Запитання та завдання для самоперевірки

1. Чому інформаційні системи відіграють таку важливу роль в сучасному бізнесі? Назвіть основні причини.

2. Що таке управлінські інформаційні системи? У чому різниця між інформаційними технологіями та інформаційною системою?

3. Які компоненти входять в будь– яку інформаційну систему?

4. На які основні властивості та характеристики економічної інформації в першу чергу слід звертати увагу?

Опишіть найзначніші зміни в структурі компанії, до яких приводить

впровадження інформаційних систем.

62

ПРИНЦИПИ ПОБУДОВИ УПРАВЛІНСЬКИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ

СИСТЕМ

План

1. Проектування і функціонування управлінських інформаційних систем.

2. Вплив інформаційних систем на організаційну структуру компанії.

Проектування і функціонування управлінських, інформаційних систем

Впровадження системи автоматизації управління, як і будь-яке серйозне перетворення в компанії, є складним процесом. Проте деякі проблеми, що виникають під час впровадження системи, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективну методологію розв'язування.

Завчасне вивчення цих проблем та підготовка до них значно полегшують процес впровадження і підвищують ефективність подальшого використання системи. Можливість враховувати під час автоматизації особливості конкретної компанії набуває все більшого значення і для розв'язування аналітичних задач, правильне розуміння яких дозволяє компанії зміцніти свої позиції на ринку.

Організація і управління проектом – це складне завдання, для виконання якого необхідний різнобічний досвід роботи не тільки в галузі техніки, але і в сфері управління персоналом. Ухвалити рішення про те; яку стратегію використовувати, зовсім не просто, враховуючи те, що консультанти часто потрапляють в ситуації, коли їм доводиться чинити певний тиск на працівників компанії, хоча статус їм цього не дозволяє.

Виділяють два основні підходи до проектування систем управління компанією та інформаційних систем їх підтримки, а саме:

^ структурний і процесний.

Одним з можливих підходів, що базується на використанні організаційної структури, є проектування системи згідно виділених центрів відповідальності. Методика обліку витрат в цьому випадку описується через

63

технології роботи центрів відповідальності, а їх взаємодія perламентується на рівні стратегічного обліку. Найбільш значущим недоліком структурного підходу є прив'язка до організаційної структури, схильної до зміни, тому доводиться часто вносити зміни в методологічний аспект інформаційної системи.

Процесний підхід за своєю суттю орієнтований не на організаційну структуру, а на бізнес-процеси, як на найбільш перспективний аспект.

Бізнес– процеси, на відміну від організаційної структури, менше схильні до зміни.

Процесний підхід підводить до необхідності переходу на, так званий, «стратегічний» варіант управління. Основними рисами такої реорганізаціїє:

• нарівні з широким делегуванням повноважень і відповідальності виконавців, керівництво компанії повинно мати чіткі стратегічні та тактичні цілі, в тому числі і в галузі автоматизації;

• працює ієрархічна структура управління – тобто розпорядження керівництва, безумовно, обов'язкові для виконавців з одночасним скороченням кількості рівнів прийняття рішення;

• автоматизація методики виконання бізнес-процесів;

• підвищена увага до питань забезпечення якості продукції або послуг, а також роботи компанії взагалі.

Основними принципами управління проектом УІС виступають:

• Принцип успіху. Без досягнення успішного продукту УІС накладні витрати на управління проектом не приносять користі. Було багато проектів, що були виконані «вчасно та у межах бюджету», але це не завжди спричиняло їх економічну доцільність.

• Принцип зобов'язань. Взаємно прийняті зобов'язання між спонсором проекту і командою, що займається проектом, повинні існувати до того, як з'явиться життєздатний проект. Спонсор проекту –

це знаюча людина, яка представляє остаточного власника продукту, і яка

64

відповідає за забезпечення необхідними ресурсами. Взаємно прийняті зобов'язання – це ті зобов'язання, в яких погоджені ціпі проекту на основи можливості продукту, якості, часу завершення (виготовлення) продукту і остаточна вартість.

• Принцип альтернатив. Основні значення процесу управління проектом УІС: можливості продукту, якість, час виробництва продукту і вартість завершення – повинні бути взаємно погодженими. Основні значення масштабу, якості, часу і вартості взаємозалежні і нагаадують рамку у формі чотирикутника.

• Принцип єдиноначальності. Між спонсором і керівником проекту повинен існувати єдиний канал комунікації для передачі всіх рішень, що впливають на продукт проекту. Цей принцип необхідний для ефективного розподілу зобов'язань щодо проекту. Власник остаточного продукту, навіть якщо він представлений більш ніж однією особою,

незважаючи ні на що, має право одного голосу. Також протягом усього періоду команда, що займається проектом, повинна мати одну відповідальну особу, керівника проекту, для роботи над ним. У такої людини повинні бути навички, досвід, відданість справі, повноваження і завзятість, необхідні для успішного здійснення проекту.

