Проверка расчетов с подотчетными лицами

Законодательные и нормативные акты:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010)).

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010)).

4. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001.

5. Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (Положение ЦБ РФ № 266-П от 24.12.2004 ред. от 14.01.2015).

6. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ 13.10.2008 ред. от 29.07.2015).

7. Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404) и т.д.

1 этап. Соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам.

Организация может выдавать наличные денежные суммы под отчет на хозяйственно- операционные расходы. Не разрешена выдача подотчетных сумм лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее предоставленные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Источники информации: ведомости аналитического учета по счету 71, приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку, заявления о выдаче денег под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос.

Типичные нарушения:

• Выдача подотчётных сумм без документального основания.

• Выдача подотчётных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее полученные суммы.

• Выдача подотчётных сумм лицам, не являющимся работниками организации.

• Систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу.

2 этап. Правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям.

Работники, получившие денежные средства на командировку обязаны отчитаться по подотчетным суммам, по российским командировкам в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки, с момента трех рабочих дней с момента возвращения из командировки, по заграничным командировкам в течение 10 рабочих дней (согласно порядку).

Срок возврата подотчетных сумм выданных на хозяйственные расходы, устанавливается приказом руководителя организации.

Для отчета по выданным под отчет суммам подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет. К нему должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт расходования полученных сумм (кассовые и товарные чеки), проездные билеты, счета и счета-фактуры, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности.

Источники информации: авансовые отчеты (форма АО-1) с приложенными к ним первичными документами.

Аудиторская процедура: просмотр документов.

Типичные нарушения:

• Списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы, неправильно оформлены.

• Списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов.

• Списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

3 этап. Правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов.

При направлении работника в командировку должно быть оформлено командировочное удостоверение, служебное задание, приказ о направлении работника в командировку, расходный кассовый ордер.

Согласно положению, работнику должен быть выдан аванс.

При командировке работнику возмещаются следующие расходы: суточные, по найму жилого помещения, на проезд, иные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

Источники информации: форма АО-1, то есть авансовые отчеты с приложенными к ним командировочными удостоверениями и иными подтверждающими документами, служебные задания и отчеты об их выполнении, локальные нормативные акты (положения, приказы, устанавливающие порядок и размер возмещения командировочных расходов).

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

Типичные нарушения:

• Отсутствие командировочных удостоверений.

• Отсутствие в командировочных удостоверениях отметок: «прибыл, убыл».

• Несоответствие маршрута командирования, длительности сроков пребывания в командировке данным, указанным в командировочном удостоверении.

• Возмещение командировочных расходов сверх установленных норм при отсутствии локального нормативного акта (положения, приказа)

4. этап. Соответствие установленному порядку операций, совершаемых с использованием платежных (корпоративных) карт.

Согласно порядку, установленному ЦБ РФ, организация (через свое отчетное лицо) может осуществлять с использованием платежных карт след. Операции: (оплата, либо получение наличных денег для оплаты), в валюте РФ, хозяйственных командировочных и представительских расходов, оплата (либо получение наличных денег для оплаты) в иностранной валюте за пределами РФ командировочных и представительских расходов.

Источники информации: обороты счета 55, авансовые отчеты.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документа.

5 этап. Правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчётности задолженности по расчетам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись на счете 71 по каждой сумме выданной под отчет.

Подотчетные суммы, не возвращенные в срок должны быть списаны со счета 71 на счет 94. А далее со счета 94 на счет 73.

Источники информации: карточка и ведомость аналитического учета счета 71 бухгалтерской отчетности.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов.

Проверка расчетов с дебиторами и кредиторами.

Законодательные и нормативные акты:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010)).

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010)).

4. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

5. Гражданский кодекс РФ.

1 этап. Наличие договоров с дебиторами и кредиторами, соответствие их оформления и содержания требованиям ГК РФ.

Согласно ГК РФ, сделка совершаемая организацией должна быть оформлена письменным образом (договором).

