6Microsoft Access

6.1Access - Базы данных, таблицы.

Источник: microsoft.ru

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей).

Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

• добавлять в таблицу одну или несколько записей;

• удалять из таблицы одну или несколько записей;

• обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

• находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

Если данные в нескольких полях повторяются от записи к записи, рекомендуется разбивать большую таблицу на две и затем связать их: в главную таблицу переносятся повторяющиеся поля, а в подчиненной вместо них указывается только код из главной таблицы, далее устанавливается связь между таблицами по полю ‘код’ (Сервис-схема данных).

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel

• Для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов.

• Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных.

• С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.

• Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

• Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

• Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных.

Задания:

1. Создать базу данных “Компьютерный магазин” из 3 таблиц: Поставщики, Сотрудники, Заказы

   1. Таблица Поставщики: поля Код поставщика (тип данных счетчик, ключевое), Название фирмы (текстовый), Адрес (текстовый), Телефон (текстовый)

   2. Таблица Сотрудники: поля Код сотрудника (счетчик, ключевое), ФИО (текстовый), Зарплата (денежный), Телефон (текстовый)

   3. Таблица Заказы: Код заказа (счетчик, ключевое), Код сотрудника (числовой), Код поставщика (числовой), Наименование товара (текстовый), Стоимость товара (денежный)

2. Добавить по 3 записи в каждую таблицу

3. Связать таблицу Заказы с двумя другими по полям Код сотрудника и Код поставщика

4. *Связать можно, используя Мастер подстановок, чтобы можно было не ставить код сотрудника, а выбирать его из списка, то же для поставщика