві користувачі настроюють середовище настільних систем на обмін документами між персональними і груповими теками.

До складу Link Works входять: система персонального документообігу

(графічний аналог робочого столу); електронна пошта; організація сумісного використання документів і контролю версій.

Системи автоматизації ділових процесів (АДП ) призначені для створення складних прикладних систем колективної обробки документів у процесі здійснення конкретних процесів бізнесу. Документальні потоки в компанії прив'язуються до існуючих процесів бізнесу і регламенту їх взаємодії. При жорсткій маршрутизації документа наперед прописується рух документа по всіх робочих місцях. Визначаються права користувачів, на документ у кожній точці маршруту. При вільній маршрутизації виконавець може визначити подальший шлях руху документа, звичайно – на один рівень.

Прикладом систем АДП може служити продукт компанії Staftware.

Документи в системі обробляються за прийнятим в організації алгоритмом і переміщуються в рамках корпоративної системи між окремими підрозділами і виконавцями за визначеними наперед певними маршрутами. Система заснована на технології «клієнт – сервер», інтегрується з програмними продуктами, що працюють на платформах Windows, UNIX. До складу системи може входити графічний склад процедур (Graphical Workflow Definer), що описує документообіг у вигляді діаграм з вказівкою логічних процесів, маршрутизації, граничних термінів, форм звітів і є інструментом для розробки моделі процесів бізнесу.

Останнім часом спостерігається тенденція інтеграції функціональних можливостей вищеописаних технологій. Так в системах, що класифікуються як groupware, можуть використовуватися технології повнотекстових баз даних, систем управління документами і автоматизації ділових процедур.

100

Тому в сучасних системах автоматизації документообігу вищезгадані технології можуть застосовуватися як окремо, так і в поєднанні з іншими.