Сделка – это действие, направленное на возникновение, изменение, прекращение прав и обязательств, то есть дебиторской и кредиторской задолженности.

Договор может быть заключен, как путем составления одного документа, так и путем обмена документами (письмами, телеграммами, документами электронной и иной связи, исходящими из сторон по договору.

Договор, то есть предмет договора, условия предусмотренные должен содержать существенные условия договора, условия, предусмотренные законодательными актами, а также условия, сочтённые существенными одной из сторон.

Договор может содержать элементы различных договоров, предусмотренных законодательством.

ГК РФ предусматривает следующие виды договоров: купли-продажи, мены, дарения, аренды, лизинга, безвозмездной передачи, безвозмездного пользования, подряда, выполнения НИОКР, возмездного оказания услуг, перевозки, экспедиции, займа, кредита, факторинга, хранения, страхования, поручения, комиссии, агентирования, доверительного управления имуществом, простого товарищества (совместной деятельности).

Аудитор должен убедиться в том, что договоры с дебиторами и кредиторами, заключенные организацией содержат существенные условия должным образом оформлены и соответствуют требованиям законодательных и нормативных актов.

Источники информации:

Аудиторская процедура: просмотр документов.

Типичные нарушения:

• Несоответствие содержания договоров требованиям ГК РФ.

• Отсутствие договоров при совершении сделок.

2 этап. Своевременность, правильность, и обоснованность отражения в расчетах с дебиторами и кредиторами сумм задолженностей покупателей, заказчиков, поставщикам и подрядчикам.

На расчетах с поставщиками и подрядчиками (счет 60) должна быть отражена задолженность организации за полученные ТМЦ, принятые результаты выполненных работ, потреблённые услуги.

Сумма задолженности подлежит отражению на счете 60 , согласно расчетным документам поставщиков и подрядчиков по неотфактурованным поставкам.

По неотфактурованным поставкам задолженность подлежит отражению исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

На счете 60 также отражаются авансы выданные.

Обоснованность сумм задолженности, отраженной на счетах 60 и 62 должна быть подтверждена договорами.

Источники информации: карточки и ведомости аналитического учета по счетам 60 и 62, счета и счета-фактуры, полученные от поставщиков, подрядчиков, исполнителей и выданные покупателям, заказчикам, книга покупок, книга продаж, договоры.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

Типичные нарушения:

• Несоответствие расчетных документов, выставленных покупателем, заказчиком или полученных от поставщиков, подрядчиков, исполнителей условиям договоров;

• Необоснованное (невытекающее из условий договора отражение задолженности).

3 этап. Своевременность, правильность и обоснованность отражения в расчетах с дебиторами и кредиторами сумм по претензиям.

На счете 76.2 подлежат отражению суммы претензий, предъявленные: поставщикам, подрядчикам, исполнителям, перевозчикам, хранителям и пр. по выявленным в ходе проверки их счетов ошибкам, несоответствии цен и тарифов, условиям договоров, поставщикам ТМЦ за обнаруженное несоответствие качества стандартам и техническим условиям договоров, подрядчикам и исполнителям за обнаруженное несоответствие качеств работ и услуг техническому заданию, поставщикам перевозчикам, хранителям за недостачу груза, банкам по суммам, ошибочно списанным со счетов организации, организациям по предусмотренным договорами штрафным санкциям, а также по сумма возмещения убытка, присужденных судом или признанных плательщиком.

Источники информации, карточка и ведомость аналитического учета по счету 76.2, претензионные письма и акты, договоры с дебиторами и кредиторами.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

4 этап. Обоснованность и правильность отражения в учете перемены лиц в обязательствах по дебиторской и кредиторской задолженности, погашение задолженности покупателей заказчиков может быть возложено ими на 3 лицо (если из закона и договора не вытекает, что дебиторская задолженность должна быть погашена дебитором лично). В этом случае организация кредитор обязана принять исполнение обязательства этим третьим лицом и отразить в учете погашение дебиторской задолженности. Организация кредитор может передать дебиторскую задолженность (требование уплаты) третьему лицу по договору цессии. При этом не требуется согласие организации дебитора (должника), если иное не вытекает из закона или договора между кредитором и должником.