^ Принцип культурного середовища (придатності). Керівництво,

що володіє інформацією, повинно забезпечувати сприятливе культурне середовище, що дає можливість команді проекту працювати в повну силу.

Інформоване керівництво – це керівництво, що розбирається в процесі управління проектом. Сприятливе культурне середовище – це середовище,

в якому проект повністю підтримується керівництвом, а членам команди проекту надана можливість працювати в повну силу без зайвих бюрократичних перешкод. Цей принцип містить у собі потребу в керівництві для того, щоб переконатися, що спрямованість і стиль керівництва відповідають певним фазам життєвого циклу проекту.

^ Принцип процесу. Для виконання зобов'язань проекту повинні

65

існувати ефективні політики і процедури. Такі політики і процедури повинні передбачати, як мінімум, чіткі ролі й обов'язки, передачу прав і відповідальності, процеси з управління масштабом робіт, включаючи зміни, збереження якості, своєчасність виконання і контроль над витратами.

^ Принцип життєвого циклу. Процес успішного управління проектом складається з двох великих фаз: спочатку планування, потім виконання. Ці дві послідовні фази складають основу життєвого циклу кожного проекту і можуть бути розширені, щоб відповідати контрольним вимогам кожного проекту в будь-якій сфері. Життєвий цикл проекту, що характеризується «етапами», означає початок проекту,

тобто «контрольну риску», яку він повинен перетнути, і кінець проекту.

У процесі стратегічного планування під час вироблення комплексного підходу потрібно взяти за основу деякий план проекту, що складається на попередньому етапі. Потім, відповідно до цього плану, автоматично організуються виконання, аналіз і управління робочими етапами плану. Тут важливо зазначити, що в рамках стратегічного управління проектом календарне планування і хід виконання етапів відбуваються в напів– автоматичному режимі.

• цьому випадку проект являє собою діловий процес, який складається

• послідовних і паралельних етапів, тобто мається на увазі, що не відбувається повернення на попередні етапи.

Відмінною рисою інформаційно-аналітичних систем у процесі моделювання є використання методології IDEFO, яка відрізняється, по-

перше, унікальною здатністю «запитувати» у процесі моделювання, а, по-

друге, нерозривним зв'язком графічних засобів, методології та технології. З

цього погляду IDEFO є, мабуть, єдиною, яка надає не тільки засіб зображення бізнес– процесів, але і методологію взаємодії «аналітик – фаіхівець», і, крім того, технологію створення проектів, що охоплює всі

66

стадії «життєвого циклу» – від первинного аналізу до форми представлення остаточного проекту.

За її допомогою можна ефективно відображати й аналізувати моделі діяльності широкого спектра складних систем у різних розрізах. При цьому широта і глибина обстеження процесів у системі визначається самим розроблювачем, що дозволяє не перевантажувати створювану модель зайвими даними.

ІАС проектуються як трьохрівневі системи, що включають у свій склад центральні і регіональні рівні, а також визначення кінцевих користувачів.

Типова структура ІАС включає технологічну і просторово – комунакаційну інфраструктури, логічну структуру баз даних, що використовувалися, і комплекси технічних засобів.

Основою концепції розробки ІАС є логічна інтеграція інформації, що складає предметні області користувачів, та її фізичний розподіл за теріторіально вилученими вузлами. Результати, отримані на етапі пошуку оптимальної логічної структури, є вихідними для проектування структури мережного каталогу, логічних структур локальних БД, а також для проектування ефективних мережних протоколів, що забезпечують запобігання взаємоблокувань і появи тупікових ситуацій при функціонуванні.

Як основні критерії ефективності використовуються мінімум та максимум сумарного часу виконання «робочого навантаження» різних класів користувачів.

Підвищення ефективності експлуатації, розроблених ІАС, обумовлює необхідність розробки і впровадження формалізованих моделей і методів реорганізації структур баз даних.

Метою проектування с створення ефективно функціонуючої УІС. В

процесі проектування удосконалюються як організація основної діяльності економічного об'єкта (виробничої, господарської), так і організації управління.

67

Основоположні принципи проектування і створення УІС були сформульовані академіком В.М. Глушковим. До них відносяться принципи:

системності, розвитку, сумісності, стандартизації і уніфікації, ефективності.

Принцип системності припускає розгляд об'єкта як єдиного цілого виявлення зв'язків між структурними елементами, що забезпечують цілісність системи; встановлення напрямку виробничо-господарської діяльності системи і функції, що реалізовуються нею.

Принцип розвитку полягає в тому, що УІС створюється з урахування можливості постійного доповнення і оновлення функцій системи і видів її забезпечення.

Принцип сумісності полягає в забезпеченні здатності взаємодії УІС різних видів і рівнів в процесі їх сумісного функціонування.

Принцип стандартизації і уніфікації означає застосування типових,

уніфікованих і стандартизованих елементів функціонування УІС, що дозволяє скоротити витрати часу, праці і грошових коштів на її створення.

Принцип ефективності полягає в досягненні раціонального співвідношення між витратами на створення УІС і ефектом, що одержується під час її функціонування.