1 Документационное обеспечение управленческой деятельности в таможенных органах

Управленческая деятельность, т. е. деятельность органов управления и входящих в них должностных лиц по управлению действиями управляемого объекта, должна быть в достаточной мере информационно обеспечена и защищена в правовом отношении, что обусловливает важность в современных условиях такого вида информационного обеспечения управленческой деятельности, каким является ее документационное обеспечение.

Более того, важность документационного обеспечения управления и, следовательно, документационного обеспечения управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищенность деятельности управленческих структур.

Успешное управление таможенной деятельностью предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т. е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т. п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, решаемыми при его организации и осуществлении задачам

1.1 Основные задачи, организация, нормативная и правовая база документационного обеспечения

Подразделение документационного обеспечения (далее - Подразделение) является структурным подразделением таможенного поста.

Подразделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правовыми актами РТУ, таможни, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа и настоящим Типовым положением.

В структуру Подразделения могут входить должностные лица, ответственные за архивную обработку документов.

Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет таможня, а в части выполнения задач и функций, возложенных на Подразделение, - начальник таможенного поста.

Подразделение возглавляет начальник Подразделения (отдела, отделения), который непосредственно подчиняется начальнику таможенного поста.

При невозможности создания в структуре таможенного поста отдела (отделения) по решению начальника таможни его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности. В этом случае ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на начальника таможенного поста.

Работа Подразделения строится на основе планов работы таможни, таможенного поста и Подразделения, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Подразделения за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

План работы Подразделения утверждается начальником таможенного поста.

Подразделение решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями таможенного поста.

Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Подразделении осуществляются согласно установленному порядку.

При осуществлении своей деятельности Подразделение соблюдает требования правовых актов ФТС России по вопросам обеспечения информационной безопасности.

II. Задачи Подразделения

Основными задачами Подразделения являются:

- обеспечение на таможенном посту организации делопроизводства в соответствии с действующей в таможенном органе инструкцией по делопроизводству;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в результате деятельности таможенного поста;

- организация методической помощи структурным подразделениям таможенного поста в работе с документами;

- обеспечение режима доступа и использования информации;

- повышение уровня подготовки должностных лиц таможенного поста по своему направлению деятельности;

- организация взаимодействия со структурными подразделениями таможенного поста по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения;

- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного поста.

III. Функции Подразделения

Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует и осуществляет делопроизводство на таможенном посту в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива, утвержденной приказом РТУ, в регионе деятельности которого находится таможенный пост;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада начальнику таможенного поста;

- проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись начальнику таможенного поста;

- оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (распоряжений и другое) таможенного поста, обеспечивает их рассылку;

- осуществляет работу с документами на бумажном носителе и электронными сообщениями (электронными документами, электронными образами документов) в системе электронного документооборота (СЭД);

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- организует и осуществляет изготовление, копирование документов;

- организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями начальника таможенного поста по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

- формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях таможенного поста;

- организует прием начальником таможенного поста граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

- организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на уничтожение;

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможенного поста;

- контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве таможенного поста.

IV. Права Подразделения

Подразделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

- вносить на рассмотрение начальнику таможенного поста предложения по вопросам своей деятельности;

- запрашивать и получать от структурных подразделений таможенного поста согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Подразделения;

- пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных;

- взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

- запрашивать у руководителей структурных подразделений таможенного поста информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

- вносить руководству таможенного поста предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;

- возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований;

- контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях таможенного поста;

- пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

V. Заключительные положения

Штатная численность Подразделения устанавливается в рамках штатного расписания таможни, которое утверждается приказом таможни.

Начальник Подразделения назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом таможни. В период отсутствия начальника Подразделения исполнение его должностных обязанностей возлагается на иное должностное лицо таможенного поста, назначенное в установленном порядке приказом таможни.

Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Подразделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком, установленным ФТС России.

Должностные лица и работники Подразделения назначаются из числа лиц, отвечающих установленным квалификационным требованиям.

Начальник Подразделения:

1) руководит деятельностью Подразделения на основе принципа единоначалия;

2) принимает участие в совещаниях, проводимых руководством таможенного поста при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Подразделения;

3) распределяет обязанности между должностными лицами и работниками Подразделения;

4) участвует в подборе, расстановке кадров Подразделения, обеспечивает соблюдение должностными лицами и работниками Подразделения служебной дисциплины;

5) создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц и работников Подразделения и внедрения передовых приемов и методов работы;

6) вносит начальнику таможенного поста предложения о назначении на должность должностных лиц и работников Подразделения, а также предложения об их поощрении, наложении на них дисциплинарных взысканий;

7) принимает меры по обеспечению необходимых условий для выполнения должностных обязанностей всеми должностными лицами и работниками Подразделения;

8) представляет интересы таможенного поста в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения, в соответствии с установленным порядком;

9) пользуется другими правами, исполняет другие обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Начальник Подразделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Подразделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Подразделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможенного поста.

Возложение на Подразделение функций, не предусмотренных настоящим Типовым положением, кроме специальных (адресных) поручений начальника таможенного поста, не допускается.