Передача дебиторской задолженности по договору цессии отражается в учете кредитором, как операция по продаже дебиторской задолженности в составе прочих доходов на счете 91. Организация дебитор (должник) с согласия организации кредитора может перевести свою задолженность на третье лицо по договору цессии. Организация кредитор при своем согласии должна отразить переход долга на третье лицо внутренними проводками на счете 62. Аудитор должен удостовериться в правильности оформления перемены лиц в обязательствах.

Источники информации: ведомости аналитического учета по счетам 60 и 62, договоры цессии, извещения кредиторов об их согласии на перевод долга, извещения о возложении обязанностей по погашению долга на третье лицо.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

5 этап. Своевременность и обоснованность списания дебиторской и кредиторской задолженности.

Дебиторская и кредиторская задолженность считается погашенной и подлежит списанию со счетов 60 и 62 по след. Основаниям: исполнение обязательств должником в соотв. С условиями договора (уплата денег, передача имущества).

Зачет встречного однородного требования, совпадение должника и кредитора в одном лице, ликвидация юридического лица, смерть физ. Лица, прощение долга, исполнение обязательства по соглашению сторон иным образом.

Дебиторская и кредиторская задолженность подлежат списанию со счетов 60 и 62 в следующих случаях:

• Истечение срока исковой давности.

• Нереальность для взыскания дебиторской задолженности.

В этом случае списанная со счета 62 дебиторская задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 в течение 5 лет)

Карточки и ведомости аналитического учета по счетам 60 и 62, карточка счета 007, акты взаимозачета, письма дебиторов и кредиторов, соглашения, прочие системные документы,

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

Типичные нарушения: несписание дебиторской и кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности в случае совпадения должника и кредитора в одном лице.

6 этап. Правильность формирования резерва по сомнительным долгам.

Организация обязана создавать резерв, по сомнительным долгам и описать это в учетной политике.

Резерв по сомнительным долгам отражается на счете 63 в сумме, определенной организацией по каждому сомнительному дебитору путем проведения инвентаризации дебиторской задолженности.

По истечении срока исковой давности или нереальности взыскания долга, признанного сомнительным подлежит списанию за счёт резерва.

Сомнительным долгом может быть признана каждая дебиторская задолженность, не погашенная в установленные договором сроки и не обеспеченная соотв. Гарантиями.

Созданного в предыдущем отчетном году подлежит списанию в прочие доходы.

Источники информации: приказ по учетной политике, карточка и ведомость аналитического учета по счету 63, акты инвентаризации дебиторской задолженности

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос.

7 этап. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами.

Проводится в те же сроки и в том же порядке, как для других активов и обязательств.

Источники информации: акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами

Аудиторские процедуры: просмотр документов, подтверждение.

Типичные нарушения: непроведение инвентаризации (сверки расчетов) с дебиторами и кредиторами.

8 этап. Ведение аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами.

На счете 60 аналитический учет должен вестись по каждому предъявленному счету, при уплате авансов или плановых платежей по каждому поставщику, подрядчику и исполнителю.

Расчеты со связанными сторонами должны в аналитическом учете группироваться обособленно.

Аналогично ведется аналитический учет по счету 62 в разрезе покупателей и заказчиков.

На счете 63 аналитический учет должен вестись по каждой зарезервированной сомнительной задолженности.

На счете 76/2 учет должен вестись по каждому дебитору и каждой отдельной претензии.

Источники информации: ведомости аналитического учета по счетам 60, 62, 63, 76/2.

Аудиторская процедура: просмотр документов.

9 этап. Полнота раскрытия информации о расчетах с дебиторами и кредиторами в БО.

Такая информация показывается развернуто и подтверждается данными инвентаризации.

Дебиторская задолженность должна быть показана за минусом сформированного резерва по сомнительным долгам

Источники информации: оборотно-сальдовые ведомости по счетам 60, 62, 63, 76/2 и бухгалтерская отчетность.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов.

33